メールとカレンダーの連携についてのベストプラクティスガイド

メールインテグレーションのベストプラクティス

メールインテグレーションを改善するジャーニーには、概念の学習やインタラクティブなツールも含まれます。まずは概要をつかむことから始めましょう。疑問がある場合は、Trailblazerコミュニティのページに戻ってサポートを依頼してください。

以下のセクションやリンクでは、メールインテグレーションの改善ジャーニーの段階に沿った手順やリソースを紹介しています。

最適なツールについて学ぶ

Salesforceは様々な有用なリソースと、4つのインテグレーション製品のライセンスをご用意しています。メールインテグレーション評価を行うことで、多くの選択肢からの絞り込みが可能です。これにより、どのツールやリソースが最も効果的かが明らかになります。

メールインテグレーションのメリット

メールインテグレーションは、Salesforceレコードをこれまでより簡単に最新の情報に保つことができ、ビジネスの推進に役立ちます。メールによるコミュニケーションは今や一般的であり、営業担当者の受信トレイには多くの顧客データ（連絡先、イベント、意思決定、商談など）が眠っています。CRMソリューションの環境内ではこれらの情報をシームレスに表示させることができ、Einstein Analyticsのスコアリング、インサイト、売上予測に役立たせることができます。また、既存のSalesforceレコードをメールのインターフェースから直接開くことも簡単にできるようになります。

はじめに

デスクトップでのOutlookとGmailのインテグレーションについてのヘルプ記事を確認して、生産性の改善に着手しましょう。機能や必要な前提条件、受信トレイに関してユーザが実施する手順を説明します。

Gmailインテグレーション

Gmailユーザが生産性をすばやく向上させる方法を紹介するリソースです。ガイド付きの学習パスで学んだり、無料のハンズオン学習プラットフォームであるTrailheadで学ぶことができます。

Outlookインテグレーション

Outlookを使用している担当者向けに、Salesforceツールとメールプラットフォームとのインテグレーションの詳細を解説するリソースです。

Einstein活動キャプチャ

Einstein活動キャプチャの自動化により、連絡先、イベント、メールをアプリケーション間で常に最新化できます。これを設定することで、担当者が送受信するメールやイベントをSalesforceの関連アカウント、連絡先、契約、リード、商談、見積レコードの活動タイムラインに自動的に追加できます。

メール-to-ケース

Salesforceメール-to-ケースにより、サポートが必要な顧客とのメールのやり取りを効率的に管理できます。顧客とメールをやり取りし、問題を解決すると、自動的にSalesforceのケースに変換されます。ケースとして記録することで、送受信したメールをケースごとに表示、管理、報告できます。メール-to-ケースにより、割り当て、エスカレーション、ルーティングのルールをシームレスに機能させることができます。

メール-to-ケースはSalesforce Sales Cloudのメールとカレンダーのインテグレーションには含まれません。メール-to-ケースを利用するには、Salesforce Service Cloudでメール-to-ケースエージェントをダウンロードする必要があります。メリットや要件の詳細は、以下のリソースでご確認ください。

さらに活用する

メールインテグレーションを拡張して高度な機能を利用しようと検討している場合は、このリソースをご確認ください。

さらに学ぶには

メールインテグレーションを始めたばかりでも、あるいはユーザのメールインテグレーションの方法をさらに追求したいという場合でも、さらに学ぶためのリソースをご用意しています。

• Circles of Success：メールインテグレーションのウェブセミナーをオンデマンドで今すぐご覧ください。
• ご質問は活用相談室にお寄せください。
• Salesforceのエキスパートと直接お話しいただけるその他のすばらしいイベントもご確認ください。
• 追加のガイダンスが必要な場合はTrailblazerコミュニティのCustomer Successグループで他のTrailblazerやエキスパートに連絡してください。
• よくある質問への答えは、SalesforceサポートYouTubeチャンネルでご覧いただけます。

Salesforceは常にお客様のニーズを検証し、ソリューションの最新化に努めています。こうした取り組みの一環として、有効性を失った旧式のテクノロジーからの移行を促す場合もあります。次のサイトでは、以下のような最新情報をご確認いただけます。

• Lightning Syncの販売終了と移行についてのドキュメント - ヘルプ＆トレーニング記事
• Salesforce for Outlookの廃止 - リリースノート

CloudKicksは個人のお客様やプロのアスリート向けに、デザイン重視でパーソナル化された、スタイリッシュなスニーカーを製造しています。同社は海外展開も視野に入れており、新たに入社した営業社員はいくつかのメールプラットフォームを利用しています。また、Salesforce Sales Cloudはすでに導入済みです。コミュニケーションの複雑さが増し、営業担当者からのメールの量も増大していました。

CloudKicksの営業システム管理者であるLinda Rosenberg氏は、一部の顧客について、ミーティングや最新のアドレス情報といったメールスレッドの情報がSalesforceに表示されないことに気付きました。彼女はメール戦略を迅速に策定し、セールスエンゲージメントプロセスの効率化と同期を実現しなければなりませんでした。

Rosenberg氏は、顧客のメールを他のビジネスプロセスに取り込みたいと考えました。また、担当者がGmailの受信トレイに情報を保存することによって機会を逸失したり、メールメッセージの電話番号を既存のCRMレコードに転記する際にタイプミスが生じたりすることを防ぎたいという要望もありました。

また、マネージャー向けに正確なパイプラインレポートを作成するために、メールデータを既存のツールに統合したいと考えていました。

そこでRosenberg氏は、より詳細な検討を開始しました。彼女はソリューションを検索したり、動画やガイダンス資料を確認したり、Trailblazerコミュニティでヒントを探したりしました。そして、3つのメールシステムを利用することによる潜在的な問題の1つに気付いたのです。

Rosenberg氏が既存の設定を確認してみると、誰もメールとカレンダーのインテグレーションツールを使っていないことが分かりました。彼女は営業担当者向けにOutlookインテグレーションを設定しました。さらにEinstein活動キャプチャを使って、グループの情報管理におけるギャップを改善しました。

こうした経験を経て、Rosenberg氏はCloudKicksが何か月も取り組んできたデータサイロの回避策を非常に簡単に策定できることが分かりました。彼女はマネージャーやエグゼクティブと話し合い、新たな全社プランを策定し、営業のインサイトや売上予測を改善できるようにしました。ビジネス目標のさらなる追求のため、メールインテグレーションやEinstein活動キャプチャを導入することにも合意しました。

その結果、CloudKicksの営業チームは今ではメールとカレンダーのインテグレーション製品を活用することで、メールのデータにもとづきSalesforceのレコードを更新できるようになりました。マネージャーにも、より精度の高いデータにもとづくレポートを提供できるようになりました。エグゼクティブは、営業チームのコミュニケーションを改善することで、Salesforce Platformの全ユーザの情報を常に最新の状態に保ち、ビジネスを正しい方向に導くことができるようになったと考えています。