Ereignisteilnehmersynchronisierung mit der Einstein-Aktivitätserfassung

Wann werden Teilnehmer synchronisiert?

Ereignisteilnehmerdetails werden in den folgenden Fällen synchronisiert:

• Der Organisator des Ereignisses ist ein Salesforce-Benutzer, für den die Synchronisierung von Ereignissen mit der Einstein-Aktivitätserfassung eingerichtet wurde.
• Beim Ereignisteilnehmer handelt es sich um einen Salesforce-Benutzer, -Kontakt oder -Lead.
• Chatter Free-Benutzer können keine Teilnehmer von Ereignissen sein (Die Chatter Free-Lizenz ist auf Benutzer ausgelegt, die keine Salesforce-Lizenzen besitzen, jedoch Zugriff auf Chatter benötigen. Diese Benutzer können auf alle standardmäßigen Chatter-Elemente wie Personen, Profile, Gruppen und Dateien zugreifen, sie haben jedoch aus Sicherheitsgründen keinen Zugriff auf Salesforce-Objekte oder -Daten. Chatter Free-Benutzer können beispielsweise keine Teilnehmer bei Salesforce-Ereignissen sein. Chatter Free-Benutzer können auch Chatter-Moderatoren sein)

Wenn Ereignisorganisatoren beispielsweise Ereignisse in Salesforce erstellen, können sie Teilnehmer einladen, bei denen es sich ausschließlich um Salesforce-Benutzer, -Kontakte oder -Leads handelt. Das Teilnehmerfeld wird synchronisiert. Nicht mit einem Salesforce-Datensatz übereinstimmende Teilnehmer sind externe Teilnehmer und müssen über die externen Microsoft-Kalender oder Google Kalender der Organisatoren zu Ereignissen eingeladen werden. In diesen Fällen wird das Teilnehmerfeld nicht mit Salesforce synchronisiert, da in Salesforce keine Übereinstimmung vorliegt.

Die Einstein-Aktivitätserfassung synchronisiert bis zu 50 Teilnehmer pro Ereignis.

Wie werden Ereignisse für Organisatoren und Teilnehmer synchronisiert?

In Salesforce nehmen Ereignisorganisatoren und Teilnehmer dieselben Ereignisse unterschiedlich wahr.

• Ein Ereignisorganisator kann jedes Ereignisfeld anzeigen und bearbeiten. Alle Änderungen, die ein Organisator am Ereignis vornimmt, sind für die Teilnehmer sichtbar.
• Ein Teilnehmer kann Ereignisdetails anzeigen, aber nur die Ereigniserinnerung bearbeiten oder das Ereignis als privat markieren. Wenn ein Teilnehmer das Ereignis aus dem Salesforce-Kalender löscht, wird das Ereignis nur aus dem Salesforce-Kalender des Teilnehmers entfernt. Der Name des Teilnehmers wird für das Ereignis in den Feldern "Erstellt von" und "Zuletzt aktualisiert von" gespeichert.

Ereignisse werden für den Organisator und die Teilnehmer gemäß der Synchronisierungsrichtung synchronisiert, die Administratoren für den Organisator festgelegt haben. Daher empfiehlt es sich, dass Administratoren die Ereignissynchronisierung für ganze Teams einrichten, nicht jedoch für Einzelpersonen. Wenn ein nicht für die Synchronisierung von Ereignissen eingerichteter Ereignisorganisator einen nicht für die Synchronisierung von Ereignissen eingerichteten Teilnehmer einlädt, führt dies zu einigen unerwarteten Verhaltensweisen bei der Synchronisierung. Manchmal werden Ereignisse gar nicht synchronisiert.

 

Wie werden Ereigniseinladungen an Teilnehmer gesendet?

Bei synchronisierten Ereignissen werden Einladungen und Stornierungen über Exchange oder Google, nicht aber über Salesforce per E-Mail an die Teilnehmer gesendet. Bei Benutzern von Lightning Experience oder der mobilen Salesforce-Anwendung muss die Einstein-Aktivitätserfassung Ereigniseinladungen an die Ereignisteilnehmer senden. Für Salesforce Classic-Benutzer werden von Salesforce gesendete Ereigniseinladungen unterdrückt, wenn die Einstein-Aktivitätserfassung aktiviert ist. Dadurch wird das Senden doppelter Einladungen an Benutzer vermieden.

Die Teilnehmerantworten auf Ereigniseinladungen werden niemals von Salesforce zu Exchange oder Google synchronisiert. In Lightning Experience und der mobilen Salesforce-Anwendung können Teilnehmer nicht auf Ereigniseinladungen antworten. Erfahren Sie, wo Sie basierend auf ihren festgelegten Synchronisierungsrichtungen auf Ereigniseinladungen reagieren sollten, um zu verhindern, dass Teilnehmerstatuswerte in Salesforce Classic überschrieben werden.

 

Wie werden Ereignisse synchronisiert, wenn sich der Ereignisorganisator nicht in einer Synchronisierungskonfiguration befindet?

Teilnehmer, die ihre Ereignisse synchronisieren, treffen bei von Organisationen erstellten Ereignissen auf unerwartete Verhaltensweisen.

• Wenn das Ereignis in Salesforce erstellt wird, wird jedem Teilnehmer seine eigene Version des Ereignisses in seinem Salesforce-Kalender angezeigt. Die Version der synchronisierten Teilnehmer des Ereignisses wird nicht synchronisiert.
• Wenn das Ereignis in einem externen Kalender erstellt wird, wird das Ereignis des Teilnehmers aus dem externen Kalender mit Salesforce synchronisiert (vorausgesetzt, für den Teilnehmer ist die Synchronisierung von Exchange mit Salesforce, von Google mit Salesforce oder in beide Richtungen eingerichtet). In der mit Salesforce synchronisierten Version des Ereignisses ist der Teilnehmer der Organisator und der einzige Teilnehmer. Andere Teilnehmer sind nicht sichtbar. Der Teilnehmer kann alle Felder bearbeiten. Diese Bearbeitungen werden jedoch nicht von Salesforce mit Exchange synchronisiert. Wenn der nicht synchronisierende Organisator das Ereignis im externen Kalender aktualisiert, überschreiben die Bearbeitungen des Organisators die des Teilnehmers und werden mit Salesforce synchronisiert. Da die Bearbeitungen des Teilnehmers durch die des Organisators überschrieben werden, wird sichergestellt, dass dem Teilnehmer die neuesten Besprechungsdetails angezeigt werden. In diesen Szenarien kann es sich bei dem nicht synchronisierenden Organisator um einen nicht synchronisierenden Salesforce-Benutzer oder einen externen Benutzer der Salesforce-Organisation, der E-Mail-Domäne oder des Unternehmens des synchronisierten Teilnehmers handeln.

Was geschieht, wenn der Ereignisorganisator einer Konfiguration mit der Ereignissynchronisierung hinzugefügt wird?

Wenn die Synchronisierung so eingerichtet ist, dass sie für den Ereignisorganisator erst nach der Synchronisierung der Teilnehmer vorgenommen wird, können bei den Teilnehmern für geplante Ereignisse einige unerwartete Verhaltensweisen auftreten.

• Teilnehmer können ein eigenständiges Ereignis in ihren Salesforce-Kalendern anzeigen und ändern. Wenn für einen Ereignisorganisator die Synchronisierung eingerichtet wird, wird ein neues Synchronisierungsereignis erstellt. Dem Ereignisorganisator wird das neue Synchronisierungsereignis angezeigt. Zur Vermeidung von Duplikaten wird Teilnehmern, die über ein eigenständiges Ereignis verfügen, das Synchronisierungsereignis jedoch nicht angezeigt. Wenn ein Organisator dem neuen Synchronisierungsereignis neue Teilnehmer hinzufügt, werden Teilnehmern, die über ein eigenständiges Ereignis verfügen, Duplikate angezeigt. Alle Besprechungsteilnehmer sind im Microsoft- oder Google-Ereignis sichtbar.
• Teilnehmern werden manchmal Duplikate in Salesforce angezeigt, nachdem Administratoren die Synchronisierung für Ereignisorganisatoren und Teilnehmer zurückgesetzt haben.

Wann werden Teilnehmer aus einem Synchronisierungsereignis entfernt?

Teilnehmer können versehentlich aus Synchronisierungsereignissen entfernt werden, wenn alle nachfolgend aufgeführten Punkte zutreffen.

• Wenn für den Organisator eine der folgenden Synchronisierungsrichtungen eingerichtet ist: Beide Richtungen, Exchange zu Salesforce oder Google zu Salesforce.
• Wenn ein Benutzer die übereinstimmende E-Mail-Adresse im Salesforce-Benutzeraccount, -Kontakt oder -Lead ändert oder entfernt.

Wenn jedoch Folgendes zutrifft, können die ursprünglichen Teilnehmerdatensätze zu Synchronisierungsereignissen eingeladen bleiben, auch wenn sie absichtlich entfernt wurden.

• Wenn der Organisator die E-Mail-Adresse im Microsoft- oder Google-Ereignis durch eine Adresse ersetzt, die nicht mit dem ursprünglichen Salesforce-Benutzer, -Kontakt oder -Lead übereinstimmt.
• Wenn ein Benutzer eine E-Mail-Adresse im Microsoft- oder Google-Ereignis hinzufügt und die E-Mail-Adresse mit einem Datensatz übereinstimmt, der die E-Mail-Adresse eines ursprünglichen Teilnehmers in einem benutzerdefinierten E-Mail-Feld enthält.