Cómo se sincronizan asistentes a eventos con Captura de actividad de Einstein

¿Cuándo se sincronizan los asistentes?

Los detalles de los asistentes a eventos se sincronizan cuando:

• El organizador del evento es un usuario de Salesforce que se ha configurado para sincronizar eventos con Captura de actividad de Einstein.
• El asistente al evento es un usuario, contacto o candidato de Salesforce.
• Los usuarios de Chatter Free no pueden ser asistentes a eventos (la licencia de Chatter Free es para usuarios que no tienen licencias de Salesforce pero que deben tener acceso a Chatter. Estos usuarios pueden acceder a elementos de Chatter estándar como personas, perfiles, grupos y archivos, pero no pueden, por motivos de seguridad, acceder a objetos o datos de Salesforce. Por ejemplo, los usuarios de Chatter Free no pueden ser asistentes a un evento de Salesforce. Los usuarios de Chatter Free también pueden ser moderadores de Chatter).

Por ejemplo, cuando los organizadores de eventos crean eventos en Salesforce, pueden invitar a asistentes que sean usuarios, contactos o candidatos de Salesforce únicamente. El campo de asistente se sincroniza. Los asistentes que no coincidan con un registro de Salesforce son asistentes externos y deben estar invitados a eventos desde los calendarios de Microsoft o Google externos de los organizadores. En estos casos, el campo asistente no se sincroniza con Salesforce debido a que nada coincide en Salesforce.

Captura de actividad de Einstein sincroniza un máximo de 50 asistentes por evento.

¿Cómo se sincronizan los eventos para organizadores y asistentes?

En Salesforce, los organizadores y asistentes experimentan los mismos eventos de manera diferente.

• Un organizador de evento puede ver y modificar cualquier campo del evento. Cualquier cambio que realice un organizador al evento es visible para los asistentes.
• Un asistente puede ver los detalles de un evento pero solo puede modificar el recordatorio del evento o marcar el evento como privado. Si un asistente elimina el evento del calendario de Salesforce, el evento se retira solo del calendario de Salesforce del asistente. El nombre del asistente se guarda en el evento tanto en el campo Creado por como en el campo Última actualización por.

Los eventos se sincronizan tanto para el organizador como para los asistentes según la dirección de sincronización que establezcan los administradores para el organizador. Por lo tanto, lo mejor para los administradores es configurar la sincronización de eventos para equipos completos, no para individuos. En caso contrario, cuando un organizador de evento que no esté configurado para sincronizar eventos invite a un asistente que esté configurado para sincronizar eventos, el asistente sufrirá un comportamiento inesperado de la sincronización. A veces, los eventos ni se sincronizan.

 

¿Cómo se envían invitaciones de eventos a asistentes?

Para eventos que se sincronizan, las invitaciones y las cancelaciones se envían por correo electrónico a los asistentes desde Exchange o Google, no desde Salesforce. Para usuarios de Lightning Experience o la aplicación móvil Salesforce, Captura de actividad de Einstein se requiere para enviar invitaciones a asistentes a eventos. Para usuarios de Salesforce Classic, las invitaciones a eventos enviadas desde Salesforce se suprimen cuando se activa Captura de actividad de Einstein. Esto evita el envío de invitaciones duplicadas a usuarios.

Las respuestas de los asistentes a invitaciones de eventos nunca se sincronizan desde Salesforce con Exchange o Google. En Lightning Experience y la aplicación móvil Salesforce, no es posible que los asistentes respondan a invitaciones a eventos. Para evitar sobreescribir estados de asistencia en Salesforce Classic, aprenda dónde responder a invitaciones a eventos en base a sus direcciones de sincronización establecidas.

 

¿Cómo se sincronizan los eventos cuando el organizador de eventos no está en una configuración de sincronización?

Los asistentes que sincronizan sus eventos sufren un comportamiento de sincronización inesperado con eventos creados por organizadores.

• Si el evento se crea en Salesforce, cada asistente ve su propia versión del evento en su calendario de Salesforce. La versión del evento de los asistentes que sincronizan no se sincroniza.
• Si el evento se crea en un calendario externo, el evento del asistente se sincroniza desde el calendario externo con Salesforce (asumiendo que el asistente está configurado para sincronizar Exchange con Salesforce, Google con Salesforce, o de ambas maneras). En la versión del evento sincronizado con Salesforce, el asistente es el organizador y el único participante. El resto de los asistentes no están visibles. El asistente puede modificar cualquier campo, pero esas modificaciones no se sincronizan desde Salesforce en Exchange. Si el organizador que no sincroniza actualiza el evento desde el calendario externo, las modificaciones del organizador sustituyen las del asistente y se sincronizan con Salesforce. Permitir que las modificaciones del organizador sustituyan las del asistente garantiza que el asistente ve los detalles de la reunión más recientes. En estas situaciones, el organizador que no sincroniza puede ser un usuario de Salesforce que no sincroniza, o un usuario externo de la organización de Salesforce del asistente que sincroniza, un dominio de correo electrónico, o una empresa.

¿Qué ocurre cuando el organizador del evento se agrega a una configuración con sincronización de eventos?

Si un organizador de eventos está configurado para sincronizar después de que los asistentes hayan estado sincronizando, los participantes pueden sufrir algunos comportamientos inesperados para eventos programados.

• Los asistentes pueden ver y cambiar un evento autónomo en sus calendarios de Salesforce. Cuando un organizador de evento está configurado para sincronizar, se crea un nuevo evento con sincronización. El organizador del evento ve el nuevo evento con sincronización, pero para evitar duplicados, los asistentes con un evento autónomo no ven el evento con sincronización. Si un organizador agrega nuevos asistentes al nuevo evento con sincronización, los asistentes con un evento autónomo ven duplicados. Todos los participantes de reuniones son visibles en el evento de Microsoft o Google.
• Los asistentes a veces ven duplicados en Salesforce después de que los administradores restablezcan la sincronización para organizadores y asistentes a eventos.

¿Cuándo se retiran asistentes de un evento con sincronización?

Los asistentes pueden retirarse no intencionadamente de eventos con sincronización cuando se dan todas las situaciones siguientes.

• Cuando el organizador está configurado para una de estas direcciones de sincronización: Bidireccional, Exchange a Salesforce o Google a Salesforce.
• Cuando un usuario cambia o elimina la dirección de correo electrónico coincidente de la cuenta de usuario, contacto o candidato de Salesforce.

No obstante, si se dan todas las siguientes condiciones, los registros del asistente original se puede mantener su invitación a eventos con sincronización a pesar de haberse retirado no intencionadamente.

• Cuando el organizador sustituye la dirección de correo electrónico del evento de Microsoft o Google por una dirección que no coincide con el usuario, contacto o candidato original de Salesforce.
• Cuando un usuario agrega una dirección de correo electrónico en el evento de Microsoft o Google, y la dirección de correo electrónico coincide con un registro que tiene la dirección de correo electrónico original de un asistente en un campo de correo electrónico personalizado.