Synchronisation des participants à l’événement avec la Capture d'activité Einstein

Quand les participants sont-ils synchronisés ?

Les détails d’un participant à l’événement sont synchronisés lorsque :

• L’organisateur d’événement est un utilisateur Salesforce qui a été configuré pour synchroniser des événements avec la Capture d'activité Einstein.
• Le participant à l’événement est un utilisateur, un contact ou une piste Salesforce.
• Les utilisateurs Chatter Free ne peuvent pas participer aux événements (la licence Chatter Free est destinée aux utilisateurs qui n'ont pas de licence Salesforce mais qui ont accès à Chatter. Ces utilisateurs peuvent accéder aux éléments Chatter standard tels que les personnes, les profils, les groupes et les fichiers, mais pour des raisons de sécurité, ils ne peuvent pas accéder aux objets ou données Salesforce. Par exemple, les utilisateurs Chatter Free ne peuvent pas participer à un événement Salesforce. Les utilisateurs Chatter Free peuvent également être des modérateurs Chatter.)

Par exemple, lorsque les organisateurs d’événements créent des événements dans Salesforce, ils peuvent uniquement inviter des participants qui sont des utilisateurs, des contacts ou des pistes Salesforce. Le champ participant est synchronisé. Les participants qui ne correspondent pas à un enregistrement Salesforce sont des participants externes et doivent être invités aux événements à partir des calendriers externes Microsoft ou Google des organisateurs. Dans ces cas, le champ participant n’est pas synchronisé à Salesforce car rien ne correspond dans Salesforce.

La Capture d'activité Einstein synchronise jusqu’à 50 participants par événement.

Comment les événements sont-ils synchronisés pour les organisateurs et les participants ?

Dans Salesforce, les organisateurs d’événements et les participants vivent différemment les mêmes événements.

• Un organisateur d'événement peut consulter et modifier tous les champs d'événement. Toute modification apportée à un événement par un organisateur est visible par les participants.
• Un participant peut consulter les détails d’un événement mais peut uniquement modifier le rappel de l’événement ou marquer l’événement comme privé. Si un participant supprime l’événement du calendrier Salesforce, l’événement est uniquement retiré du calendrier Salesforce du participant. Le nom du participant est enregistré sur l’événement à la fois dans les champs Créé par et Dernière mise à jour par.

Les événements sont synchronisés pour l'organisateur et les participants selon le sens de synchronisation défini par les administrateurs pour l’organisateur. Par conséquent, il est préférable que les administrateurs configurent la synchronisation des événements pour des équipes entières, et non pour des individus. Sinon, lorsqu'un organisateur d’événement qui n’est pas configuré pour synchroniser des événements invite un participant qui est configuré pour synchroniser des événements, le participant rencontre un comportement de synchronisation inattendu. Parfois, les événements ne se synchronisent pas du tout.

 

Comment les invitations aux événements sont-elles envoyées aux participants ?

Pour les événements synchronisés, les invitations et les annulations sont envoyées par e-mail aux participants depuis Exchange ou Google, mais pas depuis Salesforce. Pour les utilisateurs de Lightning Experience ou de l’application mobile Salesforce, la Capture d'activité Einstein est nécessaire pour envoyer des invitations à l’événement aux participants à l’événement. Pour les utilisateurs de Salesforce Classic, les invitations à des événements envoyées par Salesforce sont supprimées lorsque la Capture d'activité Einstein est activée. Cela évite d’envoyer des invitations en double aux utilisateurs.

Les réponses des participants aux invitations à l’événement ne sont jamais synchronisées de Salesforce vers Exchange ou Google. Dans Lightning Experience et dans l’application mobile Salesforce, les participants ne peuvent pas répondre aux invitations à des événements. Pour éviter de remplacer les statuts de présence dans Salesforce Classic, découvrez où répondre aux invitations à des événements en fonction du sens de synchronisation défini.

 

Comment les événements sont-ils synchronisés lorsque l’organisateur d’événement n’est pas dans une configuration de synchronisation ?

Les participants qui synchronisent leurs événements rencontrent des comportements de synchronisation inattendus avec des événements créés par des organisateurs.

• Si l’événement est créé dans Salesforce, chaque participant voit sa propre version de l’événement dans son calendrier Salesforce. La version de l’événement des participants en cours de synchronisation ne se synchronise pas.
• Si l’événement est créé dans un calendrier externe, l’événement du participant est synchronisé à partir du calendrier externe vers Salesforce (en supposant que le participant est configuré pour synchroniser Exchange vers Salesforce, Google vers Salesforce, ou les deux). Sur la version de l’événement synchronisé vers Salesforce, le participant est l’organisateur et le seul participant. Les autres participants ne sont pas visibles. Le participant peut modifier n’importe quel champ, mais ces modifications ne sont pas synchronisées de Salesforce vers Exchange. Si l’organisateur non synchronisé met à jour l’événement à partir du calendrier externe, les modifications de l’organisateur remplacent celles du participant et sont synchronisées avec Salesforce. Le fait de laisser les modifications de l’organisateur remplacer celles du participant garantit que le participant voit les derniers détails de la réunion. Dans ces scénarios, l’organisateur non synchronisé peut être un utilisateur Salesforce non synchronisé ou un tiers de l’organisation Salesforce, du domaine de messagerie ou de l’entreprise du participant synchronisé.

Que se passe-t-il lorsque l’organisateur d’événement est ajouté à une configuration avec la synchronisation d’événements ?

Si un organisateur d’événement est configuré pour être synchronisé après la synchronisation des participants, les participants peuvent rencontrer un comportement inattendu pour les événements planifiés.

• Les participants peuvent consulter et modifier un événement isolé dans leurs calendriers Salesforce. Lorsqu’un organisateur d’événement est configuré pour la synchronisation, un nouvel événement de synchronisation est créé. L’organisateur d’événement voit le nouvel événement de synchronisation, mais pour éviter les doublons, les participants d’un événement isolé ne voient pas l’événement de synchronisation. Si un organisateur ajoute de nouveaux participants à un nouvel événement de synchronisation, les participants d’un événement isolé voient les doublons. Tous les participants à la réunion sont visibles sur l’événement Microsoft ou Google.
• Les participants voient parfois des doublons dans Salesforce après que les administrateurs ont réinitialisé la synchronisation pour les organisateurs d’événements et les participants.

Quand les participants sont-ils supprimés d’un événement de synchronisation ?

Les participants peuvent être involontairement retirés d’événements de synchronisation quand toutes les conditions suivantes sont remplies.

• Lorsque l’organisateur est configuré pour l’un de ces sens de synchronisation : Dans les deux sens, Exchange vers Salesforce ou Google vers Salesforce.
• Lorsqu’un utilisateur modifie ou retire l’adresse e-mail correspondante du compte utilisateur, du contact ou de la piste Salesforce.

Cependant, si toutes les conditions suivantes sont vraies, les enregistrements originaux des participants peuvent rester invités aux événements de synchronisation même s'ils ont été volontairement retirés.

• Lorsque l’organisateur remplace l’adresse e-mail de l’événement Microsoft ou Google avec une adresse qui ne correspond pas à l'utilisateur, au contact ou à la piste Salesforce.
• Lorsqu’un utilisateur ajoute une adresse e-mail à un événement Microsoft ou Google, et que l’adresse e-mail correspond à un enregistrement qui contient l’adresse e-mail d’un participant d’origine dans un champ d’e-mail personnalisé.