Come sincronizzare i partecipanti agli eventi con Acquisizione Einstein delle attività

Quando si sincronizzano i partecipanti?

I dettagli dei partecipanti agli eventi si sincronizzano quando:

• L'organizzatore dell'evento è un utente Salesforce che è stato impostato per sincronizzare gli eventi con Acquisizione Einstein delle attività.
• Il partecipante all'evento è un utente, un referente o un lead di Salesforce.
• Gli utenti Chatter Free non possono essere partecipanti agli eventi (la licenza Chatter Free è per gli utenti che non dispongono di licenze Salesforce ma devono avere accesso a Chatter. Questi utenti possono accedere a elementi standard di Chatter come persone, profili, gruppi e file, ma non possono, per motivi di sicurezza, accedere a oggetti o dati di Salesforce. Ad esempio, gli utenti Chatter Free non possono partecipare a un evento Salesforce. Gli utenti Chatter Free possono anche essere moderatori di Chatter).

Ad esempio, quando gli organizzatori di eventi creano eventi in Salesforce, possono invitare partecipanti che sono esclusivamente utenti, referenti o lead di Salesforce. Il campo dei partecipanti si sincronizza. I partecipanti che non corrispondono a un record Salesforce sono partecipanti esterni e devono essere invitati agli eventi dai calendari esterni di Microsoft o Google degli organizzatori. In questi casi, il campo dei partecipanti non viene sincronizzato con Salesforce perché non c'è alcuna corrispondenza in Salesforce.

Acquisizione Einstein delle attività sincronizza fino a 50 partecipanti per evento.

Come si sincronizzano gli eventi per organizzatori e partecipanti?

In Salesforce, gli organizzatori di eventi e i partecipanti vivono gli stessi eventi in modo diverso.

• Un organizzatore di eventi può vedere e modificare qualsiasi campo dell'evento. Qualsiasi modifica apportata dall'organizzatore all'evento è visibile ai partecipanti.
• Un partecipante può vedere i dettagli dell'evento, ma può modificare solo il promemoria dell'evento o contrassegnare l'evento come privato. Se un partecipante elimina l'evento dal calendario di Salesforce, l'evento viene rimosso solo dal calendario di Salesforce del partecipante. Il nome del partecipante viene salvato sull'evento sia nei campi Creato da che Ultimo aggiornamento di.

Gli eventi si sincronizzano sia per l'organizzatore e i partecipanti secondo la direzione di sincronizzazione impostata dagli amministratori per l'organizzatore. Pertanto, è meglio che gli amministratori impostino la sincronizzazione degli eventi per interi team, non per singoli individui. Altrimenti, quando un organizzatore di eventi che non è impostato per la sincronizzazione degli eventi invita un partecipante che è impostato per la sincronizzazione degli eventi, il partecipante sperimenta un comportamento di sincronizzazione inaspettato. A volte, gli eventi non si sincronizzano affatto.

 

Come vengono inviati gli inviti agli eventi ai partecipanti?

Per gli eventi sincronizzati, gli inviti e gli annullamenti vengono inviati via email ai partecipanti da Exchange o Google, non da Salesforce. Per gli utenti di Lightning Experience o dell'app mobile Salesforce, per inviare ai partecipanti gli inviti agli eventi è necessario Acquisizione Einstein delle attività. Per gli utenti di Salesforce Classic, gli inviti agli eventi inviati da Salesforce sono soppressi quando Acquisizione Einstein delle attività è abilitato. In questo modo si evita di inviare agli utenti inviti doppi.

Le risposte dei partecipanti agli inviti agli eventi non vengono mai sincronizzate da Salesforce a Exchange o Google. In Lightning Experience e nell'app mobile di Salesforce, i partecipanti non possono rispondere agli inviti agli eventi. Per evitare di sovrascrivere gli stati di partecipazione in Salesforce Classic, scopri dove rispondere agli inviti agli eventi in base alle direzioni di sincronizzazione impostate.

 

Come si sincronizzano gli eventi quando l'organizzatore dell'evento non è in una configurazione di sincronizzazione?

I partecipanti che sincronizzano i loro eventi sperimentano un comportamento di sincronizzazione inaspettato con gli eventi creati dagli organizzatori.

• Se l'evento viene creato in Salesforce, ogni partecipante vede la propria versione dell'evento nel proprio calendario di Salesforce. La versione dell'evento per i partecipanti alla sincronizzazione non viene sincronizzata.
• Se l'evento viene creato in un calendario esterno, l'evento del partecipante viene sincronizzato dal calendario esterno a Salesforce (presupponendo che il partecipante sia impostato per sincronizzare Exchange con Salesforce, Google con Salesforce o in entrambi i modi). Nella versione dell'evento sincronizzata con Salesforce, il partecipante è l'organizzatore e l'unico partecipante. Gli altri partecipanti non sono visibili. Il partecipante può modificare qualsiasi campo, ma le modifiche non vengono sincronizzate da Salesforce a Exchange. Se l'organizzatore non sincronizzato aggiorna l'evento dal calendario esterno, le modifiche dell'organizzatore prevalgono su quelle del partecipante e vengono sincronizzate con Salesforce. Lasciare che le modifiche dell'organizzatore prevalgano su quelle del partecipante assicura che quest'ultimo veda i dettagli più recenti dell'incontro. In questi scenari, l'organizzatore non sincronizzato può essere un utente Salesforce non sincronizzato o estraneo all'organizzazione Salesforce, al dominio email o all'azienda del partecipante sincronizzato.

Cosa succede quando l'organizzatore dell'evento viene aggiunto a una configurazione con sincronizzazione degli eventi?

Se un organizzatore di eventi viene impostato per la sincronizzazione dopo che i partecipanti sono stati sincronizzati, i partecipanti possono sperimentare un comportamento inaspettato per gli eventi pianificati.

• I partecipanti possono vedere e modificare un evento indipendente nei loro calendari Salesforce. Quando un organizzatore di eventi è impostato per la sincronizzazione, viene creato un nuovo evento di sincronizzazione. L'organizzatore dell'evento vede il nuovo evento di sincronizzazione, ma per evitare doppioni, i partecipanti con un evento indipendente non vedono l'evento di sincronizzazione. Se un organizzatore aggiunge nuovi partecipanti al nuovo evento di sincronizzazione, i partecipanti con un evento indipendente vedono i doppioni. Tutti i partecipanti alla riunione sono visibili sull'evento di Microsoft o Google.
• I partecipanti a volte vedono doppioni in Salesforce dopo che gli amministratori hanno ripristinato la sincronizzazione per gli organizzatori di eventi e i partecipanti.

Quando i partecipanti vengono rimossi da un evento sincronizzato?

I partecipanti possono essere rimossi involontariamente dagli eventi sincronizzati quando tutte seguenti affermazioni sono tutte vere.

• Quando l'organizzatore è impostato per una delle seguenti direzioni di sincronizzazione: Entrambe le direzioni, Da Exchange a Salesforce o Da Google a Salesforce.
• Quando un utente modifica o rimuove l'indirizzo email corrispondente dall'account utente, dal referente o dal lead di Salesforce.

Tuttavia, se tutte le seguenti affermazioni sono vere, i record dei partecipanti originali possono continuare a essere invitati agli eventi sincronizzati nonostante siano stati intenzionalmente rimossi.

• Quando l'organizzatore sostituisce l'indirizzo email dell'evento di Microsoft o Google con un indirizzo che non corrisponde all'utente, al referente o al lead Salesforce originale.
• Quando un utente aggiunge un indirizzo email all'evento di Microsoft o Google e l'indirizzo email corrisponde a un record che ha un indirizzo email del partecipante originale in un campo email personalizzato.