行動の被招集者が Einstein 活動キャプチャと同期する方法

被招集者が同期されるタイミング

行動の被招集者の詳細は、次のタイミングで同期されます。

• 行動主催者は、Einstein 活動キャプチャと行動を同期するように設定された Salesforce のユーザーです。
• 行動の被招集者は、Salesforce のユーザー、取引責任者、リードのいずれかです。
• Chatter Free ユーザーは行動の被招集者になれません (Chatter Free ライセンスは、Salesforce のライセンスは持っていないが、Chatter にアクセスする必要があるユーザーのためのものです。これらのユーザーは、ユーザー、プロファイル、グループ、ファイルなどの Chatter の標準項目にアクセスできますが、Salesforce オブジェクトやデータにはアクセスできません。たとえば、Chatter Free ユーザーは、Salesforce の行動の被招集者になることはできません。Chatter Free ユーザーは、Chatter モデレーターになることができます)。

たとえば、行動主催者が Salesforce で行動を作成する場合、Salesforce のユーザー、取引責任者、リードの被招集者のみを招待できます。被招集者項目は同期されます。Salesforce のレコードと一致しない被招集者は外部被招集者であり、主催者の外部の Microsoft カレンダーまたは Google カレンダーから行動に招待される必要があります。このような場合、Salesforce に一致するものがないため、被招集者項目は Salesforce に同期されません。

Einstein 活動キャプチャは、1 つの行動につき最大 50 人の被招集者を同期できます。

行動主催者と被招集者を同期する方法

Salesforce では、同じ行動でも主催者と被招集者のエクスペリエンスが異なります。

• 行動主催者は任意の行動項目を参照し、編集できます。主催者が行った行動の変更は、被招集者にも表示されます。
• 被招集者は行動の詳細を表示できますが、行動のリマインダーのみを編集できます。また、行動を非公開とマークできます。被招集者が Salesforce のカレンダーから行動を削除すると、被招集者の Salesforce のカレンダーからのみ行動が削除されます。被招集者の名前は、[作成者] と [最終更新者] の両方の項目の行動上に保存されます。

管理者が主催者に設定した同期方向に従って、主催者と被招集者の行動が同期されます。そのため、管理者は個人ではなく、チーム全体の行動を同期するように設定すると最適です。そうしないと、行動の同期を設定していない行動主催者が、行動の同期を設定している被招集者を招待したときに、被招集者に予期せぬ同期動作が発生することがあります。行動がまったく同期されないことがあります。

 

被招集者への行動の招待状の送信方法

同期する行動の招待状とキャンセルは、Salesforce からではなく Exchange または Google から被招集者にメール送信されます。Lightning Experience または Salesforce モバイルアプリを利用している場合、行動の被招集者に行動招待状を送信するには、Einstein 活動キャプチャが必要です。Salesforce Classic ユーザーの場合、Einstein 活動キャプチャを有効にすると、Salesforce から送信された行動招待が抑制されます。これにより、ユーザーへの招待状の重複送信を回避できます。

行動の招待状に対する被招集者の回答が、Salesforce から Exchange や Google に同期されることはありません。Lightning Experience と Salesforce モバイルアプリでは、被招集者が行動の招待に返信することはできません。Salesforce Classic で出席ステータスが上書きされないようにするには、設定された同期方向に従って行動の招待に応答する場所を確認します。

 

行動主催者が同期設定にない場合の行動の同期方法

自分の行動を同期させた被招集者には、主催者が作成した行動で予期せぬ同期動作が発生することがあります。

• 行動が Salesforce で作成された場合、各被招集者は Salesforce のカレンダーで各自の行動のバージョンを表示できます。同期中の被招集者の行動のバージョンは同期されません。
• 行動が外部カレンダーで作成された場合、被招集者の行動は外部カレンダーから Salesforce に同期されます (被招集者が Exchange から Salesforce、Google から Salesforce、またはその両方の方向で同期するように設定されている場合)。Salesforce に同期された行動のバージョンでは、被招集者が主催者かつ唯一の被招集者です。他の被招集者は表示されません。被招集者は任意の項目を編集できますが、その編集内容は Salesforce から Exchange に同期されません。非同期主催者がカレンダーアプリケーションから行動を更新した場合、主催者の編集によって被招集者の編集が上書きされ、Salesforce に同期されます。主催者の編集によって被招集者の編集を上書きできるようにすると、被招集者に最新のミーティングの詳細が表示されます。このようなシナリオでは、非同期主催者は、非同期 Salesforce ユーザー、同期中の被招集者の Salesforce 組織、メールドメイン、または会社の外部ユーザーになります。

行動主催者を行動同期の構成に追加する場合に起こること

被招集者が同期した後に、行動主催者が同期するように設定されている場合、スケジュールされた行動で関係者に想定しない動作が生じることがあります。

• 被招集者は Salesforce カレンダーでスタンドアロンの行動を表示および変更できます。行動主催者を同期するように設定している場合、新しい同期中の行動が作成されます。行動主催者には新しい同期中の行動が表示されますが、重複を回避するために、スタンドアロンの行動を持つ被招集者には同期中の行動は表示されません。主催者が新しい同期中の行動に新しい被招集者を追加すると、スタンドアロンの行動を持つ被招集者に重複が表示されます。すべてのミーティング参加者が Microsoft または Google の行動に表示されます。
• Salesforce では、システム管理者が行動主催者および被招集者の同期をリセットした後に重複が表示されることがあります。

同期中の行動から被招集者が削除されるタイミング

以下のすべてに該当する場合、意図せず被招集者が同期中の行動から削除されることがあります。

• 両方向、Exchange から Salesforce、Google から Salesforce のいずれかの同期方向に主催者が設定されている場合。
• ユーザーが Salesforce のユーザーアカウント、取引責任者、またはリードから一致するメールアドレスを変更または削除した場合。

ただし、次のすべてに該当する場合は、意図的に削除しても、元の被招集者レコードを同期中の行動に招待したままにできます。

• 主催者が Microsoft または Google の行動のメールアドレスを、元の Salesforce ユーザー、連絡先、またはリードと一致しないアドレスに置き換えた場合。
• Microsoft または Google の行動上でユーザーがメールアドレスを追加し、そのメールアドレスが、カスタムメール項目に元の被招集者のメールアドレスがあるレコードと一致した場合。