フローを使用した期日に基づくタスクリマインダー

たとえば、タスクが完了していない場合は、タスク期日の 1 日前にリマインダーメールをユーザーに送信します。この自動化は、タスクオブジェクトに基づくレコードトリガーフローを使用して構築できます。これを実現する方法については、次の手順を参照してください。

ステップ 1.[設定] に移動します。
 

ステップ 2.[クイック検索] ボックスに「フロー」と入力し、[フロー] を選択します。
 

ステップ 3.[新規フロー] ボタンをクリックして [レコードトリガーフロー] を選択し、[作成] ボタンをクリックします。
 

ステップ 4.[オブジェクトを選択] セクションでオブジェクトを [タスク] に設定し、[トリガーを設定] で [レコードが作成または更新された] を選択します。

 

ステップ 5.[条件の要件] で [すべての条件に一致 (AND)] を選択します。エントリ条件として、以下の内容を追加します。
 

• 項目: ステータス
• 演算子: 次の文字列と一致しない
• 値: 完了

• 項目: 活動日
• 演算子: null
• 値: False

ステップ 6.[更新されたレコードでフローを実行するタイミング] セクションで、[条件の要件に一致するようにレコードを更新したときのみ] を選択し、[アクションと関連レコード] を選択して、[完了] をクリックします。
 

ステップ 7.[+ スケジュール済みパスを追加 (省略可能)] アクションをクリックします。
 

ステップ 8.スケジュールパスを以下の内容で設定し、[完了] をクリックします。
 

• パスの表示ラベル: タスク期日の 1 日前
• 時間取得元: タスク期日のみ 
• オフセット数: 1
• オフセットオプション: 日前

過去の日付のレコードもパスに入力されます。これを回避するには、日付を過ぎた場合にパスを実行しないという決定要素を追加します。

ステップ 9.次の詳細を使用して決定要素を追加し、[結果を実行するタイミング] セクションで [条件の要件を満たす場合] を選択し、[完了] をクリックします。
 

• 表示ラベル: 今日以降の期日

• 表示ラベル: はい
• 項目: {!$Record.ActivityDate}
• 演算子: 次の値より大きい
• 値: {!$Flow.CurrentDate}

ステップ 10.[はい] のルートの下に [アクション] を追加し、[メールの送信] コアアクションを選択してタスクの所有者にメールを送信します。メールコアアクションの代わりにメールテンプレートを使用することもできます。
 

ステップ 11.フローを保存し、名前を付けます。フローの API 参照名が自動生成されます。
 

ステップ 12.[有効化] をクリックすると、タスク所有者にメールでのリマインドが開始されます。