플로를 사용해 기한에 따른 작업 리마인더 만들기

작업이 완료되지 않았을 경우 작업 기한 하루 전에 관련 사용자에게 리마인더 이메일을 보내야 합니다. 이를 자동화하려면 작업 개체에 기반하는 레코드 트리거 플로를 활용하면 됩니다. 그 과정은 다음과 같습니다.

1단계. Setup(설정)으로 이동합니다.

2단계. Quick Find(빠른 찾기) 상자에 Flows(플로)를 입력한 다음 Flows(플로)를 선택합니다.

3단계. New Flow(새로운 플로) 버튼을 클릭하고 Record-Triggered Flow(레코드 트리거 플로)를 선택한 다음 Create(만들기) 버튼을 누릅니다.

4단계. Select Object(개체 선택) 섹션에서 개체를 Task(작업)로 설정한 다음 Configure Trigger(트리거 구성)에서 A record is created or updated(레코드 생성 또는 업데이트)를 선택합니다.

5단계. Condition Requirements(조건 요구 사항)에서 All Conditions Are Met (AND)(모든 조건이 동시에 충족됨)을 선택합니다. 아래의 세부 사항을 Entry conditions(항목 조건)로 추가합니다.

첫 번째 항목 조건:

Field(필드): Status(상태)
Operator(연산자): Does Not Equal
Value(값): Completed(완료됨)

두 번째 항목 조건:

Field(필드): Activity Date(활동 일자)
Operator(연산자): Is Null
Value(값): False(거짓)

6단계. When to Run the Flow for Updated Records(업데이트한 레코드에 대해 플로를 실행할 시점) 섹션에서 Only when a record is updated to meet the condition requirements(조건 요구 사항을 충족하도록 레코드가 업데이트된 경우)를 선택하고 Actions and Related Records(작업 및 관련 레코드)를 선택한 다음 Done(완료)을 클릭합니다.

7단계. + Add Scheduled Paths(예약된 경로 추가) (선택 사항) 작업을 클릭합니다.

8단계. 아래의 세부 사항을 통해 Schedule Path(예약된 경로)를 설정하고 Done(완료)을 클릭합니다.

Path Label(경로 레이블): 1 Day Before Task Due Date(작업 기한 하루 전)
Time Source(시간 소스): Task(작업): Due Date Only(작업 기한만)
Offset Number(오프셋 숫자): 1
Offset Options(오프셋 옵션): Days Before(며칠 이전)

날짜가 지난 레코드도 경로에 입력되므로 이를 방지하기 위해서는 결정 요소를 추가해 날짜가 지났을 경우 경로를 실행하지 않게 할 수 있습니다.

9단계. 아래의 세부 사항을 사용해 Decision Element(결정 요소)를 추가하고 When to Execute Outcome(출력 실행 시점) 섹션에서 If the condition requirements are met(조건 요구 사항이 충족될 경우)을 선택한 다음 Done(완료)을 클릭합니다.

Label(레이블): Due Date Greater Than Today(오늘 이후의 기한)

Outcome details(출력 세부 정보):

Label(레이블): Yes(예)
Field(필드): {!$Record.ActivityDate}
Operator(연산자): Greater Than
Value(값): {!$Flow.CurrentDate}

.
10단계. Yes(예) 경로에서 Action(작업)을 추가하고 Send Email(이메일 전송) 주요 작업을 선택해 작업 소유자에게 이메일을 전송하게 합니다. 이메일 주요 작업 대신 이메일 템플릿을 사용해도 됩니다.

11단계. 플로를 Save(저장)하고 Name(이름)을 지정합니다. Flow API Name(플로 API 이름)이 자동으로 생성될 것입니다.

12단계. Activate(활성화)를 클릭해서 작업 소유자들에게 이메일 알림을 전송하기 시작합니다.

모든 과정이 완료되었으며 완성된 플로는 다음과 같습니다.

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작성자: Iqrar Ahmed | Salesforce 우수 답변자
Iqrar Ahmed는 Salesforce 선임 컨설턴트, 우수 답변자, 저자, 문제 해결사입니다. Ahmed는 Salesforce CRM 플랫폼에서 8년 이상의 경험을 보유하고 있으며 9개의 Salesforce 인증을 취득했습니다. 현재는 Aware Services에서 Salesforce 선임 컨설턴트로 일하고 있습니다.

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