ベストプラクティス: 組織の送信メールの永続的な障害率の監視とメンテナンス

PFR の計算方法については、記事を参照してください

対象者: 

組織の設定内に存在する既知の不正なアドレスのエクスポートは、管理者が対応する必要があります。ただし、選択されるソリューションによっては、この管理者がこれらのアドレスやレコードを修正する担当者として指定されない場合があります。

対応: 

組織のメールログで収集された不正なアドレスは、定期的かつ継続的に対処することが重要です。これらの不正なアドレスへの対応方法は組織ごとに異なり、最終的に組織のリーダーや変更管理チームによって決定されます。

以下に示すアプローチのいずれか、または複数を採用することで、多くの組織が高い成果を上げています。

• 連絡先、リード、その他のレコードに保存されているメールアドレスの末尾に「.invalid」を付加します。この方法で付加された送信メールは Salesforce のメールシステムによって破棄され、送信された場合でも組織の失敗率に影響を与えません。

• 連絡先、リード、その他のレコードに保存されているメールアドレスを削除します。これらの対応状況は、レポート、リストビュー、API クエリを通じて確認できます。そのうえで、手動、インポートウィザード、または API ベースの更新を利用して、問題のあるアドレスを削除できます。

• これらのメールアドレスが関連付けられている連絡先、リード、その他のレコードを削除します。これらのレコードは上記のように確認できます。削除は、組織の一括削除機能や API ベースの削除方法によって実行できます。

• 連絡先、リード、その他のレコードのアーカイブ。これにはレコードのエクスポートと削除が含まれます。エクスポートされた詳細は、将来の参照用に Salesforce の外部にローカルで保存できます。エクスポートは、レポート、API ベースのエクスポート機能、組織のデータエクスポート機能によって実行できます。

• 組織内でのバウンス管理機能の実装。

• 連絡先、リード、その他のレコードに既知の不正なアドレスがあることを示すカスタムチェックボックスの実装。ただし、この方法は万能なソリューションではありません。実運用では、利用にあたって考慮すべき要素が多数存在します。メール送信の大半が API 連携によって行われている場合、その連携側でこのチェックボックスを使用して該当レコードを除外できるのであれば、この方法は有効な選択肢となります。

場所:

メールログは管理者が組織の設定内で確認できます。このメールログの要求と分析に関する詳細は、こちらの記事を参照してください。

時期:

確立された手順を、15 日に 1 回程度の頻度で実施することを推奨します。