フローを実行するためのアクセス権限について

◼️ フロー種別とアクセス権について

まず、フローは、種類によりアクセス権が異なります。

どの種類のフローをリリースするかで設定するアクセス権が異なってきます。

フローにはいくつか種類がありますが、権限を設定する必要があるフローは、主に画面フローと自動起動フロー(トリガなし)など、ユーザーが能動的に実行するフローになります。なお、自動起動フロー(トリガなし)とは、Apex や他のフローから呼び出されるフローを指します。

▽フロー作成の最初のステップ！フローの種類を学ぶ

https://successjp.salesforce.com/article/NAI-000501

===ここから抜粋===

画面フロー

フローを実行したユーザーに画面を表示し、ユーザーに対して情報を提供したり、ユーザーが入力した情報に元にレコードを作成・更新といった処理を実行したりすることができます。フローで作成した画面はホームやレコードページにコンポーネントとして配置する方法や、ボタン(アクション)からフローの画面を表示させる方法などでユーザーに提供することができます。

自動起動フロー(トリガなし)

このフローは自身呼び出す他の自動化機能と組み合わせて使用する、画面を持たないフローです。例えば自身とは異なるフロー、オーケストレータ、Apex などから呼び出され処理を実行します。

===ここまで抜粋===

これらのフローは、ユーザーレコードの[フローユーザー]権限を付与するか、[フローの管理]または[フローを実行]権限をユーザーもしくはプロファイル、権限セットに追加する必要があります。

以下のいずれかの権限が必要になります。

*各設定方法については後述します。

▼ フローの実行権限のみの場合

・ユーザー単位で[フローユーザー]を付与

もしくは

・プロファイル単位か権限セット単位で[フローの実行]権限を付与

ユーザーレコードの[フローユーザー]とプロファイルまたは権限セットの[フローを実行]は同様の権限を付与するものですが、権限を付与する範囲が異なります。

・フローユーザー: ユーザー単位で設定します。

・フローを実行: プロファイル単位で設定します。

▼ フローの実行権限のみの場合(ゲストユーザーを対象とする場合)

[フローを実行]権限をゲストユーザーに付与しない場合、ゲストユーザーが使用しても良いフローにのみ明示的にアクセス権を付与する方法もあります。

【ヘルプ記事：ゲストユーザーによるフローへのアクセスの許可】

===ここから抜粋===

認証されていないユーザーに合わせて調整されたマルチパート登録フォーム、ディシジョンツリー、条件付き画面を作成するには、ゲストユーザーがサイト内でフローにアクセスできるようにします。フローを使用すると、ゲストユーザーはより柔軟にタスクを完了して登録前に情報を提供できます。

===ここまで抜粋===

▼ フローの管理(作成、編集、削除)を行いたい場合

・プロファイル単位か権限セット単位で[フローの管理]権限を付与

使用頻度が多い[レコードトリガーフロー]や[スケジュールトリガーフロー]ですが、これらは、[システムコンテキスト共有なし - すべてのデータにアクセス]で設定されており、実行ユーザーのオブジェクト権限、項目レベルセキュリティ、および組織の共有設定、ロール階層、共有ルール、共有の直接設定、チーム、テリトリーが無視される動作となります。そのため、アクセス権を考慮する必要がありません。

▽フロー作成の最初のステップ！フローの種類を学ぶ

https://successjp.salesforce.com/article/NAI-000501

===ここから抜粋===

レコードトリガーフロー

レコードを作成、更新、削除したことを契機に処理を実行することができます。レコードを作成、更新、削除したタイミングで処理を実行するだけでなく、指定時間経過後に処理の実行を行うこともできます。

スケジュールトリガーフロー

指定した時間および頻度で、検索条件に一致する複数のレコードを一括で処理できるフローです。スケジュールを設定しておくことで、都度手動で処理を行う手間を省ける為、例えば毎日実施したい処理などを自動化することに活用出来ます。

===ここまで抜粋===

上記のフローの権限は、ユーザーが能動的にフローを起動させる場合において必要となります。

例えば、レコードトリガーフローについては、対象となるレコードへのトリガ条件を実現するための操作が可能であれば、フローを実行することが可能です。対して、ボタンから起動する自動起動フローや、画面フローのようにユーザーが能動的にフローを起動させる場合には、実行権限が必要になります。

以下にアクセス権の設定方法について紹介させていただきます。

◼️ フローユーザーのアクセス権を付与する方法

設定画面から対象のユーザーレコードを開いて[フローユーザー]にチェックします。

◼️ プロファイルでアクセス権を付与する方法

設定画面から対象のプロファイルの編集画面を開きます。[一般ユーザー権限]にある[フローの管理]もしくは[フローを実行]権限にチェックします。

◼️ 権限セットでのアクセス権の付与する方法

設定画面から権限セットを選択いただき、新規ボタンから権限セットを作成ください。

権限セットの画面では、[アプリケーション]>[アプリケーション権限]と開いていただき、画面下部の[フローおよびフローオーケストレーション]項目の[フローの管理]もしくは[フローを実行]権限にチェックします。

◼️ フロー毎にアクセス権を付与する方法

設定画面からフローを開き、利用を許可したいフローの[▼]から[編集アクセス権]をクリックします。

[デフォルト動作を上書きし、有効化されたプロファイルまたは権限セットにアクセスを制限します。]にチェックを入れて、当該フローの利用を許可したいプロファイルのみを[有効にされたプロファイル]に[追加]して保存します。

*この画面には、ゲストユーザープロファイルは表示されない為、次の手順へお進みください。

◼️ ゲストユーザープロファイルの権限を設定する方法

ゲストユーザープロファイルの[フローアクセスを有効化]セクションで[編集]をクリックします。利用を許可したいフローを[フローを有効化]へ[追加]して保存します。ゲストユーザープロファイルの[編集]をクリックし、[フローを実行]を外して保存します。