Marketing Cloud Engagement: データエクステンションで設定可能なデータ保持ポリシーの挙動に関するFAQ

Q1. データ保持期間を過ぎたレコードは、どのタイミングで削除されますか。 

A. データ削除処理はデータ保持ポリシーで指定された期間が経過した後、米国中部標準時(CST)の夜間に実行されます。日本標準時(JST)では、おおよそ15時前後がデータ削除処理実施時刻の目安となります。（ご利用のタイムゾーンとの時差によって、目安の実施時間帯は異なります）。 

データ保持ポリシーは「削除対象になる期間」を設定する機能であるため、実際のデータ削除タイミングは「180日経過後すぐ」のように指定期間経過後すぐに行われるわけではなく、「180日経過以降」などのように指定期間を経過した以降となる場合があります。

また、削除対象のデータエクステンションやレコードが多数ある場合など、データ削除プロセスが1回の実行で完了しない状況が発生する場合がございます。その場合は、次回のデータ削除プロセス実行時（翌日以降）に中断した箇所からデータ削除処理が再開されます。

※ 実際の削除タイミングには数日程度の遅れが生じる場合がございますので、まずは様子をご観察ください。ただし、削除されるはずの日付から、数日〜1週間程度 以上過ぎてもレコードが残り続ける場合は、一時的な異常など別の要因を含めて調査いたしますので、弊社サポートまでお問い合わせください。 

Q2. 保持期間を「月」単位で指定した場合、日付の計算はカレンダー基準でどのように行われますか。 

A. 「月」単位の計算はデータベースの日付計算関数に依存します。

例えば、1 月 31 日に登録されたデータに「1 ヶ月」を設定した場合、翌月の 2 月 28 日（または 29 日）を基準に削除対象となります。厳密な管理が必要な場合は、「月」ではなく、「30 日」などの「日」単位での設定を推奨します。

※Q1.の回答でも触れたように、データ保持ポリシーは「削除対象になる期間」を設定する機能であるため、実際のデータ削除タイミングは、指定期間経過後すぐに行われるものではない点、ご注意ください。

Q3. すでにレコードが存在するデータエクステンションに対して、後からデータ保持ポリシーを有効化した場合、既存レコードの保持期間の起算日はいつになりますか。 

A. 原則として、レコードの作成日時（_CreatedDate）が起算日となりますが、既存レコードについては注意が必要です。

過去の仕様では、データ保持ポリシーを有効化したタイミングで _CreatedDate フィールドが追加されたため、「ポリシーを有効化した日時」が起算日となっていました。しかし、その後のSpring'24 リリースの変更により、現在では _CreatedDate フィールドがすべてのデータエクステンションに標準で追加されるようになりました。

そのため、古いレコードが含まれる既存のデータエクステンションに対して後からデータ保持ポリシーを有効化した場合、既存レコードの _CreatedDate（実際の作成日時）がすでに設定した保持期間を過ぎていると、有効化後の次の削除タイミングで即座に削除されてしまう可能性がございます。

_CreatedDate フィールドの値はクエリアクティビティにて確認可能なため、作成済みのデータエクステンションに対して保持ポリシーを有効化する場合は、意図しない即時削除を防ぐため、事前にクエリアクティビティ等で既存レコードの作成日時を確認しておくことを推奨いたします。

また、すでに作成済みのデータエクステンションに対してデータ保持ポリシーを有効化する場合、該当データエクステンションのレコード数が10億件未満である必要があります。

Q4. データエクステンションのプロパティ画面で、[次の廃止予定]の項目が表示されないのはなぜですか。 

A. [次の廃止予定]はデータエクステンションのすべてのレコードを一括で削除する設定の場合のみ、一括削除が実行される特定の日付として表示されます。

個別のレコードを削除対象とするデータ保持ポリシーを設定している場合、レコードごとに登録日時および削除対象となるタイミングが異なるため、データエクステンション全体としての[次の廃止予定]は表示されません。

Q5. 設定したデータ保持ポリシーの[次の廃止予定]が、想定している日付と1日ずれて表示されることがあるのはなぜですか。 

A. 日付が 1 日ずれるのは、システム内のタイムスタンプが米国中部標準時 (CST) 基準であり、日本標準時 (JST) との時差が生じるためです。（ご利用のタイムゾーンとの時差によっては、想定している日付とずれない場合がございます)

Q6. データ保持ポリシーを一度有効化後に、再度無効化することはできますか。

A. はい、データ保持ポリシーは有効化後に無効化（オフ）へ設定変更することが可能です。

Q7. データ保持ポリシーの削除期間設定において、指定できる最大期間はありますか。

A. 機能上の最大期間の制限は設けられておりません。