Konvertierung von Quip in Slack-Canvas: So funktioniert der Accountabgleich

Wie werden Accounts zwischen Quip und Slack abgeglichen?

Wenn ein Slack-Administrator die Anfrage eines Quip-Administrators, seine Teams miteinander zu verbinden, genehmigt, wird der Accountabgleich automatisch ausgeführt. Das System sucht für jeden Quip-Benutzer eine Person im verbundenen Slack-Team, die dieselbe E-Mail-Adresse verwendet.

• Wenn für genau eines der Slack-Accounts eine Übereinstimmung besteht, werden die beiden miteinander verknüpft.
• Wenn ein aktiver und ein deaktivierter Account übereinstimmen, wird der aktive Account bevorzugt.
• Wenn kein Slack-Account übereinstimmt oder mehr als einer übereinstimmt, bleibt der Benutzer ohne Zuordnung (siehe die Abschnitte zur Lösung weiter unten).

Die Zuordnung erfolgt ausschließlich anhand der E-Mail-Adresse, daher ist es für den Erfolg entscheidend, dass die E-Mail-Adressen auf beiden Seiten richtig sind.

Wie wird der Accountabgleich verwendet, um den Zugriff auf Dokumente von Quip in Slack aufrechtzuerhalten?

Wenn ein Benutzer ein Quip-Dokument in einen Slack-Canvas konvertiert, behalten die meisten Benutzer, die in Quip Zugriff auf das Dokument hatten, diesen Zugriff auch in Slack, sofern sie über einen aktiven, zugeordneten Slack-Benutzer verfügen. In einigen Fällen kann es aufgrund unterschiedlicher Berechtigungsmodelle in Quip und Canvas vorkommen, dass Benutzer in Slack nur eingeschränkten Zugriff haben oder ihren Zugriff verlieren. Sobald das Dokument in Slack verfügbar ist, können Benutzer mit Zugriff auf den Canvas die Zugriffsrechte ändern und mithilfe der Canvas-Berechtigungen von Slack Slack-Benutzer hinzufügen oder entfernen. Hier einige Änderungen, die Ihnen möglicherweise auffallen werden:

• Benutzer mit reinen Kommentartexten werden zu Benutzern mit Lesezugriff
• Benutzer, die nicht zur ursprünglichen Quip-Organisation gehören, verlieren den Zugriff
• Quip-Benutzer, die nicht über einen Slack-Benutzer in der Slack-Zielorganisation verfügen, verlieren den Zugriff
• Im Slack-Canvas ist keine Link-Freigabeoption vorhanden
• Benutzer, die nur über Lesezugriff verfügen, verlieren die Zugriffsrechte
• Benutzer, die aufgrund ihrer Mitgliedschaft in einer Arbeitsgruppe Zugriff auf das Dokument haben und dieses noch nie geöffnet haben, verlieren den Zugriff

Auch wenn einige Benutzer im Zuge der Umstellung von Quip auf Slack möglicherweise den Zugriff auf das Dokument verlieren, erhält kein Benutzer durch diesen Vorgang erweiterte Berechtigungen, es sei denn, ein Slack-Benutzer fügt ihn nach Abschluss des Konvertierungsprozesses manuell zum Canvas hinzu.

Warum gibt es zugeordnete Accounts für deaktivierte Quip- und Slack-Benutzer?

Beim Accountabgleich geht es nicht nur darum, den Zugriff für derzeit aktive Benutzer aufrechtzuerhalten. Auf diese Weise wird bei der Konvertierung genau aufgezeichnet, wer zu einem Dokument beigetragen hat. Wenn ein Quip-Dokument in einen Canvas umgewandelt wird, wird der Abgleich verwendet, um Folgendes beizubehalten:

• Inhaltsattribution: wer die jeweiligen Teile des Dokuments ursprünglich verfasst hat.
• @-Erwähnungen: Personen, auf die im Dokument verwiesen wird, werden der richtigen Person in Slack zugewiesen.
• Kommentarattribution: jeder Kommentar bleibt mit der Person verknüpft, die ihn verfasst hat.

Personen, die Ihre Organisation verlassen haben, haben möglicherweise dennoch Inhalte verfasst, wurden erwähnt oder haben Kommentare hinterlassen. Durch den Abgleich mit ihren deaktivierten Accounts bleibt der Verlauf im konvertierten Canvas korrekt, ohne dass ihre Beiträge verloren gehen oder falsch zugeordnet werden.

Warum wird die Konvertierung von Dokumenten mit Inhalten von nicht zugeordneten Benutzern blockiert?

In einem Canvas muss jeder Inhalt – Text, Erwähnungen und Kommentare – einem echten Slack-Benutzer zugeordnet werden. Wenn ein Dokument Inhalte von einer Person enthält, für die kein entsprechender Slack-Account vorhanden ist, gelten diese Inhalte als verwaist – ihnen wird niemand zugeordnet.
Damit die Integrität Ihrer Dokumente gewahrt bleibt und verwaiste Inhalte vermieden werden, wird die Konvertierung eines Dokuments, das Inhalte von nicht zugeordneten Benutzern enthält, so lange blockiert, bis diese Benutzer zugeordnet werden können. Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass im konvertierten Canvas nichts seinen ursprünglichen Verfasser oder Kontext verliert.

Wie kann ich das Problem lösen, dass einige Benutzer aus Quip in Slack nicht zugeordnet werden?

Da der Abgleich auf E-Mail-Adressen basiert, lässt sich das Problem bei den meisten nicht zugeordneten Benutzern beheben, indem die E-Mail-Adressen in beiden Produkten konsistent gestaltet werden:

• Achten Sie darauf, dass E-Mails für Ihre Benutzer genau und auf dem aktuellen Stand gehalten werden, sowohl in Quip als auch in Slack.
• Verwenden Sie eine einzige verlässliche Datenquelle wie Ihren SSO-Anbieter, sodass dieselbe E-Mail-Adresse an beiden Stellen verwendet wird.
• Stellen Sie sicher, dass für jeden Quip-Benutzer ein entsprechender Slack-Benutzer vorhanden ist, der jeweils über dieselbe E-Mail-Adresse im verbundenen Team verfügt.

Hier sind einige Dinge, die zu berücksichtigen sind:

• Es ist zu erwarten, dass einige Benutzer nicht zugeordnet werden. Personen, die Quip verwendet haben, aber nie über einen Slack-Account verfügten, können nicht zugeordnet werden, und das ist normal.
• Es wird nicht jedes Dokument konvertiert. Ungefähr 65 % der Quip-Dokumente sind voraussichtlich nicht mit dem Slack-Canvas kompatibel. Einige Dokumente, die aufgrund nicht zugeordneter Benutzer gesperrt sind, lassen sich möglicherweise besser mithilfe eines alternativen Exportformats verschieben, statt eine Canvas-Konvertierung durchzuführen.

Wie kann ich einen Quip-Benutzer zuordnen, der mit mehreren Slack-Accounts übereinstimmt?

Dies geschieht, wenn die E-Mail-Adresse eines Quip-Benutzers mit mehr als einem Account im verbundenen Slack-Team übereinstimmt. Es gibt zwei Möglichkeiten, das Problem zu beheben:

• Legen Sie eine bevorzugte Domäne fest. Wenn für die Verbindung eine bevorzugte E-Mail-Domäne konfiguriert ist, wird bei einem Gleichstand der Account herangezogen, dessen E-Mail-Adresse zu dieser Domäne gehört, um den Gleichstand aufzuheben. So kann beispielsweise ein Quip-Benutzer sowohl über die E-Mail-Adresse user@example.com als auch über die E-Mail-Adresse user@other-domain.com verfügen, wobei beide E-Mail-Adressen einem Benutzer innerhalb des verbundenen Slack-Teams zugeordnet sind. Wenn ein Administrator "example.com" als bevorzugte Domäne des Quip-Teams festlegt, wählt der Prozess zur Account-Zuordnung "user@example.com" als den richtigen Slack-Benutzer aus.
• Stellen Sie eine Eins-zu-Eins-Zuordnung der E-Mail-Adressen sicher. Stellen Sie sicher, dass jeder Quip-Benutzer eine einzige E-Mail-Adresse angibt, die genau einem Slack-Account entspricht.

Stellen Sie auf der Slack-Seite sicher, dass jeder Mitarbeiter nur über einen aktiven Slack-Account in der verbundenen Slack-Organisation verfügt.

Bleiben die Zuordnungen nach der anfänglichen Verbindung auf dem neuesten Stand?

Ja. Die Account-Zuordnung wird regelmäßig automatisch aktualisiert. Wenn Sie also eine E-Mail-Adresse korrigieren oder einen fehlenden Account hinzufügen, wird die Zuordnung ohne manuellen Aufwand aktualisiert. Administratoren können die Zuordnung außerdem jederzeit über die Administratorkonsole unter Accounts zuordnen erneut durchführen. Dadurch werden die Zuordnungen aktualisiert und veraltete Einträge korrigiert. Wenn Benutzer zwischen Quip und Slack erneut synchronisiert werden, erfasst der Vorgang auch neue Benutzer in Quip, die einem Benutzer in Slack zugeordnet werden müssen.