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Partage de dossier avancé pour les rapports et les tableaux de bord
Le partage de dossier avancé introduit de nouvelles autorisations utilisateur et modifie l'accès des utilisateurs aux rapports et tableaux de bord existants.
Quelles sont les différences avec le partage de dossier optimisé ?
Le partage de dossier optimisé est différent du partage de dossier hérité dans la définition des dossiers et de l'accès aux rapports et aux tableaux de bord. Certaines autorisations des dossiers de rapports et de tableaux de bord changent avec le partage de dossier optimisé.
La création d'un dossier est plus simple avec le partage de dossier optimisé.
Accès aux rapports et tableaux de bord dans un dossier
Dans le partage de dossier optimisé, trois niveaux d'accès déterminent comment vous interagissez avec les rapports et les tableaux de bord d'un dossier partagé.
| Partage de dossier hérité | Partage de dossier optimisé |
Lors de la création d'un dossier, vous spécifiez le dossier en lecture seule ou en lecture écriture, puis vous l'attribuez à l'un des types d'accès suivants :
|
Lors du partage d'un dossier, vous spécifiez l'accès Afficher, Modifier ou Gérer pour les utilisateurs, groupes ou rôles sélectionnés, ou une combinaison de ces éléments. Selon leurs autorisations, certains utilisateurs peuvent exécuter des actions supérieures au niveau d'accès qui leur est accordé lors du partage d'un dossier. Le tableau suivant présente les capacités de chaque niveau d'accès. |
Capacités d'accès aux dossiers avec le partage de dossier optimisé
Autorisations des rapports et tableaux de bord
Certaines autorisations utilisateur sont différentes avec le partage de dossier optimisé. Lorsque le partage de dossier optimisé est activé, Salesforce met à jour les autorisations, comme indiqué dans le tableau ci-dessous. Pour examiner la liste complète des autorisations de rapports et de tableaux de bord, consultez Autorisations utilisateur pour le partage de rapports et de tableaux de bord.
Dossiers spéciaux
Les dossiers ci-dessous sont équivalents dans le Partage de dossier hérité et le Partage de dossier optimisé. Seuls les noms changent. Les utilisateurs qui ont accès aux dossiers hérités conservent leur accès après la mise à niveau vers le partage de dossiers optimisé.
| Nom du dossier dans le Partage de dossier hérité | Nom du dossier dans le Partage de dossier optimisé |
| Rapports publics non classés | Rapports publics |
| Mes rapports personnels personnalisés | Rapports privés |
| Mes tableaux de bord personnels | Tableaux de bord privés |
| Tableaux de bord d'entreprise | Tableaux de bord d'entreprise |
Que se passe-t-il lorsque le partage de dossiers optimisé est activé ?
Lorsque le partage de dossier optimisé est activé,
- Tous les utilisateurs reçoivent l'accès Afficher aux dossiers de rapports et de tableaux de bord qui sont partagés avec eux.
- Les utilisateurs qui disposent de l'autorisation Gérer les rapports dans des dossiers publics ou Gérer les tableaux de bord dans des dossiers publics peuvent gérer tous des dossiers de tableaux de bord ou de rapports (à l'exception des dossiers privés des autres utilisateurs), même si aucun dossier n'est explicitement partagé avec eux ou s'ils ont uniquement l'accès Afficher.
- Les utilisateurs qui ne disposent pas de l'autorisation Modifier mes rapports ou Modifier mes tableaux de bord dans le cadre de la mise à niveau ne peuvent plus modifier les rapports et les tableaux de bord dans des dossiers qui sont partagés avec eux. Pour restaurer l'accès en modification, un administrateur de l'entreprise disposant de l'autorisation Gérer les rapports dans des dossiers publics ou Gérer les tableaux de bord dans des dossiers publics peut attribuer aux utilisateurs l'accès Gérer à des dossiers spécifiques. Ces utilisateurs peuvent ensuite attribuer à d'autres utilisateurs l'accès Afficher, Modifier ou Gérer à ces dossiers.
Modifications dans l'accès aux dossiers
Le tableau ci-dessous présente les modifications de l'accès aux dossiers lorsque le partage de dossier optimisé est activé.
| Pour un dossier hérité publiquement accessible en lecture seule ou en lecture-écriture, et est.. | L'accès est le suivant après la mise à niveau vers le partage de dossier optimisé |
|---|---|
| Accessible par tous les utilisateurs | Le dossier est partagé avec le groupe public Tous les utilisateurs internes. Le groupe a l'accès Afficher au dossier. Si le portail client est activé dans votre organisation, tous les utilisateurs de portail client et tous les utilisateurs de portail partenaire ont également l'accès Afficher au dossier. |
| Masqué pour tous les utilisateurs | Le dossier n'est partagé avec personne. Les utilisateurs qui disposent de l'autorisation Afficher les rapports dans des dossiers publics ou Afficher les tableaux de bord dans des dossiers publics peuvent afficher le contenu du dossier. Les utilisateurs qui disposent de l'autorisation Gérer les rapports dans des dossiers publics ou Gérer les tableaux de bord dans des dossiers publics peuvent modifier et gérer le dossier. |
| Accessible uniquement aux groupes publics, rôles, rôles et subordonnés spécifiés | Le dossier est partagé avec chaque groupe et chaque rôle. Les groupes et les rôles reçoivent l'accès Afficher. |
Exemples
Ces exemples montrent le fonctionnement du partage de dossier avancé par rapport au partage de dossier hérité.
Exemple 1 : Restauration de l'accès en modification à un rapport ou à un tableau de bord
Avec le partage de dossier hérité, Sally disposait de l'autorisations utilisateur Gérer les tableaux de bord et Afficher toutes les données, mais Tim avait uniquement l'autorisation Afficher toutes les données. Sally et Tim ont élaboré un tableau de bord qui est enregistré dans un dossier en lecture-écriture. Avec l'activation du partage de dossier avancé, Sally a automatiquement reçu les autorisations utilisateur Gérer des tableaux de bord dans des dossiers publics et Créer des dossiers de tableau de bord. Tim a uniquement l'autorisation utilisateur Afficher des tableaux de bord dans des dossiers publics. Sally peut afficher et modifier le tableau de bord qu'elle a été créé avec Tim, mais Timpeut uniquement l'afficher. Comme Sally dispose de l'accès Gérer au dossier, elle peut accorder à Tim l'accès Modifier. Tim et Sally peuvent continuer leur collaboration sur le tableau de bord.
Exemple 2 : Accès ininterrompu en modification
Tara avait l'autorisation Gérer les tableaux de bord avec le Partage de dossier hérité. Elle a créé et enregistré un tableau de bord dans un dossier accessible en lecture-écriture. Avec le partage de dossier avancé, Tara a l'autorisation utilisateur Modifier mes tableaux de bord. Elle peut toujours modifier son tableau de bord dans le dossier, même si elle dispose uniquement de l'accès Afficher. Elle peut aussi enregistrer les nouveaux tableaux de bord qu'elle crée dans le dossier. Cependant, elle ne peut pas modifier les tableaux de bord d'autres utilisateurs ont enregistrés dans le dossier.
