Mejorar rendimiento de informe

Utilizar filtros de forma eficiente

La incorporación de filtros para eliminar datos innecesarios y limitar el número de registros devueltos puede acelerar la generación de un informe. Sin embargo, los filtros con lógica compleja también pueden ralentizar la generación de informes porque cada registro debe evaluarse con los criterios definidos. Para optimizar el rendimiento de informes, filtre registros por un valor, un campo o un intervalo de fechas específico. También puede mejorar la velocidad utilizando operadores de valor exacto.

• Restringir filtros estándar: La mayoría de las plantillas de informe incluyen un filtro Mostrarme y un filtro Fecha. Reduzca el número de registros que evalúa el informe restringiendo el ámbito de estos filtros.
• Filtrar con valores exactos: al filtrar valores específicos, utilizando un operador que compara valores exactos, como igual a o no es igual a, en vez de contiene o no contiene, mejora el rendimiento. Cuando utiliza contiene o no contiene, el informe tiene que ejecutar más pasos para devolver los datos.
• Definir intervalos de fecha: Un filtro de fechas sin límites, como Fecha de cierre hace más de 7 días, también puede ralentizar un informe. En su lugar, utilice un intervalo de fechas definido, como La fecha de cierre es igual a esta semana.

Por ejemplo, su equipo de ventas desea ver cuántas oportunidades tiene cada persona. Crea un informe que devuelve todas las oportunidades en su empresa. Ahora dispone de todos los datos que necesita, pero también algunos que no, y su informe tarda mucho tiempo en ejecutarse. Para ejecutar su informe más rápido, fíltrelo de modo que solo devuelva oportunidades asignadas a su equipo (1). Si desea que su informe se ejecute aún más rápido, filtre por tiempo, como para un trimestre concreto (2).

Eliminar columnas y ocultar detalles de filas

Muchas plantillas de informes incluyen una docena de columnas o más. Al crear un informe, elimine las columnas que no necesita. También puede eliminar columnas predeterminadas innecesarias de tipos de informe utilizados habitualmente. Si su informe tiene datos agrupados, puede ocultar las filas de detalles. Los registros individuales no aparecen en el informe, pero aún puede ver detalles como las agrupaciones, los totales, los subtotales y los recuentos de registros.

Para ocultar detalles de informes, en la parte inferior del informe, desactive Filas de detalles.

Redactar fórmulas eficientes

Las fórmulas son herramientas potentes para la evaluación de datos de informe, pero si están redactas de forma ineficiente, pueden ralentizar las ejecuciones de informes. Aquí encontrará algunas sugerencias para la optimización del rendimiento de fórmulas de informes.

• Agregar campos de fórmula al tipo de informe: cuando ejecuta un informe, se evalúan las fórmulas de resumen y a nivel de fila, lo que amplía el tiempo de ejecución. Sin embargo, un campo de fórmula se ejecuta con un flujo de trabajo y no ralentiza un informe en tiempo de ejecución. Si un informe con fórmulas está tardando mucho tiempo en ejecutarse, mueva la fórmula del generador de informes al tipo de informe utilizando un campo de fórmula.
• No haga referencia a objetos que no están incluidos en el tipo de informe. Cuando un campo de fórmula hace referencia a un objeto fuera de un tipo de informe, puede ralentizar un informe bien estructurado. En vez de hacer referencia a un objeto externo en un campo de fórmula, cree un tipo de informe que une los objetos necesarios y luego agregue su campo de fórmula.

  Por ejemplo, tiene un informe que enumera cuentas y desea agregarle un campo de fórmula que calcula el número medio de casos por cuenta. Antes de agregar el campo de fórmula, compruebe si el tipo de informe incluye el objeto Casos. Si no es el caso, agregue el campo de fórmula a un tipo de informe que tiene tanto Cuentas como Casos. A continuación cree un informe utilizando ese tipo de informe.

• Utilice fórmulas de nivel de fila con moderación: una fórmula de nivel de fila es una buena herramienta para evaluar cada registro en un informe, pero puede ralentizar el procesamiento. Si tiene un informe de lenta ejecución que tiene una fórmula a nivel de fila, rediseñar el informe sin una fórmula a nivel de fila puede mejorar los rendimientos.

  Si tiene un informe con lenta ejecución que agrupa por fórmulas a nivel de fila, acelérelo eliminando los grupos de fórmula a nivel de fila.

  El filtrado por una fórmula a nivel de fila ralentiza los informes. Puede mejorar el rendimiento eliminando filtros de fórmula a nivel de fila.

  Además: Algunas ecuaciones comunes se crean en el generador de informes y no requieren fórmulas a nivel de fila. Por ejemplo, encontrar el valor suma, mínimo, máximo o media no requiere fórmulas a nivel a de fila. Puede agregar una función de resumen desde el menú desplegable de encabezado de columna. O bien si necesita una fórmula más sofisticada, considere agregar un campo de fórmula al tipo de informe.

Depositar datos con moderación

Un depósito evalúa cada registro devuelto por un informe para determinar si el registro pertenece al depósito. Si un informe se ejecuta lentamente, vuelva a diseñarlo para que utilice menos depósitos.

Simplificar reglas de colaboración por todo Salesforce

Las reglas de colaboración rigen el acceso a objetos que utilizan los informes. Una regla de colaboración compleja puede ralentizar un informe ya que la regla de colaboración debe evaluarse cada vez que el informe obtiene datos desde un objeto.

Las formas comunes en que una regla de colaboración se vuelve complicada incluyen:

• Proporcionar a cada usuario su propio conjunto de permisos y luego asignar a cada usuario múltiples conjuntos de permisos. En su lugar, combine el máximo número posible de permisos de usuario en un conjunto de permisos y asigne menos conjuntos de permisos a usuarios.
• Agregar reglas de acceso y colaboración complejas en objetos. En su lugar, mantenga las reglas sencillas para el rendimiento y la facilidad de mantenimiento.

Eliminar registros de manera permanente

Tras eliminar un registro en Salesforce, permanece en la papelera de reciclaje hasta un mes por si deseara restaurarlo. Si la papelera de reciclaje contiene muchos registros eliminados, el rendimiento de la consulta de informe puede ser lento. Mejore el rendimiento de informes vaciando la papelera de reciclaje.

En algunos casos, incluso si los registros se vaciaron de la papelera, un archivo de registro de los registros eliminados seguirá manteniéndose y los informes podrán consultarlos. Si se eliminaron registros muchos recientemente, consultar este archivo registro podría ralentizar el rendimiento del informe.

Ejecutar informes lentos durante las horas de menos actividad

Si un informe aún tarda mucho tiempo en ejecutarse, programe que se ejecute durante las horas de menos actividad. Si se suscribe al informe, Salesforce le enviará un correo electrónico para usted y su equipo cuando esté listo. Salesforce guarda en caché datos de informe de reciente ejecución, de modo que puede ver los datos del informe sin volver a ejecutar el informe.