Toimintoraportit

Toimintoraporttien erityisominaisuudet

Ota huomioon seuraavat seikat, kun suoritat toimintoraportteja:

Vakioraportit

• Valitse HTML-sähköpostin tila -raportti, jos HTML-sähköpostien seuranta on otettu käyttöön. Tämä raportti kattaa lähettämiesi liidien ja yhteyshenkilöiden HTML-sähköpostin tila -viiteluettelon koko sisällön.
• Valitse Tapahtumat kutsuvierailla -raportti, jos haluat sisällyttää raporttiin vain monihenkiset tapahtumat. Ryhmätapahtumien vakiosuodattimia ovat:
  • Kohdistettu... — Näyttää ainoastaan omistamasi monihenkiset tapahtumat.
  • Kohdistettu tiimille... — Näyttää monihenkiset tapahtumat, jotka joku tiimisi jäsen omistaa.
  • Kutsuvieras on... — Näyttää ainoastaan monihenkiset tapahtumat, joihin sinut on kutsuttu.
  • Kutsun saaja kuuluu tiimiin... — Näyttää monihenkiset tapahtumat, joissa joku tiimisi jäsenistä on määritetty kutsun saajaksi.
• Omat delegoidut hyväksymispyynnöt -raportissa näytetään kaikki hyväksymispyynnöt, joiden välittäjä olet.
  

  Huomautus Kaikki odottavat hyväksymispyynnöt -raportti näkyy Toimintoraportit-kansiossa.
• Professional Edition-, Enterprise Edition-, Unlimited Edition-, Performance Edition- ja Developer Edition -organisaatioissa voit tarkastella sinulle raportoivien käyttäjien toimintoja käyttämällä Tehtävät ja tapaamiset -raportin Hierarkia-linkkejä.
  

  Huomautus Voit tarkastella vain omia toimintojasi ja sinua roolihierarkiassa alempana olevien käyttäjien toimintoja.
• Jos organisaatiosi käyttää Jaetut toiminnot -ominaisuutta, raportit (sisältäen mukautetut raporttityypit sekä tehtävien ja tapahtumien raportit) näyttävät erilaisia tuloksia riippuen käyttöoikeuksistasi. Jos vaikka raportoit tapahtumia, ja raportointituloksiisi sisältyy tapahtuma, joka liittyy kahteen tai useampaan kontaktiin, ja jolla on myös kutsuttuja henkilöitä. Jos olet pääkäyttäjä, raporttisi tuloksissa näytetään ensisijaisen yhteyshenkilön tapahtuma sekä erillinen tapahtuma jokaista kutsuvierasta kohti. Jos et ole pääkäyttäjä, raporttisi tuloksissa näytetään vain yksi tapahtuma, eli ensisijaisen yhteyshenkilön tapahtuma.

  Käyttäjät voi käyttää toiminnon alitason tapahtumaa, kun jokin seuraavista ehdoista täyttyy:

  • Käyttäjä on toiminnon omistaja tai omistajaa roolihierarkiassa korkeammalla.
  • Käyttäjä voi nähdä kuka (ylätason tietue tai yhteyshenkilö) ja henkilöiden määrä on yksi.
• Kun luot raportin käyttämällä Tehtävät ja tapahtumat -raporttityyppiä ja ryhmittämällä sen Eräaika-kentän perusteella, raportti huomioi vain tehtävätietueiden eräajat ja ei huomioi tapahtumatietueiden eräaikoja. Tästä syystä kaikki tietueet on ryhmitetty tehtävätietueiden eräajan mukaan, riippumatta tapahtumatietueiden todellisesta eräajasta. Tämä toimintatapa tapahtuu, koska Tehtävät-objektiin kuuluvia tehtäviä ja tapahtumia käsitellään erillään sen sijaan, että niillä olisi ensisijainen–toissijainen suhde. Tästä syystä raportti ei luo erillisiä ryhmiä tapahtumatietueiden eräajan arvoille, joten tiedot saattavat olla epätarkkoja. Raportin tulisi halutessasi ryhmittää tietueita sekä Tehtävä- että Tapahtuma-tietueiden eräajan arvojen perusteella. Harkitse erillisten tehtävien ja tapahtumien raporttien luomista tai mukautettujen raporttityyppien käyttämistä ristisuodattimilla, jotta voit saavuttaa tarkan ryhmityksen.

Raporttityypit

• Raporttien rakennusohjelmaa käyttämällä voit luoda toimintoraportteja, joissa näkyvät muuntyyppisiin tietueisiin liittyvät toiminnot. Esimerkiksi mukautetussa Toiminnot, joihin liittyy liidejä -raportissa näkyvät liideihin liittyvät toiminnot.
• Toiminnot, joihin liittyy liidejä -raporteissa ei näytetä Osoiterivi 1-, Osoiterivi 2- ja Osoiterivi 3 -kenttien tietoja.
• Toiminnot-objektin mukautetut raporttityypit eivät sisällä käyttäjäkohtaisia kenttiä, kuten Osoite-, Nimike- tai Mukautettu käyttäjä -kenttiä Vastuuhenkilö-hakukentästä.
• Vastuuhenkilö-kenttä on polymorfinen hakukenttä, joka voi viitata käyttäjä-, kalenteri- tai ryhmätietueeseen. Raportin vakauden varmistamiseksi vain kaikkien kolmen objektin yhteiset kentät ovat valittavissa raporttityypissä.
• Kun jaetut toiminnot ovat käytössä, Toiminnot-objektilla luotuja mukautettuja raportteja — kuten Toiminnot, joihin liittyy yhteyshenkilöitä — ei näytetä alitason tapahtumatietueissa, koska raportti huomioi vain Kuka-suhteet.

  Raportit, kuten Tehtävät ja tapahtumat, palauttavat sekä ylätason että alitason tapahtumatietueet, koska raportti ottaa huomioon kaikki tietueet, mukaan lukien alitason tapahtumat.

Toimintoraportteja koskevia vihjeitä

• Voit suodattaa tapahtumat, jotka ovat monihenkisen tapahtuman käyttäjille lähetettyjä kokouskutsuja, määrittämällä hakuehdon “Tapahtumakutsu on yhtä suuri kuin 0”.
• Arkistoidut toiminnot eivät sisälly raportteihin. Yli vuoden vanhat tapahtumat ja suljetut tehtävät arkistoidaan. Avoimia tehtäviä ei kuitenkaan arkistoida. Voit silti nähdä tietueen arkistoidut toiminnot valitsemalla tietueen lisätietosivun Toimintohistoria-osiosta Näytä kaikki.
• Yksityisten yhteyshenkilöiden toiminnot näytetään raporteissa vain yhteyshenkilöiden omistajalle.
• Toimintoraporttien vakiosuodattimet mahdollistavat raportin tulosten rajoittamisen seuraavia vaihtoehtoja käyttämällä. Näkyvissä olevat vaihtoehdot vaihtelevat Edition-versiosi mukaan.
  • Omat toiminnot - Näyttää toiminnot, jotka omistat.
  • Omat delegoidut toiminnot — Näyttää toiminnot, jotka sinä loit, mutta jotka joku muu omistaa. Omistajalla on sama tai roolihierarkiassa alempana oleva rooli kuin sinulla.
  • Oman tiimin toiminnot - Näyttää roolihierarkiassa sinulle raportoivien käyttäjien toiminnot.
  • Kaikki toiminnot - Näyttää kaikki toiminnot, joita voit tarkastella. Näkyvissä olevat toiminnot määräytyvät jakomallin perusteella.
• Jos saat virheviestin liian suuresta toimintoraportin tulosten määrästä, mukauta raporttia siten, että siihen sisältyy valintaluettelo-, teksti tai päivämääräkentän suodatin. Voit myös suorittaa raportin uudelleen käyttämällä eri toimintotietotyyppiä, kuten “Toiminnot, joihin liittyy tilejä” tai “Toiminnot, joihin liittyy mahdollisuuksia”.