Rapports d'activité

Fonctions spéciales du dossier Rapports sur les activités

Tenez compte des points suivants lorsque vous exécutez des rapports sur les activités :

Rapports standard

• Si le suivi des e-mails HTML est activé, choisissez le rapport sur le statut des messages HTML. Ce rapport couvre tous les éléments de la liste associée Statut des messages HTML des pistes et des contacts que vous avez envoyés.
• Sélectionnez le rapport Événements avec invités pour inclure dans le rapport uniquement les événements multi-personnes. Les filtres standard du rapport Événements avec invités sont les suivants :
  • Attribué à : affiche uniquement les événements multi-personnes dont vous êtes responsable.
  • Attribué à l'équipe de : affiche les événements multi-personnes dont une personne de votre équipe est responsable.
  • Invité : affiche uniquement les événements multi-personnes qui vous répertorient comme invité.
  • L'invité appartient à l'équipe de : affiche les événements multi-personnes qui affichent toute personne de votre équipe comme invité.
• Le rapport Mes demandes d'approbation déléguées répertorie toutes les demandes d'approbation pour lesquelles vous êtes approbateur remplaçant.
  

  Remarque Le rapport Toutes les demandes d'approbation en attente est répertorié dans le dossier Rapports sur les activités.
• Dans les organisations Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition, Performance Edition et Developer Edition, utilisez les liens Hiérarchie du rapport Tâches et rendez-vous pour afficher les activités des utilisateurs qui vous sont rattachés.
  

  Remarque Vous pouvez afficher uniquement les activités dont vous êtes responsable et celles des utilisateurs de rang inférieur au vôtre dans la hiérarchie des rôles.
• Si votre organisation utilise les activités partagées, les rapports (y compris les types de rapport personnalisé et les rapports Tâches et Événements) affichent des résultats différents en fonction de vos autorisations. Supposons que vous générez un rapport sur des événements, et que les résultats du rapport contiennent un événement associé à deux contacts ou plus avec également des invités. Si vous êtes administrateur, les résultats du rapport affichent un événement pour le contact principal, plus un événement distinct pour chaque invité. Si vous n'êtes pas administrateur, les résultats du rapport affichent seulement un événement pour le contact principal.

  Un utilisateur peut accéder à un événement enfant d'une activité lorsque les consignes suivantes sont remplies :

  • L'utilisateur est le propriétaire de l'activité ou de rang supérieur au propriétaire dans la hiérarchie.
  • L'utilisateur peut accéder au propriétaire (enregistrement parent ou contact) et le nombre de propriétaires est égal à un.
• Lorsque vous créez un rapport en utilisant le type de rapport Tâches et événements et en regroupant par le champ Heure d'échéance, le rapport prend en compte uniquement l'heure d'échéance des enregistrements de tâche et ignore l'heure d'échéance des enregistrements d'événement. Par conséquent, tous les enregistrements sont regroupés sous l'heure d'échéance des enregistrements Tâche, quelle que soit l'heure d'échéance réelle des enregistrements Événement. Ce comportement se produit parce que Tâches et Événements, bien qu'ils fassent tous deux partie de l'objet Activités, sont traités indépendamment plutôt que d'avoir une relation primaire-secondaire. Par conséquent, le rapport ne crée pas de groupes séparés pour les valeurs d'échéance des enregistrements Événement, et les données peuvent être imprécises. De préférence, le rapport doit regrouper les enregistrements par les valeurs d'échéance des enregistrements Tâche et Événement. Pour obtenir un regroupement précis, vous pouvez créer des rapports séparés pour les tâches et les événements ou utiliser des types de rapport personnalisés avec des filtres croisés.

Types de rapport

• Utilisez le générateur rapport pour créer des rapports d'activité qui affichent les activités associées à un autre type d'enregistrement. Par exemple, le rapport personnalisé Activité avec des pistes affiche les activités associées aux pistes.
• Les activités associées aux rapports sur les pistes n'affichent pas des données pour les champs Adresse - Ligne 1, Adresse - Ligne2 et Adresse - Ligne3.
• Les types de rapport personnalisés pour Activités ne contiennent pas de champs spécifiques à l'utilisateur tels que Adresse, Titre ou des champs Utilisateur personnalisés de la référence Attribué à.
• Le champ Attribué à est une référence polymorphique qui peut référencer un enregistrement Utilisateur, Calendrier ou Groupe. Pour garantir la stabilité du rapport, seuls les champs communs aux trois objets peuvent être sélectionnés dans le type de rapport.
• Lorsque les activités partagées sont activées, les rapports personnalisés créés en utilisant des Activités, tels que les Activités avec un contact, n'affichent pas les enregistrements d'événements enfants, car le rapport prend en compte uniquement les relations parentes.

  Les rapports tels que Tâches et Événements renvoient des enregistrements d'événement parent et enfant, car le rapport prend en compte tous les enregistrements, y compris les événements enfants.

Conseils pour les rapports sur les activités

• Définissez le critère de recherche « Invitation à un événement égal 0 » pour éliminer les événements qui correspondent aux invitations envoyées aux utilisateurs d'un événement multi-personnes.
• Les activités archivées ne sont pas incluses dans les rapports. Les événements et les tâches fermées depuis plus d'un an sont archivés. Cependant, les tâches en cours ne sont pas archivées. Vous pouvez toutefois afficher les activités archivées d'un enregistrement en sélectionnant Afficher tout dans la section Historique des activités de la page de détails d'un enregistrement.
• Les activités des contrats privés sont affichées uniquement dans les rapports du propriétaire du contact.
• Les filtres standard des rapports d'activité vous permettent de limiter les résultats du rapport à l'aide des options suivantes. En fonction de l'édition dont vous disposez, certaines de ces options ne sont pas disponibles.
  • Mes activités : contient les activités dont vous êtes responsable.
  • Mes activités déléguées : affiche les activités que vous avez créées, mais qui appartiennent à une autre personne. Ce propriétaire a un rôle identique ou inférieur au vôtre dans la hiérarchie des rôles.
  • Les activités de mon équipe : contient les activités dont sont responsables des utilisateurs rattachés à vous dans la hiérarchie des rôles.
  • Toutes les activités : affiche toutes les activités que le modèle de partage vous permet de visualiser.
• Si vous recevez un message d'erreur vous indiquant que les résultats du rapport d'erreur sont trop nombreux, personnalisez le rapport en appliquant un filtre à une liste de sélection, du texte ou un champ de date. Vous pouvez aussi relancer le rapport en utilisant un autre type de données pour les activités, par exemple Activités associées aux comptes ou Activités associées aux opportunités.