Åtkomst och delning av externa filer med Files Connect

Hämta eller dela filer på startsidan för Filer

Hämta externa filer till ditt lokala system eller dela dem med en uppsättning personer i din org från startsidan för Filer.

1. Gå till startsidan för Filer.
2. I vänster kolumn visar listan Externa filer tillgängliga externa datakällor. Välj en och gå igenom mapparna, eller använd sökfältet för att hitta en fil.
   

   Anteckning

   • Salesforce stöder Google-dokument, -kalkylblad, -presentationer och -bilder. I listan Senaste är Google Drive-innehåll begränsat till de 24 senast öppnade dokumenten från de senaste 30 dagarna.
   • SharePoint-mappar med specialtecken som # eller % visas i listan, men du kan inte se eller komma åt några filer i dem.
3. Klicka på bredvid filnamnet och välj något av följande:
   • Öppna filen i extern datakälla, som SharePoint.
   • Hämta filen till ditt lokala system.
   • Dela filen antingen som en kopia eller en referens. Din administratör har bestämt vilken typ av delning som används i din org. Vid delning gör du något av följande:
     • Dela en kopia av den externa filen som lagras i Salesforce. Om filer delas med en Chatter-grupp kan alla gruppmedlemmar komma åt filerna, även om de inte har åtkomst till det externa systemet. Salesforce Files visar inga ändringar av filen i externa system.
     • Dela en referens till den externa filen lagrad utanför Salesforce. Endast användare med åtkomst till det externa systemet kan ladda ner filer. (Användare måste ange inloggningsuppgifter för systemet under Autentiseringsinställningar för externa system under personliga inställningar). Salesforce Files visar inga ändringar av filen i externa system men referensen hänvisar till den senaste versionen av filen i dessa system.

Anteckning För att ladda ner filer som refereras från ett externt system måste användare ange inloggningsuppgifter för systemet under Autentiseringsinställningar för externa system i sina personliga inställningar.

När en användare väljer en extern fil från filväljaren skapas en filreferens eller kopia i Salesforce. Om en filreferens finns återanvänds den.

Dela filer i kanalen

Om du vill inkludera externa filer i ett specifikt Chatter-samtal, använd kanalen. Alla filer som delas i kanalen är antingen kopior eller referenser, vilket fastställs av administratören.

I Salesforce Classic

1. När ett inlägg auktoriserats, klicka på Fil ovanför kanalen och sedan Välj en fil från Salesforce.
2. I vänster kolumn, klicka på den externa källan som SharePoint.
3. Vid filen som du dela, klicka på Bifoga.
4. I ditt inläggs brödtext, @nämn de grupper eller personer du vill dela med.

I Lightning Experience

1. Medan du skriver ett inlägg, klicka på gemikonen under inlägget för att öppna fönstret Välj fil.
2. I vänster kolumn, klicka på den externa källan, till exempel SharePoint eller Google Drive.
3. Markera den fil du vill dela och klicka på Lägg till.
4. I ditt inläggs brödtext, @nämn grupper eller personer du vill dela med.

När du klistrar in en länk till ett externt dokument i ett Chatter-inlägg konverteras den till en filreferens för Files Connect. Under ditt inläggs text visas filens titel och ikon. Klicka på ikonen för att öppna filförhandsvisningen direkt i din kanal. En filreferens skapas för den första länken i varje inlägg. Filreferenser skapas inte för länkar i kommentarer.

Anteckning Filförhandsvisningar finns endast för filer anslutna via Sharepoint-, Google Drive- och Quip-integreringar.