存取與共用 Files Connect 外部檔案

在「檔案」首頁下載或共用檔案

請從「檔案」首頁下載外部檔案到本機系統，或將其與組織中的一組人員共用。

1. 瀏覽至「檔案」首頁。
2. 左欄中的「外部檔案」清單會顯示可用的外部資料資源。選取一個資源並瀏覽資料夾，或使用搜尋列來尋找檔案。
   

   備註

   • Salesforce 支援 Google 文件、試算表、簡報和繪圖。在「最近」清單中，Google Drive 內容限制為過去 30 天內最近存取的 24 個文件。
   • 具有特殊字元 (例如 # 或 %) 的 SharePoint 資料夾會顯示在清單中，但是您看不到或無法存取其中的任何檔案。
3. 按一下 在檔案名稱旁,然後選擇下列其中一項:
   • 在外部資料來源 (例如 SharePoint) 中「開啟」檔案。
   • 「下載」檔案到本機系統。
   • 將檔案以複本或參照進行「共用」。您的管理員已決定貴組織使用的共用類型。共用時，請執行下列其中一項：
     • 針對儲存在 Salesforce 中的外部檔案「共用複本」。如果檔案與 Chatter 群組共用，則所有群組成員都可以存取檔案，即使成員缺少外部系統的存取權亦是如此。Salesforce Files 不會反映外部系統中的任何檔案修訂。
     • 針對儲存在 Salesforce 之外的外部檔案「共用參照」。僅具有對外部系統存取權的使用者可以下載檔案。(使用者必須在「個人設定」的「外部系統驗證設定」區段中輸入系統的認證)。Salesforce Files 不會反映外部系統中的檔案修訂，但參照會指向那些系統中最新版本的檔案。

備註 若要下載外部系統參照的檔案，使用者必須在「個人設定」的「外部系統驗證設定」區段中輸入該系統的認證。

當使用者從檔案選取器選取外部檔案時，會在 Salesforce 中建立檔案參照或複本。若存在檔案參照，則系統會加以重新使用。

在摘要中共用檔案

如果您要將外部檔案包含在特定 Chatter 聊天中，請使用摘要。如管理員所決定，會複製或參照在摘要中共用的所有檔案。

在 Salesforce Classic 中

1. 編寫張貼時，按一下摘要上方的「檔案」，然後按一下「從 Salesforce 選取檔案」。
2. 在左欄中，按一下外部來源，例如 SharePoint。
3. 在您要共用的檔案旁邊，按一下「附加」。
4. 在貼文的本文中，使用 @mention 提及您要與其共用的群組或人員。

在 Lightning Experience 中

1. 編寫貼文時，請按一下貼文下方的迴紋針圖示來開啟「選取檔案」視窗。
2. 從左欄按一下外部資源，例如 SharePoint 或 Google Drive。
3. 選取要共用的檔案，然後按一下「新增」。
4. 在貼文的本文中，使用 @mention 提及您要與其共用的群組或人員。

當您將外部文件的連結貼到 Chatter 貼文中時，其會轉換為 Files Connect 檔案參照。在您貼文的內文下，會顯示檔案標題與圖示。按一下圖示可直接從摘要開啟檔案預覽。會針對每個貼文中的第一個連結建立檔案參照。不會針對註解中的連結建立檔案參照。

備註 檔案預覽僅適用於透過 Sharepoint、Google Drive 和 Quip 整合連線的檔案。