Salesforce CRM Content – Übersicht

Salesforce CRM Content vereinfacht Content-Management durch die Integration benutzerfreundlicher Funktionen in folgende Aufgaben:

Organisieren

Salesforce CRM Content speichert Dateien nicht mehr in Ordnern, die das Auffinden von Inhalten erschweren, sondern in vollständig durchsuchbaren Datei-Repositorys, den sogenannten Bibliotheken. Administratoren können basierend auf beliebigen Kriterien wie Abteilungsname, Stellenbeschreibung oder Team mehrere Bibliotheken erstellen und anschließend Benutzerberechtigungen für die einzelnen Bibliotheken konfigurieren, um Sicherheit und Zugriff aufeinander abzustimmen. Autoren weisen den Inhalten beschreibende Bezeichnungen, so genannte Tags, zu, um die Inhalte innerhalb der Bibliothek zu klassifizieren und zu sortieren. Sie können eine Liste aller Inhalte anzeigen, die zu einem bestimmten Tag gehören, oder Suchergebnisse anhand eines Tags oder von Tags filtern. Salesforce CRM Content stellt zudem private Bibliotheken zur Verfügung, mit deren Hilfe Benutzer ihren Desktop übersichtlich halten und zudem von den Vorteilen des Content-Managements profitieren können, etwa Dokumentsuche und Versionskontrolle.

Suchen

Die leistungsstarke Suchmaschine von Salesforce CRM Content durchsucht den gesamten Hauptteil des Dokuments sowie Inhaltseigenschaften wie Titel, Beschreibung, Tags, Kategorisierungsdaten und Autorennamen. Sie können Suchen nach hervorgehobenen Inhalten, Dateiformaten, Autoren, Tags, Bibliotheken oder benutzerdefinierten Feldern filtern und anschließend die Ergebnisse in unterschiedlicher Detailliertheit anzeigen. So finden Sie den gewünschten Inhalt schnell und einfach. Wenn Chatter für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie Ihre Suchergebnisse auch nach Chatter-Dateien sortieren. Mit der intelligenten Leiste für Downloads, Kommentare, Bewertungen und Abonnenten können Sie Dokumente innerhalb der Suchergebnisse vergleichen.

Abonnieren

Wenn Sie eine Datei gefunden haben, können Sie sie abonnieren, um sicherzustellen, dass Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn neue Versionen veröffentlicht werden oder Änderungen an den Eigenschaften der Datei vorgenommen wurden. Sie können auch Autoren, Tags und Bibliotheken abonnieren, um Zeit bei der Suche nach neuen und aktualisierten Inhalten zu sparen. Benachrichtigungen werden ja nach Einstellung in Echtzeit oder einmal täglich gesendet.

Vorschau

In Salesforce CRM Content müssen Sie nicht erst ein großes Dokument herunterladen, um es anzuzeigen. Handelt es sich bei dem Dokument um eine Microsoft PowerPoint-, Word-, Excel- oder Adobe®-PDF-Datei, können Sie die gesamte Datei in Ihrem Browser in der Vorschau anzeigen, ohne sie herunterladen zu müssen. Einige Aspekte von Dateien werden in Vorschauen möglicherweise nicht angezeigt. Schreibgeschützte PDF-Dateien können nicht in einer Vorschau angezeigt werden.

Beitragen

Neue oder überarbeitete Dateien können in Salesforce CRM Content schnell und einfach hochgeladen werden. Beim Upload können Sie eine Bibliothek und einen Datensatztyp für Ihre Datei oder Ihren Weblink auswählen, eine Beschreibung eingeben, einen oder mehrere Tags zuweisen und benutzerdefinierte Felder ausfüllen, über die Sie Ihren Inhalt kategorisieren und definieren können. Für die Versionsverwaltung müssen Sie keine Dateien ein- und austragen, sondern einfach eine neue Version der Datei hochladen. Salesforce CRM Content pflegt dann eine Versionsliste, die auf der Seite "Inhaltsdetails" bereitgestellt wird. Sie können alte Versionen einer Datei herunterladen und alle Kommentare über Änderungsgründe anzeigen, die der Autor für eine neue Version eingegeben hat.

Überprüfung der Verwendung und Bereitstellung von Rückmeldungen

Salesforce CRM Content bietet mehrere Möglichkeiten, festzustellen, ob Inhalte für Leser nützlich sind. Durch die Präsentation eines Auszugs des Inhalts sticht er in Suchergebnissen deutlicher hervor. Über die Abstimmungsfunktion und Kommentare zu Dateien, Weblinks und Google-Dokumenten können Sie aktiv zur Verbesserung der Inhalte beitragen. Zudem können Sie feststellen, wer eine Datei, einen Link oder ein Dokument abonniert hat und wie oft sie heruntergeladen wurden. Auf der Registerkarte “Berichte” können Sie Standardberichte und benutzerdefinierte Berichte zu Salesforce CRM Content-Daten erstellen. Wenn die Funktion für die Inhaltszustellung aktiviert ist, können Sie Inhalte an Kollegen, Leads und Kontakte senden und anschließend verfolgen, wie oft der Inhalt angezeigt oder heruntergeladen wurde.

Freigabe von Inhalten in Salesforce

In Salesforce CRM Content sind zudem Leads, Accounts, Kontakte, Opportunities, Kundenvorgänge, Produkte und benutzerdefinierte Objekte integriert. Wenn die Salesforce CRM Content-Funktionen beispielsweise auf der Registerkarte "Opportunity" aktiviert sind, verwendet Salesforce CRM Content die Felder auf der Opportunity-Detailseite, um nach Dateien zu suchen, die für diese Opportunity relevant sein könnten. Sie können die Suchergebnisse ganz nach Bedarf verfeinern oder Ihre eigene Suche durchführen und der Opportunity eine oder mehrere Dateien zuweisen. Auf der Detailseite der Opportunity ist über die Lebensdauer der Opportunity die jeweils aktuellste Version der Datei verfügbar.