Descripción general de Salesforce CRM Content

Salesforce CRM Content simplifica la gestión de contenidos al incorporar prácticas funciones en las tareas siguientes:

Organización

En vez de mantener archivos en carpetas que dificultan la búsqueda de contenido, Salesforce CRM Content almacena archivos en repositorios de archivos con capacidad de búsqueda completa conocidos como bibliotecas. Los administradores pueden crear varias bibliotecas según cualquier clasificación, por ejemplo nombre de departamento, función de trabajo o equipo y, a continuación, permiten configurar permisos de usuario dentro de la biblioteca para equilibrar el acceso al contenido con seguridad. Los autores asignan descripciones denominadas etiquetas que facilitan la clasificación y la organización del contenido en las bibliotecas. Puede ver una lista de todo el contenido que pertenece a una etiqueta en particular o filtrar resultados de búsqueda basándose en una etiqueta o etiquetas. Salesforce CRM Content también proporciona bibliotecas privadas, que permiten a los usuarios reducir la acumulación en sus equipos mientras se benefician de funciones de gestión de contenidos como la búsqueda de documentos y el control de versiones.

Búsqueda

El potente motor de búsqueda de Salesforce CRM Content explora todo el cuerpo del documento, así como las propiedades de contenido, como el título, la descripción, las etiquetas, los datos de categorización y el nombre del autor. Las búsquedas se pueden filtrar por contenido incluido, formato de archivo, autor, etiquetas, bibliotecas o campos personalizados y, después, se pueden ver los resultados con varios niveles de detalle, de modo que resulta muy sencillo encontrar contenido pertinente de forma rápida. Si Chatter se ha activado para su organización, también puede filtrar sus resultados de búsqueda por archivos de Chatter. El gráfico de “barra inteligente” para descargas, comentarios, valoraciones y suscriptores permite comparar documentos dentro de un conjunto de resultados de búsqueda.

Suscripción

Una vez que se ha localizado el archivo, la suscripción a él garantiza que recibirá una notificación por correo electrónico cuando se publiquen nuevas versiones o se efectúen modificaciones en las propiedades del archivo. También puede suscribirse a autores, etiquetas y bibliotecas con lo que se reduce el tiempo que se dedica a la búsqueda de contenido nuevo o actualizado. Las notificaciones por correo electrónico se reciben en tiempo real o una vez al día, según lo prefiera.

Vista previa

En Salesforce CRM Content no es necesario descargar un documento de gran tamaño para verlo. Si el documento es un archivo de Microsoft PowerPoint, Word, Excel o Adobe® PDF, puede tener acceso a una vista previa del archivo en su navegador, sin necesidad de descargarlo. Algunos aspectos de los archivos podrían no aparecer en vistas previas. No se ha podido obtener la vista previa de los archivos PDF protegidos contra copia.

Contribución

El proceso de carga de archivos nuevos o revisados en Salesforce CRM Content es rápido y fácil. Durante ese proceso, se elige una bibliotecas y el tipo de registro del archivo o vínculo Web, se escribe una descripción, se asignan una o varias etiquetas y se cumplimentan los campos personalizados que ayudan a categorizar y definir el contenido. La gestión de versiones no requiere comprobar los archivos que entran y los que salen, basta con cargar una versión nueva del archivo y Salesforce CRM Content actualiza una lista de versiones a la que se puede acceder desde la página de detalles de contenido. Puede descargar las versiones antiguas de un archivo y leer todos los comentarios sobre los motivos de cambios que un autor puede haber incluido con una versión nueva.

Revisión de uso y envío de opinión

Salesforce CRM Content proporciona varios métodos para determinar si el contenido es valioso para los lectores. Evaluar un contenido aumenta su visibilidad en los resultados de búsqueda. Votar a favor o en contra de un archivo, vínculo web o documento de Google Docs y agregar comentarios son maneras de participar directamente en la mejora de contenidos. También puede ver quién se ha suscrito a un archivo, un vínculo o documento y cuántas veces se han descargado los archivos. La ficha Informes le permite crear informes estándar o personalizados a partir de datos de Salesforce CRM Content. Si la función de entrega de contenido está activada, podrá enviar contenido a compañeros, candidatos y contactos y, a continuación, realizar un seguimiento de la frecuencia de previsualización o descarga del contenido.

Colaboración de contenido en Salesforce

Salesforce CRM Content también está integrado con candidatos, cuentas, contactos, oportunidades, casos, productos y objetos personalizados. Si la funcionalidad de Salesforce CRM Content está activada en la ficha Oportunidad, por ejemplo, Salesforce CRM Content utilizará los campos de la página de detalles de la oportunidad para buscar archivos que pueden ser relevantes para esa oportunidad. Puede ver detalles de los resultados de la búsqueda según sea necesario o puede ejecutar su propia búsqueda y, después, adjuntar uno o varios archivos a la oportunidad. La versión más actual del archivo estará disponible en la página de detalles durante la vida útil de la oportunidad.