Présentation de Salesforce CRM Content

Salesforce CRM Content simplifie la gestion du contenu grâce à l'introduction de fonctions conviviales dans les tâches suivantes :

Organisation

Plutôt que de conserver des fichiers dans des dossiers qui rendent les contenus difficiles à trouver, Salesforce CRM Content stocke les fichiers dans des référentiels de fichiers entièrement recherchables appelés bibliothèques. Les administrateurs peuvent créer plusieurs bibliothèques basées sur les différents types de classification, tels que le nom du service, le titre du poste ou encore l'équipe, puis configurer les autorisations utilisateurs au sein de la bibliothèque pour un accès au contenu en toute sécurité. Les auteurs attribuent des étiquettes descriptives appelées balises qui aident à classer et à organiser le contenu dans les diverses bibliothèques. Vous pouvez afficher la liste de tous les contenus appartenant à une balise particulière ou filtrer les résultats de recherche en fonction d'une ou de plusieurs balises. Salesforce CRM Content fournit également des bibliothèques privées qui permettent aux utilisateurs de réduire l'encombrement de leur bureau tout en bénéficiant les avantages de la gestion de contenu, tels que la recherche de documents et le contrôle des versions.

Recherche

Le puissant moteur de recherche Salesforce CRM Content analyse l'ensemble du contenu du document ainsi que ses propriétés telles que le titre, la description, les balises, les données de classification et le nom de l'auteur. Il est possible de filtrer les recherches par contenu présenté, format de fichier, auteur, balises, bibliothèques ou champs personnalisés, puis d'afficher les résultats avec divers niveaux de détail. Il s'agit d'un moyen simple et rapide de trouver le contenu recherché. Si Chatter est activé pour votre organisation, vous pouvez également filtrer les résultats par fichiers Chatter. Le graphique “barre intelligente” des téléchargements, remarques, évaluations et abonnés permet de comparer plusieurs documents dans un ensemble de résultats de recherche.

Inscription

Une fois qu'un fichier est localisé, inscrivez-vous à ce dernier pour vous assurer de recevoir un e-mail de notification à chaque fois qu'une nouvelle version est publiée ou encore lorsque des modifications sont apportées aux propriétés du fichier. Il est également possible de s'inscrire aux auteurs, balises et bibliothèques, ce qui réduit le temps passé à rechercher un nouveau contenu ou un contenu mis à jour. Selon vos préférences, les e-mails de notification vous parviendront en temps réel ou bien une fois par jour.

Prévisualisation

Dans Salesforce CRM Content, il n'est pas nécessaire de télécharger un document volumineux pour l'afficher. Si le document est un fichier Microsoft PowerPoint, Word, Excel ou Adobe® PDF, vous pouvez le prévisualiser dans votre navigateur sans le télécharger. Certains aspects des fichiers peuvent ne pas être affichés dans les aperçus. Les fichiers PDF protégés contre la copie ne peuvent pas être ouverts dans un aperçu.

Contribution

Le téléchargement de fichiers nouveaux et mis à jour dans Salesforce CRM Content est simple et rapide. Au cours du processus de téléchargement, vous pouvez choisir une bibliothèque et un type d'enregistrement pour votre fichier ou votre lien Web, saisir une description, attribuer une ou plusieurs balises et remplir tous les champs personnalisés qui facilitent la classification et la définition de votre contenu. La gestion des versions ne nécessite aucun contrôle des fichiers entrants et sortants. Il suffit de télécharger une nouvelle version du fichier et Salesforce CRM Content gère une liste des versions, accessible depuis la page de détail du contenu. Vous pouvez télécharger les versions précédentes d'un fichier et lire les motifs de chaque modification que l'auteur aurait apporté à la nouvelle version.

Contrôle de l'utilisation et préparation d'un commentaire

Salesforce CRM Content offre plusieurs méthodes permettant de déterminer si le contenu présente un intérêt pour les lecteurs. La présentation d'un extrait du contenu permet d'accroître sa visibilité dans les résultats de recherche. Le vote positif ou négatif sur un fichier, un lien Web ou un document Google et l'ajout de commentaires permettent de participer à l'amélioration du contenu. Vous pouvez également identifier qui s'est abonné à un fichier, un lien ou un document et le nombre de téléchargements des fichiers. L'onglet Rapports permet de créer des rapports standard ou personnalisés dans les données Salesforce CRM Content. Si la fonctionnalité de livraison de contenu est activée, vous pouvez envoyer des contenus à des collègues, des pistes et des contacts, puis suivre la fréquence à laquelle ils sont visualisés ou téléchargés.

Partage de contenu dans Salesforce

Des pistes, des comptes, des contacts, des opportunités, des requêtes, des produits et des objets personnalisés sont également intégrés à Salesforce CRM Content. Si la fonctionnalité Salesforce CRM Content est activée dans l'onglet Opportunité par exemple, Salesforce CRM Content utilise les champs de la page de détail de l'opportunité pour rechercher les fichiers pouvant correspondre à cette opportunité. Vous pouvez détailler les résultats de la recherche selon vos besoins, ou encore lancer votre propre recherche puis joindre un ou plusieurs fichiers à l'opportunité. La version la plus récente du fichier sera mise à disposition sur la page de détail de l'opportunité.