Visão geral do Salesforce CRM Content

O Salesforce CRM Content simplifica o gerenciamento de conteúdo, pois incorpora recursos fáceis de usar às seguintes tarefas:

Organização

Em vez de manter arquivos em pastas que tornam o conteúdo difícil de encontrar, o Salesforce CRM Content armazena arquivos em repositórios de arquivos totalmente pesquisáveis conhecidos como bibliotecas. Os administradores podem criar várias bibliotecas com base em qualquer classificação, como nome do departamento, cargo ou equipe e, depois, configurar permissões de usuário dentro da biblioteca para configurar o acesso ao conteúdo com segurança. Os autores atribuem rótulos descritivos, chamados de marcas, que ajudam a classificar e organizar o conteúdo nas bibliotecas. Você pode visualizar uma lista de todo o conteúdo que pertence a uma determinada marca ou filtrar os resultados da pesquisa com base em uma ou mais marcas. O Salesforce CRM Content também fornece bibliotecas privadas, que permitem que os usuários reduzam a desordem na área de trabalho e, ao mesmo tempo, usem recursos de gerenciamento de conteúdo, como pesquisa de documentos e controle de versão.

Pesquisando

O avançado mecanismo de pesquisa do Salesforce CRM Content verifica todo o corpo do documento e as propriedades do conteúdo, como título, descrição, marcas, dados de categorização e nome do autor. É possível filtrar as pesquisas por conteúdo exibido/carregado, formato de arquivo, autor, marcas, bibliotecas ou campos personalizados e visualizar os resultados com diversos níveis de detalhes, oferecendo uma maneira fácil de localizar um conteúdo relevante rapidamente. Se o Chatter estiver ativado para sua organização, você também poderá filtrar os resultados da pesquisa por arquivos do Chatter. Com o gráfico de “barras inteligentes” para downloads, comentários, classificações e assinantes, você pode comparar documentos em um conjunto de resultados de pesquisa.

Inscrição

Depois de localizado, a inscrição no arquivo garante que você receba uma notificação por email quando forem publicadas novas versões ou quando forem feitas alterações nas propriedades do arquivo. Você também pode se inscrever em autores, marcas e bibliotecas e, com isso, reduzir o tempo gasto em pesquisas por conteúdo novo ou atualizado. As notificações por email podem ser enviadas em tempo real ou uma vez por dia, dependendo das suas preferências.

Visualização

No Salesforce CRM Content, não é preciso fazer download de um documento muito grande para visualizá-lo. Se o documento for um arquivo do Microsoft PowerPoint, Word, Excel ou Adobe® PDF, você poderá visualizar o arquivo inteiro no navegador sem fazer download. Alguns aspectos dos arquivos podem não ser exibidos nas visualizações. Não existe visualização para PDFs protegidos contra cópia.

Contribuição

Carregar arquivos novos ou revisados no Salesforce CRM Content é rápido e fácil. Durante o processo de carregamento, você escolhe uma biblioteca e tipo de registro para o arquivo ou link da web, digita uma descrição, atribui uma ou mais marcações e preenche qualquer campo personalizado que possa ajudar a categorizar e definir seu conteúdo. O gerenciamento de versão não requer a manutenção de um registro de entrada e saída de arquivos. Você simplesmente carrega uma nova versão do arquivo e o Salesforce CRM Content mantém uma lista de versões que pode ser acessada na página de detalhes do conteúdo. É possível fazer download de versões anteriores de um arquivo e ler todos os comentários sobre os motivos da alteração que o autor possa ter incluído na nova versão.

Revisão do uso e comentários

O Salesforce CRM Content oferece vários métodos para determinar se o conteúdo é importante para os leitores. Apresentar um conteúdo aumenta sua visibilidade nos resultados da pesquisa. Você pode participar diretamente para melhorar um conteúdo através da votação positiva ou negativa sobre um arquivo, link da Web ou documentos do Google Docs e de comentários. Também é possível ver quem se inscreveu em um arquivo, link da Web ou documento e quantas vezes os arquivos foram descarregado. A guia Relatórios permite que você crie relatórios padrão ou personalizados com dados do Salesforce CRM Content. Se o recurso de entrega de conteúdo estiver habilitado, você poderá enviar conteúdo a colegas, leads e contatos e depois rastrear com que freqüência o conteúdo foi visualizado ou baixado.

Compartilhamento de conteúdo no Salesforce

O Salesforce CRM Content também está integrado a leads, contas, contatos, oportunidades, casos, produtos e objetos personalizados. Se a funcionalidade Salesforce CRM Content estiver ativada, por exemplo, na guia Oportunidades, o Salesforce CRM Content usará os campos da página de detalhes da oportunidade para procurar arquivos que possam ser relevantes à oportunidade. Faça drill down nos resultados da pesquisa, conforme necessário, ou execute sua própria pesquisa e anexe um ou mais arquivos à oportunidade. A versão mais atual do arquivo ficará disponível na página de detalhes durante a vida útil da oportunidade.