Salesforce CRM Content 概觀

Salesforce CRM Content 藉著在下列工作納入使用者易用的功能，進而簡化內容管理：

組織

Salesforce CRM Content 不會將檔案保存在讓內容難以尋找的資料夾中,而是會將檔案儲存在名為文件庫的完整可搜尋檔案存放庫中。管理員可根據任何分類（例如部門名稱、工作功能或小組）建立多個文件庫，然後設定文件庫內的使用者權限以求取內容存取與安全性之間的平衡。作者可指派描述性的標籤（稱為標記），協助分類和組織跨文件庫的內容。您可以檢視屬於特定標記的所有內容清單,或根據標記篩選搜尋結果。Salesforce CRM Content 也提供私人文件庫，可讓使用者藉由使用內容管理的優點 (例如，文件搜尋和版本控制)，而讓桌面不致雜亂無章。

搜尋

強大的 Salesforce CRM Content 搜尋引擎會掃描文件的整個本文，以及標題、描述、標記、分類資料及作者名稱之類的內容。您可以依據特殊內容、檔案格式、作者、標記、文件庫或自訂欄位來篩選搜尋，然後檢視各種詳細等級的結果，以便快速、輕鬆地尋找相關的內容。如果為您的組織啟用Chatter，您也可以根據Chatter檔案來篩選您的搜尋結果。您可以使用下載、註解、等級和訂閱者的「智慧軸」圖形來比較搜尋結果集內的文件。

訂閱

找到檔案後，請訂閱到檔案，確保在發佈新版本或對檔案的內容進行變更時，您都會收到電子郵件通知。您也可以訂閱到作者、標記和文件庫，藉此減少搜尋新內容或更新的內容時所花費的時間。您可以依據偏好，即時接收或每日接收一次通知電子郵件。

預覽

在 Salesforce CRM Content 中，您不需要下載大型文件便可檢視。如果文件為 Microsoft PowerPoint、Word、Excel 或 Adobe® PDF 檔，您無須下載便可以在瀏覽器中預覽整個檔案。檔案的某些層面可能不會顯示在預覽中。無法預覽防拷的 PDF。

投稿

您可以快速、簡單地在 Salesforce CRM Content 中上載全新或修改的檔案。在上載流程中，可選擇檔案或網路連結的文件庫和記錄類型、撰寫描述、指派一個或多個標記，以及填寫有助於分類與定義內容的任何自訂欄位。版本管理不需要移入和移出檔案，您只要上載新版的檔案，Salesforce CRM Content 就會保留一份版本清單，讓您從內容詳細資料頁中存取這份清單。您可以下載舊版的檔案，並閱讀作者可能在新版中加入的所有改版原因註解。

檢閱用法與提供回饋

Salesforce CRM Content 提供數種方法，可判斷內容是否對讀者有用。擁有一部分的內容可提升內容在搜尋結果中的可見性。您可在檔案、網路連結或 Google 文件上進行正評或負評並加入註解，以直接參加內容改善計畫。您也會看見已訂閱到檔案、連結或文件的人員，以及檔案已下載的次數。「報告」索引標籤可讓您在 Salesforce CRM Content 資料上建立標準或自訂的報告。如果已啟用內容傳送功能，您可以將內容傳送給同事、商機與連絡人，並追蹤內容被預覽或下載的頻率。

共用 Salesforce 中的內容

Salesforce CRM Content 也整合了商機、帳戶、連絡人、機會、個案、產品和自訂物件。例如，如果在「機會」索引標籤上啟用 Salesforce CRM Content 功能，Salesforce CRM Content 就會使用機會詳細資料頁的欄位，搜尋可能與該機會相關的檔案。您可在需要時深入研究搜尋結果，或執行您自己的搜尋，然後將一或多個檔案附加到機會。在機會的使用期限內，可在詳細資料頁上使用最新版的檔案。