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將 Google 文件投稿至 Salesforce CRM Content
將 Google 文件新增至 Salesforce 中的文件庫以利用 Salesforce CRM Content 的權限設定功能
必要版本
| 提供版本：Salesforce Classic |
Salesforce CRM Content 適用於下列版本：Contact Manager、Group、Professional、Enterprise、Performance、Unlimited 及 Developer Edition Google 文件適用於所有版本 |
| 需要的使用者權限 | |
|---|---|
| 建立 Google 文件，並將文件連結到 Salesforce CRM Content 文件庫： | 擁有允許投稿內容之文件庫權限的文件庫成員 和 Google Apps 帳戶 |
使用 Google Docs™，可建立和共用隨選文件、簡報和試算表 (Google 文件)，並在與其他使用者一起合作時即時查看變更。使 Google 文件與 Salesforce CRM Content 產生關聯，可允許您從完全索引的單一位置存取所有類型的內容。這也可確保您的 Google 文件收到 Salesforce CRM Content 功能提供的意見及追蹤等益處，例如投票、註解及訂閱。
備註 只有在您的 Salesforce 管理員已啟用「新增 Google 文件至 Salesforce」服務時，「文件庫」索引標籤上的「新增 Google 文件」按鈕才可供使用。
新增 Google 文件至 Salesforce CRM Content 文件庫
- 在「文件庫」索引標籤或文件庫詳細資料頁面，按一下「新增 Google 文件」。如果出現提示，請登入 Google Apps。
- 輸入 Google 文件 URL。
- 按一下「投稿」。
- 輸入標題並選取文件庫。請參閱發佈檔案至文件庫，瞭解有關將內容發佈至文件庫的詳細指示。
- 按一下「發佈」。
備註 開啟 Google 文件時，請記得與組織的其他 Google Apps 使用者共用該文件。只有在其 Google Apps 帳戶中具有 Google 文件存取權的人員，才可以從 Salesforce 開啟文件。
新增現有 Google 文件至 Salesforce CRM Content 文件庫
如果您有現有 Google 文件，您可以將此文件發佈至文件庫：
- 從「文件庫」索引標籤的「新增 Google 文件」下拉式按鈕中，選擇「新增現有的」。此時會顯示 Google 應用程式帳戶中所有 Google 文件的清單。
- 若要限制文件的清單，請輸入搜尋字詞，或選擇只檢視文件、簡報或試算表。
- 選取要新增至 Salesforce CRM Content 的 Google 文件，然後按一下「投稿」。
- 或者，也可以編輯 Google 文件的標題，且/或新增描述。
- 選擇文件庫。如果您不想要將文件新增至公用文件庫中，例如，如果文件正在進行處理，請選擇「儲存至我的私人文件庫」。
- 或者，選擇一種語言。如果多國語言支援已啟用，則將顯示「語言」下拉式清單。如果不選擇語言，Salesforce 會將您的檔案與您個人的語言設定產生關聯。如果使用者限制只能以特定的語言搜尋其內容，則搜尋結果集內只會顯示該語言所相關的內容。
- 若要代表其他作者發佈內容，請從下拉式清單中選擇該作者。
- 標記您的內容。您的標記權限取決於指定給文件庫的標記規則：
- 如果文件庫沒有標記規則，或您的管理員已被指派開啟標記規則，您可以在「標記」欄位中輸入標記。輸入標記時，Salesforce CRM Content 會依據「文件庫」索引標籤的「我的最近標記」清單和「受歡迎的標記」區段來自動建議標記。「投稿」視窗上的「我的最近標記」清單將顯示您最近使用的 20 個標記。若要新增標記，請按一下該標記，將其自動新增到「標記」欄位。
- 如果您的管理員被指派導引標記規則，您就可以從建議的標記清單中選擇標記，或輸入新標記。若要新增建議的標記，請按一下該標記，將其自動新增到「標記」欄位。
- 如果您的管理員被指派限制標記規則，則您必須從建議的標記清單中選擇標記。當您選取標記時，標記將轉變成綠色。
- 您無法變更或刪除標記名稱。您可以從文件中移除標記，但那樣不會刪除標記。
- 標記不區分大小寫。您不能有兩個相同名稱的標記，即使它們使用不同的大寫和小寫字母。務必使用原始標記的大小寫。
- 如果有多種可用的記錄類型，請從下拉式清單中選擇一種類型。記錄類型可決定您可以看到的自訂欄位，讓您在欄位中分類和定義內容。
- 完成自訂欄位後，請按一下「發佈」或「儲存」。
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