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Cargar y reemplazar elementos en la ficha Documentos
Puede almacenar documentos e imágenes en la ficha Documentos sin necesidad de adjuntarlos a registros. Puede usar estos elementos en su organización de Salesforce, como por ejemplo para crear una plantilla de email.
Ediciones necesarias
| Disponible en: Salesforce Classic |
| Disponible en: todas las ediciones |
| Permisos de usuario necesarios | |
|---|---|
| Para cargar nuevos documentos: | Crear en documentos |
| Para reemplazar documentos: | Modificar en documentos |
- En la ficha Documentos, haga clic en Documento nuevo, o en la página de inicio de documento y haga clic en Nuevo junto a Documentos recientes. Si no aparece la opción Documento nuevo, compruebe si posee los permisos adecuados.
- En la página Cargar nuevo documento, especifique un nombre de documento descriptivo. Si desea utilizar el nombre del archivo, deje este campo en blanco. El nombre del archivo aparece al cargar el archivo.
- Si tiene el permiso “Personalizar aplicación”, ingrese un nombre exclusivo que utilizarán la API y los paquetes gestionados.
-
Seleccione una de las siguientes opciones.
Indicar que el documento es interno Cuando la opción está marcada, se agrega una marca al documento indicando que los usuarios que visualicen el documento no deben compartir el archivo fuera de la organización. Marcar esta casilla no fuerza expresamente cualquier reglas de seguridad. Imagen disponible de modo externo Si el documento es una imagen, como un logotipo, no es confidencial. La imagen estará disponible desde plantillas de email HTML sin necesidad de un nombre de usuario y contraseña de Salesforce. Puede utilizarse como icono de ficha personalizada o logotipo de aplicación personalizada, lo cual requiere un nombre de usuario y contraseña de Salesforce para visualizarla. También puede mostrar la imagen como un logotipo personalizado en solicitudes de reunión Las casillas de verificación Indicar que el documento es interno y Imagen disponible de modo externo se excluyen mutuamente; no puede seleccionar las dos a la vez. - Seleccione una carpeta para el documento.
- Ingrese una descripción para utilizar como criterio de búsqueda.
- Ingrese las palabras clave que puede utilizar como criterios de búsqueda.
-
Seleccione un documento o una opción de ruta.
- Para cargar un documento, haga clic en Examinar, seleccione el archivo y haga clic en Abrir.
- Para almacenar un vínculo con el documento, ingrese la ubicación del documento. Escriba una ruta y un nombre de archivo o una dirección URL como: C:\Quotes\quote.doc, \\Server\Departments\Marketing\logo.doc o https://salesforce.com.
- Haga clic en Guardar.
Para hacer referencia a este documento mediante su URL, haga clic con el botón derecho en la imagen y copie la dirección URL. Si usa la dirección URL, hace referencia a la copia de la imagen en el servidor de Salesforce.
- Los documentos guardados como vínculos no se podrán adjuntar a los emails, pero ahorran espacio en la biblioteca de documentos.
- Si su administrador activa la búsqueda de contenido de documentos, Salesforce también realizará una búsqueda de texto completo del documento. Cuando se carga un nuevo documento o se sustituye uno antiguo, su contenido estará disponible para realizar búsquedas.
- Salesforce almacena la fecha de carga más reciente como la fecha de la última modificación.
- Puede cargar documentos que tengan nombres de archivos de hasta 255 caracteres, incluyendo la extensión.
- El tamaño máximo de un documento para cargar es de 255 caracteres. El tamaño máximo para un logotipo de aplicación personalizada es de 20 KB.
- El almacenamiento de archivos que se utiliza en la organización incluye todos los archivos almacenados en la biblioteca de documentos.
- Si el ajuste de seguridad No permitir cargas de HTML como adjuntos o registros de documento está activado para su organización, no podrá cargar los archivos que tengan las siguientes extensiones: .htm, .html, .htt, .htx, .mhtm, .mhtml, .shtm, .shtml, .acgi y .svg.
Sustituir un documento
- Visualice el documento que desea sustituir.
- Haga clic en Reemplazar el documento.
-
Seleccione un documento o una opción de ruta.
- Para cargar una sustitución, haga clic en Examinar, seleccione el archivo y haga clic en Abrir.
- Para almacenar un vínculo con la sustitución, ingrese la ubicación de la sustitución. Escriba una ruta y un nombre de archivo o una dirección URL como: C:\Quotes\quote.doc, \\Server\Departments\Marketing\logo.doc o https://salesforce.com.
- Haga clic en Reemplazar el documento.
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