Eksempel: Diagram over kontoer og doble journaloppføringer

Diagram over kontoer

SmartBytes er et stort firma med flere juridiske enheter. Regnskapsadministratoren oppretter generelle lederkontoer for alle juridiske enheter, og oppretter deretter en listevisning på samme måte som et diagram med kontoer for hver juridiske enhet.

Vær oppmerksom på at administrator definerer regnskapskodene tydelig for å enkelt skille mellom de generelle regnskapskontoene.

Dobbelttransaksjonsbilag

SmartBytes leverer høyteknologitjenester til sine kunder i Europa. Deres regnskapsteam ønsker å opprette transaksjonsbilag automatisk så snart hver fakturalinje er lagt inn, for disse reglene:

• Anerkjenn 80 % av avgiftsbeløpet mot kontoer som kan mottas, og de resterende 20 % mot provisjon.
• Gjenkjenne 100 % av avgiftsbeløpet for salgsavgiftsforpliktelser.

For å oppnå dette aktiverer faktureringsadministratoren funksjonen Opprett transaksjonsbilag for transaksjoner, og kontoer som mottas-administratoren konfigurerer en generell tildelingsregel for regnskapskontoer med filterkriterier og generelle regler for regnskapsloggoppføring.

Kontoer mottatt-administratoren konfigurerer regelen med disse detaljene.

• Transaksjonstype: Fakturalinje
• Juridisk enhet: Europa
• Prioritet: 1

For å bruke denne regelen definerer administratoren disse filterkriteriene.

• Produkt: Programvare
• Invoice Status: Publisert

For å bruke kostnadsbeløpet for transaksjonsbilag definerer administratoren disse generelle regelene for oppføring av ledelsesbilag med en prosentoppdeling på 80 og 20.

• Generell regel 1 for journaloppføring i ledere:
  • Generell konto for debiteringsleder: 01-100-1002 Kontoer som kan mottas
  • Generell lederkonto: 01-200-2001 Utsatt omsetning
  • Transaksjonsbeløp-felt: Charge Amount (Trekk beløp)
  • Prosent: 80
• Generell regel 2 for journaloppføring i ledere:
  • Generell konto for debiteringsleder: 01-100-1012 Kommisjon
  • Generell lederkonto: 01-200-2001 Utsatt omsetning
  • Transaksjonsbeløp-felt: Charge Amount (Trekk beløp)
  • Prosent: 20

For å bruke avgiftsbeløpet for transaksjonsbilag definerer administratoren en annen generell regel for journaloppføring i ledere.

Generell regel 3 for journaloppføring i ledere:

• Generell konto for debiteringsleder: 01-100-1002 Kontoer som kan mottas
• Generell lederkonto: 01-200-2010 Salgsavgiftsforpliktelser
• Transaksjonsbeløp-felt: Skattbeløp
• Prosent: 100

Når den generelle tildelingsregelen for salgsemnekontoer aktiveres, opprettes det umiddelbart én Generell tildelingsregel for salgsemnekontoer-post, to poster for faktureringsbatchfilterkriterier og tre poster for Generell journaloppføringsregel for salgsemnekontoer.

Så snart fakturalinjer er lagt inn, opprettes det fire transaksjonsbilag basert på kostnadsbeløpet, og to transaksjonsbilag opprettes basert på avgiftsbeløpet for hver fakturalinje.

• Det opprettes en transaksjonsjournal for 01-100-1002 Accounts Receivable-kontoen med 80 % av fakturens kostnadsbeløp som belastningsbeløp.
• Det opprettes en transaksjonsjournal for 01-200-2001-kontoen for utsatt omsetning med 80 % av fakturens kostnadsbeløp som kreditbeløp.
• Det opprettes en transaksjonsjournal for 01-100-1012-kommisjonskontoen med 20 % av fakturens kostnadsbeløp som belastningsbeløp.
• Det opprettes en transaksjonsjournal for 01-200-2001-kontoen for utsatt omsetning med 20 % av fakturens kostnadsbeløp som kreditbeløp.
• Det opprettes en transaksjonsjournal for 01-100-1002 Accounts Receivable-kontoen med 100 % av fakturens avgiftsbeløp som belastningsbeløp.
• Det opprettes en transaksjonsjournal for Salgsavgiftsforpliktelser-kontoen 01-200-2010 med 100 % av fakturans totale avgiftsbeløp som kreditbeløp.