Sequenzielle Rechnungs- und Gutschriftsnummernzuweisung

Rechnungs- und Gutschriftsnummernzuweisung

Rechnungs- und Gutschriftsnummern werden basierend darauf zugewiesen, wie Sie Rechnungen und Gutschriften erstellen oder buchen oder Rechnungen aufnehmen. Diese Szenarien zeigen, wann und wie die Rechnungs- und Gutschriftsnummern angewendet werden.

• Setup: Wenn Sie "Mandate Sequence Policy for Posted Invoices" (Richtlinie zur Datumsreihenfolge für gebuchte Rechnungen) aktivieren, muss jeder Rechnungsdatensatz vor der Buchung eine Rechnungsnummer aufweisen. Wenn keine Rechnungsnummer zugewiesen ist, wechselt die Rechnung in den Status "Fehler" oder "Buchung wird ausgeführt". Für den Rechnungsdatensatz mit den Sequenzierungsfehlerdetails wird ein Umsatztransaktionsfehlerprotokoll (RTEL) protokolliert.
• Setup: Wenn Sie "Mandate Sequence Policy for Posted Credit Memos" (Richtlinie zur Datumsreihenfolge für gebuchte Gutschriften) aktivieren, muss jeder Gutschriftsdatensatz vor dem Posten über eine Gutschriftsnummer verfügen. Wenn keine Gutschriftsnummer zugewiesen ist, wechselt die Gutschrift in den Status "Fehler". Für den Gutschriftsdatensatz mit den Sequenzierungsfehlerdetails wird ein Umsatztransaktionsfehlerprotokoll (RTEL) protokolliert.
• Rechnungen generieren: Wenn Sie gebuchte Rechnungen mithilfe der Option "Rechnungen generieren" im Account- oder Auftragsdatensatz oder über die API zur Rechnungserstellung generieren, werden den gebuchten Rechnungen automatisch Rechnungsnummern zugewiesen.
• Rechnungslauf: Wenn Sie einen Rechnungslauf mithilfe der Rechnungs-Batch-Planung planen, werden allen gebuchten Rechnungen automatisch Rechnungsnummern zugewiesen.
• Entwurf zu gepostet: Wenn Sie eine Rechnung buchen, wird ihr automatisch eine Rechnungsnummer zugewiesen.
• Rechnungsvorschau: In Rechnungsvorschauen werden keine tatsächlichen Rechnungsdatensätze erstellt. Daher wird ihnen keine Rechnungsnummer zugewiesen.
• Annullieren einer gebuchten Rechnung: Wenn Sie eine gebuchte Rechnung mit einer Rechnungsnummer annullieren, bleibt die Nummer der annullierten Rechnung zugewiesen und kann nicht erneut einer anderen Rechnung zugewiesen werden.
• Rechnungsaufnahme: Bei einem aufgenommenen Rechnungsentwurf wird während des Buchungsprozesses eine Rechnungsnummer zugewiesen, sofern die Rechnung mit einer eindeutigen aktiven Sequenzrichtlinie übereinstimmt. Wenn eine bereits gebuchte Rechnung aufgenommen wird, bestimmt die Einstellung "Richtlinie für die Mandatsreihenfolge bei gebuchten Rechnungen", ob die Rechnung akzeptiert wird. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, muss in der API-Nutzlast für die Rechnungsaufnahme eine bereits vorhandene Rechnungsnummer angegeben werden, da das System keine generiert. Wenn Sie diese Einstellung deaktivieren, wird sogar eine erfasste gebuchte Rechnung ohne Rechnungsnummer akzeptiert.

Hinweis In folgenden Fällen wird keine Rechnungsnummer zugewiesen:

• Mehrere aktive Sequenzrichtlinien stimmen mit demselben Rechnungsdatensatz überein.
• Es stimmen keine aktiven Sequenzrichtlinien mit der Rechnung überein.

Sequenzlückenabstimmung

Wenn Sie die lückenlose Sequenz in der Sequenzrichtlinie erzwingen, erstellt das System einen Datensatz für die Sequenzlückenabstimmung, wenn Lücken in der Sequenz eingeführt werden. Die Sequenzlückenabstimmung gilt nur für Sequenzen ohne Lücke, bei denen nicht zugewiesene Lücken in der Sequenz übereinstimmenden Zielobjektdatensätzen neu zugewiesen werden, sodass die Sequenz kontinuierlich bleibt.

Alle 24 Stunden sucht ein geplanter Auftrag für die Lückenabstimmung nach Lücken in den aktiven Richtlinien für die lückenlose Sequenz und speichert alle fehlenden Sequenzwerte im Datensatz für die Sequenzlückenabstimmung. Bei Bedarf können Sie die API "Sequenzen zuweisen" auch manuell auslösen, um die Sequenzlückenabstimmungsfunktion auszuführen.

Hier einige Szenarien, die zu Lücken führen könnten:

• Jeder Fehler tritt während der laufenden Nummernzuweisung auf.
• Eine Rechnung mit einer einer Sequenzrichtlinie zugeordneten Rechnungsnummer wird gelöscht. Ebenso wird eine Gutschrift mit einer Gutschriftsnummer gelöscht, die einer Sequenzrichtlinie zugeordnet ist.

Hinweis Wenn die Rechnung oder die Gutschrift mit der Rechnungs- oder Gutschriftsnummer gelöscht wird, befindet sich der entsprechende Datensatz im Status "Blockiert", sodass er nicht erneut zugewiesen wird. Der Datensatz befindet sich im Status "Nicht zugewiesen", wenn die Zuweisung der Sequenznummer für eine Rechnung oder Gutschrift fehlschlägt.

Wenn Sie die Details zu diesen Lücken anzeigen möchten, suchen Sie im App Launcher nach Sequenzlückenabstimmung und wählen Sie diese Option aus.