順次請求書 およびクレジットメモ番号の割り当て

請求書およびクレジットメモ番号の割り当て

請求書およびクレジットメモ番号は、請求書およびクレジットメモの作成方法または転記方法、または請求書の取り込み方法に基づいて割り当てられます。次のシナリオは、請求書番号とクレジットメモ番号が適用されるタイミングと方法を示しています。

• 設定: [Mandate Sequence Policy for Posted Invoices (転記済み請求書のシーケンスポリシーを義務付け)] を有効にする場合、転記する前にすべての請求書レコードに請求書番号を付ける必要があります。請求書番号が割り当てられていない場合、請求書の状況は [エラー] または [転記処理中] になります。シーケンスエラーの詳細を含む請求書レコードの収益トランザクションエラーログ (RTEL) が記録されます。
• 設定: [転記済みクレジットメモの順序ポリシーを強制] を有効にすると、転記する前にすべてのクレジットメモレコードにクレジットメモ番号を付ける必要があります。クレジットメモ番号が割り当てられていない場合、クレジットメモは [エラー] 状況に移行します。シーケンスエラーの詳細を含むクレジットメモレコードの収益トランザクションエラーログ (RTEL) が記録されます。
• 請求書を生成: 取引先または注文レコードの [請求書を生成] オプションを使用するか、請求書生成 API を使用して転記済み請求書を生成すると、転記済み請求書に自動的に請求書番号が割り当てられます。
• 請求書の実行: 請求バッチスケジューラーを使用して請求書の実行をスケジュールすると、すべての転記済み請求書に請求書番号が自動的に割り当てられます。
• Draft to Posted (ドラフトから転記済み): 請求書を転記すると、請求書番号が自動的に割り当てられます。
• 請求書のプレビュー: 請求書のプレビューでは実際の請求書レコードが作成されないため、請求書番号は割り当てられません。
• 転記済み請求書の取り消し: 請求書番号のある転記済み請求書を取り消した場合、その番号は取り消された請求書に割り当てられたままになり、別の請求書に再割り当てすることはできません。
• 請求書の取り込み: 取り込まれたドラフト請求書の場合、請求書が一意の有効な順序ポリシーに従っていれば、転記プロセス中に請求書番号が割り当てられます。すでに転記された請求書が取り込まれると、[転記された請求書の順序ポリシーを義務付け] 設定によって請求書を受け入れるかどうかが決まります。この設定を有効にすると、請求書取り込み API ペイロードで既存の請求書番号を指定する必要があります。これは、システムで請求書番号は生成されないためです。この設定を無効にすると、請求書番号のない取り込まれた転記済み請求書でも受け入れられます。

メモ 次の場合、請求書番号は割り当てられません。

• 複数の有効なシーケンスポリシーが同じ請求書レコードに一致する。
• 請求書に一致する有効なシーケンスポリシーがありません。

シーケンスギャップ調整

順序ポリシーでギャップのない順序を適用すると、順序にギャップがある場合、システムによってシーケンスギャップ調整レコードが作成されます。シーケンスギャップ調整は、シーケンスの未割り当てのギャップが一致する対象オブジェクトレコードに再割り当てされ、シーケンスが連続しているギャップのないシーケンスにのみ適用されます。

ギャップ調整スケジュール済みジョブでは、24 時間ごとに有効なギャップのない順序ポリシーのギャップが検索され、シーケンスギャップ調整レコードに欠落している順序値が保存されます。必要に応じて、[Assign Sequences (シーケンスを割り当て)] API を手動でトリガーして、シーケンスギャップ調整機能を実行することもできます。

ギャップが生じる可能性があるシナリオを次に示します。

• 連番の割り当て中にエラーが発生します。
• シーケンスポリシーに関連付けられた請求書番号の請求書が削除される。同様に、シーケンスポリシーに関連付けられたクレジットメモ番号を持つクレジットメモは削除されます。

メモ 請求書番号またはクレジットメモ番号を持つ請求書またはクレジットメモが削除された場合、対応するレコードは再割り当てされないように [ブロック済み] 状況になります。請求書またはクレジットメモの連番の割り当てに失敗した場合、レコードの状況は [未割り当て] になります。

これらのギャップの詳細を表示するには、アプリケーションランチャーで、[Sequence Gap Reconciliation] を見つけて選択します。