Toewijzing van opeenvolgende factuur- en kredietmemonummers

Factuur- en kredietmemonummertoewijzing

Factuur- en kredietmemonummers worden toegewezen op basis van de manier waarop u facturen en kredietmemo's maakt of post, of facturen opneemt. Deze scenario's laten zien wanneer en hoe de factuur- en kredietmemonummers worden toegepast.

• Setup: Als u Mandatenvolgordebeleid voor geposte facturen inschakelt, moet elke factuurrecord een factuurnummer hebben voordat u post. Als er geen factuurnummer wordt toegewezen, krijgt de factuur de status Fout of Bezig met posten. Er wordt een foutenlogboek voor omzettransacties (RTEL) vastgelegd voor de factuurrecord met de details van de volgordefout.
• Setup: Als u Mandatenvolgordebeleid voor geposte kredietmemo's inschakelt, moet elke kredietmemorecord een kredietmemonummer hebben voordat u post. Als er geen kredietmemonummer wordt toegewezen, krijgt de kredietmemo de status Fout. Er wordt een foutenlogboek voor omzettransacties (RTEL) vastgelegd voor de kredietmemorecord met de details van de volgordefout.
• Facturen genereren: Wanneer u geposte facturen genereert met behulp van de optie Facturen genereren voor account- of orderrecord of via de API Factuur genereren, worden factuurnummers automatisch toegewezen aan de geposte facturen.
• Kredietmemo genereren: Wanneer u een kredietmemo genereert met behulp van de Zelfstandige kredietmemo-API, de Nietige kredietmemo-API, de API Een conceptmemo posten, de API Kredietmemo maken en toepassen of de API Negatieve factuurlijnen voor kredietconversie, wordt automatisch een kredietmemonummer toegewezen als de kredietmemo wordt gepost en overeenkomt met een uniek actief volgordebeleid.
• Factuuruitvoering: Wanneer u een factuuruitvoering plant met behulp van de Billing Batch Scheduler, worden factuurnummers automatisch toegewezen aan alle geposte facturen.
• Concept naar gepost: Wanneer u een factuur of kredietmemo post, wordt hieraan automatisch een factuur- of kredietmemonummer toegewezen.
• Voorbeeld van facturen: Factuurvoorbeelden maken geen feitelijke factuurrecords, waardoor er geen factuurnummer aan wordt toegewezen.
• Een geposte factuur ongeldig maken: Als u een geposte factuur met een factuurnummer nietig maakt, blijft het nummer toegewezen aan de nietige factuur en kan het niet opnieuw worden toegewezen aan een andere factuur. Aan de kredietmemo die is gemaakt om de factuur nietig te maken, wordt niet automatisch een kredietmemonummer toegewezen. De reden hiervoor is dat de kredietmemo overgaat van een status in behandeling naar een status nietig zonder ooit te zijn gepost. Gebruik voor het toewijzen van een volgnummer aan deze kredietmemo de API Volgordetoewijzing.
• Een geposte kredietmemo ongeldig maken: Als u een geposte kredietmemo met een kredietmemonummer nietig maakt, blijft het nummer toegewezen aan de nietige kredietmemo en kan het niet opnieuw worden toegewezen aan een andere kredietmemo. Aan de kredietmemo die wordt gegenereerd als gevolg van de nietige bewerking, wordt geen kredietmemonummer toegewezen, omdat deze niet wordt gepost via de standaardstroom voor posten.
• Factuuropname: Voor een opgenomen conceptfactuur wordt tijdens het boekingsproces een factuurnummer toegewezen, op voorwaarde dat de factuur overeenkomt met een uniek actief volgordebeleid. Wanneer een reeds geposte factuur wordt opgenomen, bepaalt de instelling Mandaatvolgordebeleid voor geposte facturen of de factuur wordt geaccepteerd. Als u deze instelling inschakelt, moet er een reeds bestaand factuurnummer worden opgegeven in de payload van de Invoice Ingestion API, aangezien het systeem er geen genereert. Als u deze instelling uitschakelt, wordt zelfs een opgenomen geposte factuur zonder factuurnummer geaccepteerd.

Opmerking Een factuurnummer wordt niet toegekend als:

• Meerdere actieve volgordebeleidsvormen komen overeen met dezelfde factuurrecord.
• Geen actief volgordebeleid komt overeen met de factuur.

Afstemming van volgordehiaten

Wanneer u een volgorde zonder hiaten afdwingt in het volgordebeleid, maakt het systeem een record Afstemming van volgordehiaten als er hiaten in de volgorde worden geïntroduceerd. Afstemming van volgordehiaten is alleen van toepassing op reeksen zonder hiaten, waarbij niet-toegewezen hiaten in de reeks opnieuw worden toegewezen aan overeenkomende doelobjectrecords, zodat de reeks continu blijft.

Elke 24 uur zoekt een geplande taak voor hiatenafstemming naar hiaten in het actieve beleid voor hiatenloze reeksen en slaat ontbrekende reekswaarden op in de record Afstemming van volgordehiaten. Indien nodig kunt u de API Sequences handmatig toewijzen activeren om de afstemmingsfunctie voor sequence gap uit te voeren.

Hier zijn enkele scenario's die kunnen leiden tot hiaten:

• Elke fout treedt op tijdens de toewijzing van een volgnummer.
• Een factuur met een factuurnummer dat is gekoppeld aan een volgordebeleid, wordt verwijderd. Op soortgelijke wijze wordt een kredietmemo met een kredietmemonummer dat is gekoppeld aan een reeksbeleid, verwijderd.

Opmerking Als de factuur of de kredietmemo met het factuur- of kredietmemonummer wordt verwijderd, heeft de corresponderende record de status Geblokkeerd, zodat deze niet opnieuw wordt toegewezen. De record heeft de status Niet-toegewezen als de toewijzing van een volgnummer voor een factuur of kredietmemo mislukt.

Als u de details over deze hiaten wilt zien, zoekt en selecteert u vanuit de Appstarter Afstemming van volgordehiaten.