Tilldelning av sekventiell faktura och kreditnotanummer

Tilldelning av faktura- och kreditnotanummer

Faktura- och kreditnotor tilldelas baserat på hur du skapar eller publicerar fakturor och kreditnotor, eller tar in fakturor. Dessa scenarion visar när och hur faktura- och kreditnotanummer tillämpas.

• Inställningar: Om du slår på Mandatsekvenspolicy för publicerade fakturor måste varje fakturapost ha ett fakturanummer innan du gör ett inlägg. Om inget fakturanummer har tilldelats flyttas fakturan till statusen Fel eller Pågående inlägg. En fellogg för intäktstransaktion (RTEL) loggas för fakturaposten med detaljerna om sekvenseringsfelet.
• Inställningar: Om du slår på Mandatsekvenspolicy för publicerade kreditnotor måste varje kreditnotapost ha ett kreditnotanummer innan du gör ett inlägg. Om inget kreditnotanummer har tilldelats flyttas kreditnotan till Felstatus. En fellogg för intäktstransaktion (RTEL) loggas för posten Kreditnota med detaljerna om sekvenseringsfelet.
• Skapa fakturor: När du skapar bokförda fakturor med hjälp av alternativet Skapa fakturor i posten Konto eller Order, eller via API för fakturaskapande, tilldelas fakturanummer automatiskt till de bokförda fakturorna.
• Skapa kreditnota: När du skapar en kreditnota genom att använda Fristående kreditnota API, Void Credit Memo API, Post a Draft Memo API, Skapa och tillämpa kreditnota API eller Negativa fakturarader till kreditkonvertering API tilldelas ett kreditnotanummer automatiskt om kreditnotan publiceras och matchar en unik aktiv sekvenspolicy.
• Fakturakörning: När du schemalägger en fakturakörning med hjälp av Schemaläggaren för faktureringssats tilldelas fakturanummer automatiskt till alla publicerade fakturor.
• Utkast till publicerat: När du publicerar en faktura eller en kreditnota tilldelas den automatiskt ett faktura- eller kreditnotanummer.
• Förhandsgranska fakturor: Fakturaförhandsvisningar skapar inte faktiska fakturaposter, så inget fakturanummer tilldelas dem.
• Annullera en postad faktura: Om du annullerar en publicerad faktura med ett fakturanummer förblir numret tilldelat till den annullerade fakturan och kan inte återtilldelas till en annan faktura. Kreditnotan som skapas för att ogiltigförklara fakturan tilldelas inte automatiskt ett kreditnotanummer. Detta på grund av att kreditnotan övergår från en väntande status till en annullerad status utan att någonsin publiceras. För att tilldela ett sekventiellt nummer till denna kreditnota, använd Sequence Assignment API.
• Annullera en upplagd kreditnota: Om du annullerar en publicerad kreditnota med ett kreditnotanummer förblir numret tilldelat till den annullerade kreditnotan och kan inte omtilldelas till en annan kreditnota. Kreditnotan som skapas som ett resultat av void-åtgärden tilldelas inte ett kreditnotanummer eftersom den inte publiceras genom standardinläggsflödet.
• Fakturaintag: För en intagen fakturautkast tilldelas ett fakturanummer under postprocessen, förutsatt att fakturan följer en unik aktiv sekvenspolicy. När en redan publicerad faktura intas avgör inställningen Policy för mandatsekvens för publicerade fakturor om fakturan accepteras. Om du aktiverar denna inställning måste ett befintligt fakturanummer anges i API-belastningen för fakturaintag, eftersom systemet inte kommer att skapa något. Om du inaktiverar denna inställning accepteras även en intagen postad faktura utan ett fakturanummer.

Anteckning Ett fakturanummer tilldelas inte om:

• Flera aktiva sekvenspolicyer matchar samma fakturapost.
• Inga aktiva sekvenspolicyer matchar fakturan.

Avstämning av sekvensgap

När du tillämpar mellanrumsfri sekvens i sekvenspolicyn skapar systemet en post för Avstämning av sekvensgap om några mellanrum introduceras i sekvensen. Avstämning av sekvensgap gäller endast för sekvenser utan mellanrum, där otilldelade luckor i sekvensen omtilldelas till matchande målobjektposter så att sekvensen förblir kontinuerlig.

Var 24:e timme letar ett schemalagt jobb för avstämning av mellanrum efter luckor i de aktiva policyerna för sekvens utan mellanrum och lagrar eventuella saknade sekvensvärden i posten Avstämning av sekvensgap. Om det behövs kan du även utlösa Tilldela sekvenser API manuellt för att köra funktionen Avstämning av sekvensgap.

Här är några scenarion som kan resultera i luckor:

• Alla fel inträffar under tilldelning av löpnummer.
• En faktura med ett fakturanummer associerat med en sekvenspolicy tas bort. På samma sätt tas en kreditnota med ett kreditnotanummer associerat med en sekvenspolicy bort.

Anteckning Om fakturan eller kreditnotan med faktura- eller kreditnotanumret tas bort har motsvarande post status Blockerad så att den inte omtilldelas. Posten har statusen Otilldelad om tilldelning av sekvensnummer misslyckas för en faktura eller en kreditnota.

För att se detaljerna om dessa luckor: i Appstartaren, hitta och välj Avstämning av sekvensluckor.