Automatische conversie van negatieve factuurlijnen naar kredietmemolijnen

Procesoverzicht

Wanneer uw beheerder Facturering de voorziening Negatieve factuurlijnen converteren naar kredietmemolijnen inschakelt, converteert het systeem negatieve factuurlijnen automatisch naar kredietmemolijnen. De geconverteerde kredietmemo's worden vervolgens toegepast op de geposte factuur die de negatieve regels had.

Voorwaarden voor conversie

Negatieve factuurlijnen worden automatisch geconverteerd naar kredietmemolijnen wanneer aan deze voorwaarden wordt voldaan:

• De negatieve factuurregels zijn voor geposte facturen.
• De negatieve factuurlijnen zijn niet eerder geconverteerd naar kredietmemo's.

Details van geconverteerd bedrag

Het geconverteerde bedrag voor elke factuurlijn wordt opgeslagen in het veld Geconverteerd negatief bedrag ervan en het totale geconverteerde bedrag voor de factuur wordt opgeslagen in het veld Totaal geconverteerd negatief bedrag ervan.

Toepassing van geconverteerde kredietmemo's op facturen

Nadat negatieve regels van een factuur zijn geconverteerd en er een saldo op die factuur resteert, worden de geconverteerde kredietmemo's erop toegepast. Het toegepaste kredietbedrag is het kleinste van het saldo van de factuur of het saldo van de kredietmemo.

Als het saldo van de kredietmemo groter is dan het saldo van de factuur, zal de kredietmemo de factuur volledig voldoen. Het resterende saldo van de kredietmemo moet vervolgens handmatig worden toegepast op andere facturen.

Zakelijke gebruikscase: Negatieve factuurlijnen converteren wanneer de hoeveelheid van een product wordt gereduceerd

U wijzigt de order van een klant om het aantal SaaS-abonnementen te verlagen van 4 naar 3. Deze reductie leidt tot een gewijzigd orderproduct met een prijs van -$ 100.

• De volgende keer dat u een factuur voor deze order genereert, wordt er een factuurlijn gemaakt met een bedrag van -$ 100.
• Als Negatieve factuurlijnen converteren naar kredietmemolijnen is ingeschakeld, wordt deze negatieve factuurlijn automatisch geconverteerd naar een kredietmemolijn binnen een nieuwe, geposte kredietmemo.
• De nieuwe kredietmemolijn heeft een regelbedrag van $ 100.
• Het saldo van deze kredietmemo van € 100 wordt toegepast op de oorspronkelijke factuur, waardoor het saldo wordt verlaagd van € 400 naar € 300.