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Spesenverwaltung

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Spesenverwaltung

Überwachen und verwalten Sie die Finanzausgaben in Bezug auf ein Ereignis durch Ausgabentypen, geschätzte und tatsächliche Ausgaben sowie Ausgabenzuteilungen.

Erforderliche Editionen

Verfügbarkeit: Lightning Experience
Verfügbarkeit: Enterprise und Unlimited Edition mit Life Sciences Cloud, der Add-On-Lizenz "Life Sciences Cloud für Kundenengagement" und dem verwalteten Paket "Life Sciences Customer Engagement".
Erforderliche Benutzerberechtigungen
Erstellen einer Registerkarte: Berechtigungssatz "Commercial Admin" (Handelsadministrator für Biowissenschaften)
Konfigurieren von Ausgabentypen: Berechtigungssatz "Ereignisverwaltung"

Unterstützen Sie Organisationen bei der Verfolgung von Ausgaben in zwei Phasen:

  • Geschätzte Ausgaben: Bewerten Sie die Ereignisausgaben anhand der projizierten Zahlen.
  • Tatsächliche Ausgaben: Melden Sie die tatsächlichen Kosten eines Ereignisses und teilen Sie den Kostenbetrag den Teilnehmern zu.

Die Mittelzuteilung kann über gleichmäßige und ungleichmäßige Verteilungsmodi erfolgen. Benutzer haben die Möglichkeit, die Ausgaben auf alle Teilnehmer gleichmäßig aufzuteilen oder unterschiedliche Beträge manuell auf den Teilnehmer zu verteilen, je nach ihrer individuellen Nutzung.

Ungleichmäßiger Zuteilungsmodus

Wenn die Teilzuteilung aktiviert ist, können die zugeteilten Gesamtkosten kleiner sein als der tatsächliche Ausgabenbetrag (Zuteilung), die zugeteilten Gesamtkosten können jedoch nicht größer sein als der tatsächliche Ausgabenbetrag (Zuteilung). Die Teilzuteilung wird über das boolesche Feld "Teilzuteilung zulassen" in den Konfigurationen der Administratorkonsole auf Profilebene gesteuert.

Wenn die Teilzuteilung nicht aktiviert ist, müssen die zugeteilten Gesamtkosten dem tatsächlichen Ausgabenbetrag entsprechen.

Gleichmäßiger Zuteilungsmodus

Bei einer gleichmäßigen Zuteilung entspricht die Gesamtbetragszuteilung immer dem Spesenbetrag.

Voraussetzungen

  • Stellen Sie sicher, dass der Benutzer über Erstell-, Bearbeitungs- und Löschzugriff auf die ExpenseParticipant-Datensätze verfügt. Wenn der Benutzer nur Lesezugriff hat, kann er nur den Datensatz anzeigen.
  • Erstellen Sie Feldsets, um den Filter "Spesenarten" und die Suchbedingungen einzugrenzen.
    • Feldset "Spesentypsuche"
    • Feldset für die Anzeige des Spesentyps
  • Aktivieren Sie die folgenden Administratorkonsolenkonfigurationen.
    • Hinzufügen von Belegen zu Spesenaufzeichnungen: Diese Einstellung zeigt die Option "Notizen und Anhänge" neben jeder Spesenzeile an.
    • Teilkostenzuteilung zulassen: Geben Sie Benutzern die Flexibilität, Ausgaben in Fragmenten und nicht als Ganzes zuzuteilen.
    • Umschalten des Filters vom Typ "Systemgenerierte Ausgaben": Geben Sie Benutzern die Möglichkeit, den vom System generierten Ausgabentypfilter bei Bedarf zu entfernen.
  • Aktivieren Sie in der Administratorkonsole auf der Seite "Anwendungseinstellungen" der mobilen Kachel das Kontrollkästchen Erweiterte Suche für Nachschlagevorgänge aktivieren, um Ausgabentypen mithilfe von Bedingungen für die erweiterte Suche und Filterung anzuzeigen und hinzuzufügen. Wenn Sie diese Einstellung deaktivieren, werden alle Ausgabentypen angezeigt, die zum Zeitpunkt der Suche nach hinzuzufügenden Ausgabentypen in Ihrer Organisation verfügbar waren.

Erstellen einer Registerkarte "Spesen" für das Ereignis

Erstellen Sie eine Registerkarte, um die benutzerdefinierte Komponente "Ausgabenverwaltung" auf der Datensatzseite "Verwaltetes Ereignis" hinzuzufügen, damit Benutzer Ereignisausgaben schnell erfassen können.

  1. Suchen Sie im App Launcher nach Verwaltete Ereignisse und wählen Sie diese Option aus.
  2. Wählen Sie einen Datensatz aus.
  3. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Zahnrad und wählen Sie dann Seite bearbeiten aus.
  4. Klicken Sie auf die Registerkartenkomponente der Seite.
  5. Nehmen Sie im Eigenschaftenbereich die folgenden Änderungen vor.
    1. Klicken Sie auf Registerkarte hinzufügen.
      Die Registerkarte "Details" wird standardmäßig hinzugefügt.
    2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Details".
      Das Fenster "Registerkartenbezeichnung" wird angezeigt.
    3. Wählen Sie unter "Registerkartenbezeichnung" die Option Benutzerdefiniert aus.
    4. Geben Sie unter "Benutzerdefinierte Bezeichnung" den Text Spesen ein.
    5. Speichern und aktivieren Sie Ihre Änderungen.
  6. Klicken Sie im bearbeitbaren Teil der Seite auf die Registerkarte "Spesen".
  7. Verschieben Sie die benutzerdefinierte Komponente "Spesenverwaltung" auf die Registerkarte "Spesen".
  8. Speichern und aktivieren Sie Ihre Änderungen.

Erstellen eines Ausgabentyps für geschätzte Ausgaben

Optimieren Sie die Ausgabenplanung, indem Sie die verschiedenen Kategorien definieren, in denen die geschätzten Kosten für ein Ereignis anfallen.

Erstellen Sie einen Ausgabentyp für geschätzte Ausgaben. Stellen Sie sicher, dass das Feld "Übergeordneter Ausgabentyp" leer gelassen wird.

  1. Suchen Sie im App Launcher Spesenarten und wählen Sie diese Option aus.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Fügen Sie einen Namen für die Spesenart hinzu, beispielsweise Lebensmittel.
  4. Wählen Sie unter "Spesenverfügbarkeitstyp" die Option Verwaltetes Ereignis aus.
  5. Geben Sie das Start- und Enddatum des Inkrafttretens ein.
  6. Wählen Sie für "Klassifizierung" die Option Geschätzt aus.
  7. Wählen Sie In Cap enthalten aus, um Geldmengenobergrenzen für die Ausgaben zu erzwingen.
  8. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Erstellen eines Ausgabentyps für tatsächliche Ausgaben

Erstellen Sie einen Ausgabentyp für die tatsächlichen Ausgaben. Ordnen Sie die tatsächlichen Kosten dem übergeordneten Datensatz vom Typ "Geschätzte Kosten" zu.

  1. Suchen Sie im App Launcher Spesenarten und wählen Sie diese Option aus.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Fügen Sie einen Namen für die übergeordnete Ausgabenart hinzu, beispielsweise Lebensmittel und Getränke.
  4. Wählen Sie unter "Spesenverfügbarkeitstyp" die Option Verwaltetes Ereignis aus.
  5. Geben Sie das Start- und Enddatum des Inkrafttretens ein.
  6. Wählen Sie für "Übergeordneter Ausgabentyp" den Datensatz für den Ausgabentyp für die geschätzten Ausgaben aus.
  7. Wählen Sie für "Klassifizierung" die Option Ist aus.
  8. Wählen Sie einen Zuteilungstyp aus.
  9. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Siehe auch:

 
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