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GestiĆ³n de gastos

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GestiĆ³n de gastos

Monitoree y gestione gastos financieros relacionados con un evento a travƩs de tipos de gastos, gastos estimados y reales y asignaciones de gastos.

Ediciones necesarias

Disponible en: Lightning Experience
Disponible en: Ediciones Enterprise y Unlimited con licencia complementaria Life Sciences Cloud, Life Sciences Cloud para Customer Engagement y el paquete gestionado Life Sciences Customer Engagement.
Permisos de usuario necesarios
Para crear una ficha: Conjunto de permisos Administrador comercial de Ciencias de la vida
Para configurar tipos de gastos: Conjunto de permisos GestiĆ³n de eventos

Ayude a las organizaciones a realizar un seguimiento de los gastos en dos etapas:

  • Gastos estimados: EvalĆŗe los gastos de eventos basĆ”ndose en nĆŗmeros proyectados.
  • Gastos reales: Reporte los costos reales de un evento y asigne el importe del gasto a los participantes.

La asignaciĆ³n de fondos puede realizarse a travĆ©s de modos de distribuciĆ³n uniformes y desiguales. Los usuarios tienen la opciĆ³n de asignar los gastos equitativamente a todos los participantes, o de distribuir manualmente diferentes importes al participante, basĆ”ndose en sus usos individuales.

Modo de asignaciĆ³n desigual

Si la asignaciĆ³n parcial estĆ” activada, el costo total asignado puede ser inferior al importe de gasto real (subasignaciĆ³n), pero el costo total asignado no puede ser superior al importe de gasto real (sobreasignaciĆ³n). La asignaciĆ³n parcial se controla a travĆ©s del campo booleano Permitir asignaciĆ³n de gastos parcial en las configuraciones de la consola de administrador a nivel de perfil.

Si la asignaciĆ³n parcial no estĆ” activada, el costo total asignado debe ser igual al importe de gasto real.

Modo de asignaciĆ³n uniforme

En caso de asignaciĆ³n uniforme, la asignaciĆ³n de importe total siempre es igual al importe de gasto.

Requisitos

  • AsegĆŗrese de que el usuario tiene acceso de creaciĆ³n, modificaciĆ³n y eliminaciĆ³n a los registros ExpenseParticipant. Si el usuario solo tiene acceso de lectura, solo puede ver el registro.
  • Cree conjuntos de campos para ajustar el filtro Tipos de gastos y las condiciones de bĆŗsqueda.
    • Conjunto de campos de bĆŗsqueda de tipo de gasto
    • Conjunto de campos de visualizaciĆ³n de tipo de gasto
  • Active las siguientes configuraciones de la consola de administraciĆ³n.
    • Agregue recibos a registros de gastos: Este parĆ”metro muestra la opciĆ³n Notas y archivos adjuntos junto a cada fila de gastos.
    • Permitir la asignaciĆ³n parcial de gastos: Proporcione a los usuarios la flexibilidad de asignar gastos en fragmentos en vez de como un todo.
    • Cambie el filtro de tipo de gasto generado por el sistema: Proporcione a los usuarios la opciĆ³n de eliminar el filtro de tipo de gasto generado por el sistema si es necesario.
  • Para ver y agregar tipos de gastos utilizando condiciones de filtro y bĆŗsqueda avanzadas, seleccione la casilla de verificaciĆ³n Activar bĆŗsqueda avanzada para bĆŗsquedas desde la pĆ”gina ConfiguraciĆ³n de aplicaciĆ³n del mosaico MĆ³vil en la consola de administrador. Si anula la selecciĆ³n de este parĆ”metro, verĆ” todos los tipos de gastos disponibles en su organizaciĆ³n en el momento de buscar tipos de gastos para agregar.

Crear una ficha Gasto para el evento

Para ayudar los usuarios a registrar rĆ”pidamente gastos de eventos, cree una ficha para agregar el componente personalizado GestiĆ³n de gastos en la pĆ”gina de registro Evento gestionado.

  1. Desde el Iniciador de aplicaciĆ³n, busque y seleccione Eventos gestionados.
  2. Seleccione un registro.
  3. En la esquina superior derecha de la pƔgina, haga clic en Equipo y luego seleccione Modificar pƔgina.
  4. Haga clic en el componente de fichas de la pƔgina.
  5. En el panel Propiedades, realice los siguientes cambios.
    1. Haga clic en Agregar ficha.
      Se agrega una ficha Detalles de forma predeterminada.
    2. Haga clic en en la ficha Detalles.
      AparecerĆ” la ventana Etiqueta de ficha.
    3. En Etiqueta de ficha, seleccione Personalizado.
    4. En Etiqueta personalizada, ingrese Gastos.
    5. Guarde y active sus cambios.
  6. Haga clic en en la ficha Gasto en la parte modificable de la pƔgina.
  7. Mueva el componente personalizado GestiĆ³n de gastos a la ficha Gastos.
  8. Guarde y active sus cambios.

Crear un tipo de gasto para gastos estimados

Simplifique la planificaciĆ³n de gastos definiendo las diferentes categorĆ­as en las que se estima que se producirĆ”n costos para un evento.

Cree un tipo de gasto para gastos estimados. AsegĆŗrese de que el campo Tipo de gasto principal se deja en blanco.

  1. Desde el Iniciador de aplicaciĆ³n, busque y seleccione Tipos de gastos.
  2. Haga clic en Nuevo.
  3. Agregue un nombre para el tipo de gasto, como Comida.
  4. En Tipo de disponibilidad de gastos, seleccione Evento gestionado.
  5. Ingrese las fechas de inicio y finalizaciĆ³n efectivas.
  6. Para ClasificaciĆ³n, seleccione Estimado.
  7. Para aplicar lĆ­mites monetarios para el gasto, seleccione Incluido en lĆ­mite.
  8. Guarde sus cambios.

Crear un tipo de gasto para gastos reales

Cree un tipo de gasto para gastos reales. Asocie el gasto real con el registro de tipo de gasto Estimado principal.

  1. Desde el Iniciador de aplicaciĆ³n, busque y seleccione Tipos de gastos.
  2. Haga clic en Nuevo.
  3. Agregue un nombre para el tipo de gasto principal, como Comida y bebida.
  4. En Tipo de disponibilidad de gastos, seleccione Evento gestionado.
  5. Ingrese las fechas de inicio y finalizaciĆ³n efectivas.
  6. Para Tipo de gasto principal, seleccione el registro de tipo de gasto para el gasto estimado.
  7. Para ClasificaciĆ³n, seleccione Real.
  8. Seleccione un tipo de asignaciĆ³n.
  9. Guarde sus cambios.

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