Gestione delle spese
Monitorare e gestire le spese finanziarie correlate a un evento tramite tipi di spesa, spese stimate ed effettive e allocazioni di spesa.
Versioni (Edition) richieste
| Disponibile nelle versioni: Lightning Experience |
| Disponibile in: Enterprise Edition e Unlimited Edition con licenza aggiuntiva Life Sciences Cloud per Customer Engagement e pacchetto gestito Life Sciences Customer Engagement. |
| Autorizzazioni utente necessarie | |
|---|---|
| Per creare una scheda: | Insieme di autorizzazioni Life Sciences Commercial Admin |
| Per configurare i tipi di spesa: | Insieme di autorizzazioni Gestione eventi |
Aiutare le organizzazioni a tenere traccia delle spese in due fasi:
- Spese stimate: Valutare la spesa per l'evento in base ai numeri previsti.
- Spese effettive: Segnalare i costi effettivi di un evento e allocare l'ammontare della spesa ai partecipanti.
L'allocazione dei fondi può avvenire in modalità di distribuzione pari e non uniforme. Gli utenti hanno la possibilità di allocare le spese equamente a tutti i partecipanti o di distribuire manualmente importi diversi al partecipante, in base ai loro utilizzi individuali.
Modalità allocazione irregolare
Se è abilitata l'allocazione parziale, il costo totale allocato può essere inferiore all'ammontare effettivo della spesa (sottoallocazione), ma il costo totale allocato non può essere superiore all'ammontare effettivo della spesa (sovraallocazione). L'allocazione parziale è controllata tramite il campo booleano Consenti allocazione parziale delle spese nelle configurazioni della console di amministrazione a livello di profilo.
Se l'allocazione parziale non è abilitata, il costo totale allocato deve essere uguale all'ammontare effettivo della spesa.
Modalità di allocazione alla pari
In caso di allocazione alla pari, l'allocazione totale dell'ammontare è sempre uguale all'ammontare della spesa.
Prerequisiti
- Assicurarsi che l'utente disponga dell'accesso in creazione, modifica ed eliminazione ai record ExpenseParticipant. Se l'utente dispone solo dell'accesso in lettura, può solo visualizzare il record.
- Creare insiemi di campi per perfezionare il filtro Tipi di spesa e le condizioni di ricerca.
- Insieme di campi di ricerca Tipo di spesa
- Insieme di campi Display Type (Visualizza tipo di spesa)
- Abilitare le seguenti configurazioni della console di amministrazione.
- Aggiungere conferme ai record spese: Questa impostazione visualizza l'opzione Note e allegati accanto a ogni riga di spesa.
- Consenti allocazione parziale delle spese: Offrire agli utenti la flessibilità di allocare le spese in frammenti anziché nel loro insieme.
- Attivare il filtro del tipo di spesa generato dal sistema: Offrire agli utenti la possibilità di rimuovere il filtro del tipo di spesa generato dal sistema, se necessario.
- Per visualizzare e aggiungere tipi di spesa utilizzando le condizioni di ricerca e filtro avanzate, selezionare la casella di controllo Abilita ricerca avanzata per ricerche dalla pagina Impostazioni applicazione del riquadro Mobile nella console di amministrazione. Se si deseleziona questa impostazione, verranno visualizzati tutti i tipi di spesa disponibili nell'organizzazione al momento della ricerca dei tipi di spesa da aggiungere.
Creazione di una scheda Spese per l'evento
Per consentire agli utenti di registrare rapidamente le spese degli eventi, creare una scheda per aggiungere il componente personalizzato Gestione spese nella pagina del record Evento gestito.
- Dal Programma di avvio app, trovare e selezionare Eventi gestiti.
- Selezionare un record.
-
Nell'angolo superiore destro della pagina, fare clic su
e selezionare Modifica pagina.
- Fare clic sul componente schede della pagina.
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Nel riquadro Proprietà, apportare le seguenti modifiche.
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Fare clic su Aggiungi scheda.
Per impostazione predefinita viene aggiunta una scheda Dettagli.
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Fare clic sulla scheda Dettagli.
Viene visualizzata la finestra Etichetta scheda.
- In Etichetta scheda, selezionare Personalizzato.
- In Etichetta personalizzata, immettere Spese.
- Salva e attiva le modifiche.
-
Fare clic su Aggiungi scheda.
- Fare clic sulla scheda Spese nella parte modificabile della pagina.
- Spostare il componente personalizzato Gestione spese nella scheda Spese.
- Salva e attiva le modifiche.
Creazione di un tipo di spesa per le spese stimate
Semplificare la pianificazione delle spese definendo le diverse categorie in cui si stimano i costi sostenuti per un evento.
Creare un tipo di spesa per le spese stimate. Assicurarsi che il campo Tipo di spesa controllante sia lasciato vuoto.
- Dal Programma di avvio app, trovare e selezionare Tipi di spesa.
- Fai clic su Nuova.
- Aggiungere un nome per il tipo di spesa, ad esempio Alimentazione.
- In Tipo di disponibilità spesa, selezionare Evento gestito.
- Immettere le date di inizio e fine effettive.
- Per Classificazione, selezionare Stimata.
- Per applicare dei limiti monetari alla spesa, selezionare Incluso nel limite.
- Salva le modifiche.
Creazione di un tipo di spesa per le spese effettive
Creare un tipo di spesa per le spese effettive. Associare la spesa effettiva al record Tipo di spesa stimato controllante.
- Dal Programma di avvio app, trovare e selezionare Tipi di spesa.
- Fai clic su Nuova.
- Aggiungere un nome per il tipo di spesa controllante, ad esempio Cibo e bevande.
- In Tipo di disponibilità spesa, selezionare Evento gestito.
- Immettere le date di inizio e fine effettive.
- Per Tipo di spesa controllante, selezionare il record tipo di spesa per la spesa stimata.
- Per Classificazione, selezionare Effettivo.
- Selezionare un tipo di allocazione.
- Salva le modifiche.
