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Gerenciamento de despesas

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Gerenciamento de despesas

Monitore e gerencie os gastos financeiros relacionados a um evento por meio de tipos de despesas, despesas estimadas e reais e alocações de despesas.

Edições obrigatórias

Disponível em: Lightning Experience
Disponível em: Edições Enterprise e Unlimited com a licença Life Sciences Cloud, o complemento Life Sciences Cloud para Engajamento do cliente e o pacote gerenciado Engajamento do cliente das ciências da vida.
Permissões de usuário necessárias
Para criar uma guia: Conjunto de permissões de Administrador comercial de biociências
Para configurar tipos de despesa: Conjunto de permissões de Gerenciamento de evento

Ajude as organizações a rastrear despesas em duas fases:

  • Despesas estimadas: Avalie o gasto do evento com base nos números projetados.
  • Despesas reais: Relate os custos reais de um evento e aloque o valor da despesa aos participantes.

A alocação de fundos pode ser por meio de modos de distribuição uniformes e desiguais. Os usuários têm a opção de alocar as despesas igualmente a todos os participantes ou distribuir manualmente diferentes valores ao participante com base em seus usos individuais.

Modo de alocação desigual

Se a alocação parcial estiver habilitada, o custo total alocado poderá ser menor que o valor real da despesa (subalocação), mas o custo total alocado não poderá ser maior que o valor real da despesa (sobrealocação). A alocação parcial é controlada por meio do campo booleano Permitir alocação de despesa parcial nas configurações do console de administrador no nível do perfil.

Se a alocação parcial não estiver habilitada, o custo total alocado deverá ser igual ao valor real da despesa.

Modo de alocação uniforme

Em caso de alocação uniforme, a alocação do valor total sempre é igual ao valor da despesa.

Pré-requisitos

  • Certifique-se de que o usuário tenha acesso para criar, editar e excluir os registros de ExpenseParticipant. Se o usuário tiver apenas acesso de leitura, ele poderá apenas visualizar o registro.
  • Crie conjuntos de campos para refinar o filtro Tipos de despesa e as condições de pesquisa.
    • Conjunto de campos de pesquisa de tipo de despesa
    • Conjunto de campos de exibição de tipo de despesa
  • Habilite as seguintes configurações de console do administrador.
    • Adicione recibos a registros de despesas: Essa configuração exibe a opção Notas e anexos ao lado de cada linha de despesa.
    • Permitir alocação de despesa parcial: Dê aos usuários a flexibilidade de alocar a despesa em fragmentos, em vez de como um todo.
    • Alterne o filtro de tipo de despesa gerado pelo sistema: Forneça aos usuários a opção de remover o filtro de tipo de despesa gerado pelo sistema, se necessário.
  • Para visualizar e adicionar tipos de despesa usando a pesquisa avançada e as condições de filtro, marque a caixa de seleção Habilitar pesquisa avançada para pesquisas na página Configurações de aplicativo do bloco móvel no console do administrador. Se você desmarcar essa configuração, verá todos os tipos de despesa disponíveis na sua organização no momento da pesquisa de tipos de despesa para adicionar.

Criar uma guia de despesa para o evento

Para ajudar os usuários a registrar rapidamente as despesas de evento, crie uma guia para adicionar o componente personalizado Gerenciamento de despesas à página de registro Evento gerenciado.

  1. No Iniciador de aplicativos, localize e selecione Eventos gerenciados.
  2. Selecione um registro.
  3. No canto superior direito da página, clique em Engrenagem e selecione Editar página.
  4. Clique no componente de guias da página.
  5. No painel Propriedades, faça as seguintes alterações.
    1. Clique em Adicionar guia.
      Uma guia Detalhes é adicionada por padrão.
    2. Clique em na guia Detalhes.
      A janela Rótulo da guia aparece.
    3. Em Rótulo da guia, selecione Personalizado.
    4. Em Rótulo personalizado, insira Despesas.
    5. Salve e ative suas alterações.
  6. Clique na guia Despesa na parte editável da página.
  7. Mova o componente personalizado Gerenciamento de despesas para a guia Despesas.
  8. Salve e ative suas alterações.

Criar um tipo de despesa para despesas estimadas

Simplifique o planejamento de despesas definindo as diferentes categorias em que os custos são estimados para um evento.

Crie um tipo de despesa para despesas estimadas. Certifique-se de que o campo Tipo de despesa pai esteja em branco.

  1. No Iniciador de aplicativos, localize e selecione Tipo de despesa.
  2. Clique em Novo.
  3. Adicione um nome para o tipo de despesa, como Comida.
  4. Em Tipo de disponibilidade da despesa, selecione Eventos gerenciados.
  5. Insira as datas de início e término efetivas.
  6. Para Classificação, selecione Estimado.
  7. Para aplicar limites monetários para a despesa, selecione Incluído no limite.
  8. Salve suas alterações.

Criar um tipo de despesa para despesas reais

Crie um tipo de despesa para despesas reais. Associe a despesa real ao registro de tipo de despesa Estimada pai.

  1. No Iniciador de aplicativos, localize e selecione Tipo de despesa.
  2. Clique em Novo.
  3. Adicione um nome para o tipo de despesa pai, como Comida e bebida.
  4. Em Tipo de disponibilidade da despesa, selecione Eventos gerenciados.
  5. Insira as datas de início e término efetivas.
  6. Para Tipo de despesa pai, selecione o registro do tipo de despesa para a despesa estimada.
  7. Para Classificação, selecione Actual.
  8. Selecione um tipo de alocação.
  9. Salve suas alterações.

Consulte também:

 
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