Sådan fungerer begivenhedsstyring

Oversigt

Begivenhedsstyring leverer strukturerede arbejdsflows til at orkestrere de forskellige faser i en begivenheds livscyklus, fra kladde til kørsel og konklusion. Hver fase viser kun de handlinger, der er relevante for brugerens rolle – arrangører planlægger og opbygger begivenheden, godkendere gennemser og signerer, og arrangører udfører på jorden. Understøttelse af dette arbejdsflow er en robust deltagermodel, der giver dig mulighed for at tilføje kollegaer, deltagere, eksperter og tilmeldingsdeltagere, hver med deres egne konfigurerbare typer, roller og overensstemmelseskontroller. Eksperter valideres op mod deres uddannelsesregistreringer og emnegodkendelse, før de tilføjes, og alle deltagere kontrolleres op mod overensstemmelsesregler for at sikre, at de er berettiget til at deltage.

Begivenhedsstyring håndterer også de logistiske og finansielle dimensioner af kørsel af en begivenhed. Administratorer kan definere begivenhedsressourcer – lokaliteter, behandlingsorganisationer, catering, audiovisuelt udstyr – og rangere alternativer i rækkefølge efter præference. Udgifter spores i to faser: estimerede omkostninger, der er registreret under planlægning, og faktiske omkostninger, der er registreret efter kørsel, med fleksible tildelingsindstillinger til at distribuere forbrug på tværs af deltagere. Monetære grænser håndhæver automatisk forbrugsgrænser på kontoniveau og markerer eller blokerer tilføjelser, der overskrider de definerede tærskler.

Endelig integreres Begivenhedsstyring uden problemer med de værktøjer, som dine team allerede bruger. Arrangører kan sende personlige mailinvitationer direkte fra begivenhedsregistreringen ved brug af emnespecifikke skabeloner, starte organiserede præsentationer filtreret efter emne og område, oprette begivenheder fra deres kalender inden for konfigurerede arbejdstider og implementere undersøgelser for at registrere efter begivenhedsfeedback – alt sammen uden at forlade platformen. Sammen giver disse funktioner biovidenskabsorganisationer den struktur og fleksibilitet, de har brug for for at køre kompatible, veldokumenterede feltbegivenheder på en skala.

I Agentforce Life Sciences kombinerer Begivenhedsstyring flere underkomponenter og funktioner for at levere en samlet løsning til styring af feltbegivenheder. Før du går i detaljer med detaljerne for hver komponent, skal du gennemgå tjeklisten over opsætningsopgaver for at få en hurtigere implementering.

Begivenhedslivscyklus

Hver administreret begivenhed, uanset type, gennemgår fem faser: kladde, afventer godkendelse, godkendt, kørsel og konklusion. Fasen bestemmer, hvilke handlinger der er tilgængelige for hvilke roller, og arbejdsflowstien kontrollerer, hvad der sker ved hver overgang.

• Kladde: Arrangøren opbygger begivenhedsplanen ved at tilføje deltagere, tildele emner, vælge logistik og beregne estimerede udgifter. Begivenheden sendes til godkendelse, når den er klar.
• Afventer godkendelse: Kun den tildelte godkender kan reagere i denne fase. Godkenderen gennemser planen og enten godkender eller afviser den. Organisatorer har skrivebeskyttet adgang.
• Godkendt: Arrangøren sender mailinvitationer, overvåger deltagersvar, bekræfter logistiske udbydere og afslutter forberedelse før begivenheden.
• Kørsel: På begivenhedens dag registrerer arrangøren deltagerlogins, registrerer tilmeldingsdeltagere og starter præsentationer.
• Konklusion: Arrangøren registrerer faktiske udgifter, tildeler omkostninger til deltagere, afstemmer tilmeldinger og ikke-profilerede deltagere og udfører efter begivenhedsundersøgelser.

Kerneobjekter og relationer

Den administrerede begivenhedsregistrering er det centrale objekt i Begivenhedsstyring. Alle andre objekter er direkte eller indirekte relateret til det.

• Administreret begivenhedsdeltager: Repræsenterer enhver person, der er tilknyttet begivenheden, herunder kollegaer, deltagere, eksperter, tilmeldte og ikke-profilerede deltagere. Hver deltagerregistrering linker en deltagertype og rolle til begivenheden.
• Emnetildeling: Linker en emneregistrering (der repræsenterer et emne eller et produkt) til den administrerede begivenhed. Emner styrer ekspertberettigelseskontroller og præsentationsfiltrering.
• Præference for administreret begivenhedsressource og administreret begivenhedsressource: Sporer lokaliteter, catering, audiovisuelle og andre logistiske udbydere. Bekræftelse af en ressource- eller ressourcepræference stempler automatisk begivenhedsplaceringen på begivenhedsregistreringen.
• Udgift: Sporer estimerede og faktiske økonomiske omkostninger, der er knyttet til begivenheden. Faktiske udgifter tildeles til deltagere til rapportering af værdioverførsel.
• Oplysning om overensstemmelse: Bestemmelsesgodkendelser, der automatisk føjes til begivenheden, når den oprettes. Arrangøren eller co-arrangøren skal acceptere alle obligatoriske erklæringer.
• Mål for udbyderaktivitet: Gemmer pengekapseldata som JSON i feltet AdditionalInformation. Sporer akkumuleret forbrug op mod grænser på kontoniveau på tværs af begivenheder.

Deltagermodel

Begivenhedsstyring bruger en fleksibel deltagermodel, der består af en standarddeltagerkategori (type), en tilpasset betegnelse for den pågældende kategori (deltagertyperegistrering) og en rolle, der bestemmer deltagerens tilladelser i begivenheden (deltagerrolleregistrering). En registrering for deltagertypetilknytning forbinder en type, en rolle og en administreret begivenhedstype i en gyldig kombination.

• Kollege: En intern bruger, f.eks. en sælger. Du kan henvise til en kollega via registreringer med yderligere brugeroplysninger. Kollegaer kan have roller som arrangør, co-arrangør, koordinator eller bidragyder. Den aktuelle bruger skal tilføjes som en kollega, før der tilføjes andre deltagere.
• Deltager: En HCP- eller HCO-konto, der er officielt inviteret til begivenheden. Sælgere søger efter deltagere i vinduet Opdater deltagere, som understøtter områdejusteret søgning, feltsætfiltre og HCP-HCO-tilknytningsopslag.
• Ekspert: En taler eller nøgleudtalelsesleder, der er ansat af firmaet og trænet i begivenhedens emne. Ekspertberettigelseskontroller bekræfter uddannelsesregistreringer og overensstemmelseshistorik, før der kan tilføjes en ekspert.
• Tilmeldingsdeltager: En ad hoc-deltager, der ikke er inviteret til begivenheden. Skrivninger afstemmes automatisk med eksisterende kontoregistreringer eller konverteres til ikke-profilerede deltagere baseret på afstemningsstatus.
• Ikke-profileret deltager: En deltager, der ikke har en konto i Salesforce, og som oprettes fra en partprofilregistrering efter indtastningsjustering.

Arbejdsfloworkestrering

Arbejdsflowet Begivenhedsstyring bygger på strukturen for konfiguration af generisk arbejdsflow og styres af feltet Status for den administrerede begivenhed. Arbejdsflowstien definerer to handlinger for hver fase: Handlingen Administreret begivenhedsarrangør (der angiver, hvad arrangøren kan gøre) og handlingen Administreret begivenhedsstandard (der fungerer som en valideringskontrol). Fjernelse af standardhandlingen fra enhver fase medfører en systemfejl.

Administratorer kan definere rollebaserede handlingssæt for hver fase og sikre, at brugere kun ser handlingerne, der er relevante for deres rolle, på et givet tidspunkt i begivenhedens livscyklus. Arbejdsflowstien kan tilpasses fuldt ud. Administratorer kan duplikere standardarbejdsflowet, tilføje fasehandlinger og betingelser og konfigurere tilpassede åbne komponenthandlinger, f.eks. Start undersøgelse- og maildeltagers arbejdsflowhandlinger.

Overensstemmelsesstruktur

Overensstemmelse håndhæves på flere lag gennem begivenhedens livscyklus.

• Oplysninger om overensstemmelse: Føjes automatisk til begivenheden ved oprettelse. Alle obligatoriske erklæringer skal accepteres af arrangøren eller co-arrangøren, før begivenheden kan fortsætte.
• Emneoverensstemmelse: Når der tildeles et emne med overensstemmelsestypen Speaker Bureau, aktiverer systemet ekspertberettigelseskontroller. Hvis et emne er knyttet til et begrænset produkt, blokerer eller advarer systemet, når der tilføjes en ekspert, der er linket til det pågældende produkt.
• Monetary Cap Enforcement: Sporer akkumulerede estimerede, bekræftede og faktiske udgifter op mod forbrugsgrænser på kontoniveau. Kappeovertrædelser udløser enten en blok (forhindrer deltagertilføjelse) eller en advarsel (opretter en registrering for en administreret begivenhedsdeltageruoverensstemmelse) afhængigt af administratorkonfigurationen.
• Deltagerkvoter: Begrænser antallet af deltagere, som en bidragyderkollega kan invitere. Kvoteovertrædelser på mobil opretter en uoverensstemmelsesregistrering, når enheden synkroniseres.
• Overførsel af værdirapportering: Måltidspræferencer og udgiftstildelinger registreres op mod deltagerregistreringer for at understøtte regulerende rapportering.

Økonomisk sporing

Begivenhedsstyring understøtter en tofaset udgiftsmodel. Estimerede udgifter angives under planlægning til projektomkostninger efter kategori. Når begivenheden er afsluttet, registreres faktiske udgifter og allokeres til individuelle deltagere, enten ligeligt eller gennem delvis (uensartet) tildeling. Den monetære grænsefladestruktur bruger aktivitetsplaner af typen Begivenhedsstyringsgrænse til at håndhæve forbrugsgrænser på tværs af flere begivenheder for den samme udbyder. Kapseldata lagres i objektet Mål for udbyderaktivitetsmål i feltet Yderligere oplysninger og inkluderer udgiftsdetaljer, valutakonverteringskurser og revisionssporoplysninger.