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Funktionsweise der Ereignisverwaltung
Mit der Ereignisverwaltung können Administratoren mehrere Teilnehmertypen koordinieren, die Einhaltung erzwingen und Finanzausgaben verfolgen – und das alles in einem konfigurierbaren Workflow-Framework. Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise der einzelnen Komponenten.
Übersicht
Die Ereignisverwaltung bietet strukturierte Workflows, um die verschiedenen Phasen im Lebenszyklus eines Ereignisses zu orchestrieren, vom Entwurf über die Ausführung bis hin zum Abschluss. In jeder Phase werden nur die Aktionen angezeigt, die für die Rolle des Benutzers relevant sind – Organisatoren planen und erstellen das Ereignis, Genehmiger überprüfen es und melden sich ab und Organisatoren führen es vor Ort aus. Dieser Workflow wird von einem robusten Teilnehmermodell unterstützt, mit dem Sie Kollegen, Teilnehmer, Experten und schriftliche Teilnehmer hinzufügen können, die jeweils über ihre eigenen konfigurierbaren Typen, Rollen und Konformitätsprüfungen verfügen. Experten werden vor dem Hinzufügen anhand ihrer Schulungsdatensätze und ihrer Themenberechtigung validiert und alle Teilnehmer werden anhand von Compliance-Regeln überprüft, um sicherzustellen, dass sie berechtigt sind, teilzunehmen.
Die Ereignisverwaltung kümmert sich auch um die logistische und finanzielle Dimension der Durchführung einer Veranstaltung. Administratoren können Ereignisressourcen definieren – Veranstaltungsorte, Gesundheitsorganisationen, Catering, audiovisuelle Geräte – und Alternativen in der Reihenfolge ihrer Präferenzen ordnen. Ausgaben werden in zwei Phasen verfolgt: geschätzte Kosten, die während der Planung erfasst wurden, und tatsächliche Kosten, die nach der Ausführung erfasst wurden, mit flexiblen Zuteilungsoptionen, um die Ausgaben auf die Teilnehmer zu verteilen. Geldobergrenzen erzwingen Ausgabenobergrenzen auf Accountebene automatisch und kennzeichnen oder blockieren Hinzufügungen, die die definierten Schwellenwerte überschreiten.
Schließlich lässt sich die Ereignisverwaltung nahtlos in die Tools integrieren, die Ihre Teams bereits verwenden. Organisatoren können personalisierte E-Mail-Einladungen direkt über den Ereignisdatensatz mithilfe von betreffspezifischen Vorlagen senden, nach Thema und Region gefilterte zusammengestellte Präsentationen starten, Ereignisse aus ihrem Kalender innerhalb der konfigurierten Geschäftszeiten erstellen und Umfragen bereitstellen, um Feedback nach dem Ereignis zu erfassen – und das alles, ohne die Plattform zu verlassen. Zusammen bieten diese Funktionen Biowissenschaftsorganisationen die Struktur und Flexibilität, die sie benötigen, um konforme, gut dokumentierte Außendienstereignisse im richtigen Maßstab auszuführen.
In Agentforce Life Sciences kombiniert die Ereignisverwaltung mehrere Unterkomponenten und Funktionen, um eine einheitliche Lösung für die Verwaltung von Feldereignissen bereitzustellen. Bevor Sie sich mit den Details der einzelnen Komponenten befassen, sollten Sie die Checkliste der Setup-Aufgaben durchgehen, um die Implementierung zu beschleunigen.
Ereignislebenszyklus
Jedes verwaltete Ereignis durchläuft unabhängig vom Typ fünf Phasen: Entwurf, ausstehende Genehmigung, Genehmigung, Ausführung und Abschluss. Die Phase bestimmt, welche Aktionen für welche Rollen verfügbar sind, und der Workflow-Pfad steuert, was bei jeder Umstellung geschieht.
- Entwurf: Der Organisator erstellt den Ereignisplan, indem er Teilnehmer hinzufügt, Themen zuweist, Logistik auswählt und die geschätzten Kosten berechnet. Das Ereignis wird zur Genehmigung eingereicht, sobald es bereit ist.
- Genehmigung ausstehend: Nur der zugewiesene Genehmiger kann in dieser Phase tätig werden. Der Genehmiger überprüft den Plan und genehmigt ihn oder lehnt ihn ab. Organisatoren verfügen über Lesezugriff.
- Genehmigt: Der Organisator sendet E-Mail-Einladungen, überwacht Teilnehmerantworten, bestätigt Logistikanbieter und schließt die Vorbereitung vor der Veranstaltung ab.
- Ausführung: Am Tag der Veranstaltung erfasst der Organisator Anmeldungen von Teilnehmern, zeichnet Teilnehmer auf und startet Präsentationen.
- Schlussfolgerung: Der Organisator erfasst die tatsächlichen Ausgaben, teilt die Kosten den Teilnehmern zu, stimmt Write-ins und nicht profilierte Teilnehmer ab und füllt Umfragen nach der Veranstaltung aus.
Zentrale Objekte und Beziehungen
Der Datensatz für verwaltete Ereignisse ist das zentrale Objekt in der Ereignisverwaltung. Alle anderen Objekte sind direkt oder indirekt damit verknüpft.
- Verwalteter Ereignisteilnehmer: Stellt alle mit dem Ereignis verknüpften Personen dar, einschließlich Kollegen, Teilnehmern, Experten, Write-ins und nicht profilierten Teilnehmern. Jeder Teilnehmerdatensatz verknüpft einen Teilnehmertyp und eine Rolle mit dem Ereignis.
- Betreffzuweisung: Verknüpft einen Thema-Datensatz (der ein Thema oder Produkt darstellt) mit dem verwalteten Ereignis. Themen steuern die Expertenberechtigungsprüfungen und die Präsentationsfilterung.
- Voreinstellung für verwaltete Ereignisressource und verwaltete Ereignisressource: Verfolgt Veranstaltungsorte, Catering, audiovisuelle Medien und andere Logistikanbieter. Wenn Sie eine Ressource oder Ressourcenvoreinstellung bestätigen, wird der Ereignisort automatisch im Ereignisdatensatz mit einem Stempel versehen.
- Spesen: Verfolgt geschätzte und tatsächliche Finanzkosten im Zusammenhang mit dem Ereignis. Tatsächliche Ausgaben werden den Teilnehmern für die Wertübertragungsberichterstattung zugeteilt.
- Konformitätserklärung: Regulatorische Bestätigungen, die dem Ereignis bei seiner Erstellung automatisch hinzugefügt werden. Der Organisator oder Mitorganisator muss alle obligatorischen Anweisungen akzeptieren.
- Maßeinheit 'Anbieteraktivitätsziel': Speichert Daten zur Geldmengenobergrenze als JSON im Feld "AdditionalInformation". Verfolgt kumulierte Ausgaben im Vergleich zu Obergrenzen auf Accountebene ereignisübergreifend.
Teilnehmermodell
Die Ereignisverwaltung verwendet ein flexibles Teilnehmermodell, das aus einer standardmäßigen Teilnehmerkategorie (Typ), einer benutzerdefinierten Bezeichnung für diese Kategorie (Datensatz vom Typ "Teilnehmer") und einer Rolle besteht, die die Berechtigungen des Teilnehmers innerhalb des Ereignisses bestimmt (Datensatz vom Typ "Teilnehmerrolle"). Ein Datensatz für die Teilnehmertyp-Rollenzuordnung verbindet einen Typ, eine Rolle und einen verwalteten Ereignistyp zu einer gültigen Kombination.
- Kollege: Ein interner Benutzer, beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter. Sie können über Datensätze vom Typ "Zusätzliche Benutzerinformationen" auf einen Kollegen verweisen. Kollegen können Rollen wie Organisator, Mitorganisator, Koordinator oder Beitragender übernehmen. Der aktuelle Benutzer muss als Kollege hinzugefügt werden, bevor weitere Teilnehmer hinzugefügt werden können.
- Teilnehmer: Ein Account für medizinische Fachkräfte (HCP) oder Gesundheitsorganisation (HCO), der offiziell zu der Veranstaltung eingeladen wurde. Vertriebsmitarbeiter suchen im Fenster "Teilnehmer aktualisieren" nach Teilnehmern, das regionsspezifische Suche, Feldset-Filter und Nachschlagevorgänge für die HCP-HCO-Zugehörigkeit unterstützt.
- Experte: Ein Redner oder Meinungsführer, der vom Unternehmen beauftragt und zum Thema der Veranstaltung geschult wird. Bei Expertenberechtigungsprüfungen werden Schulungsdatensätze und der Compliance-Verlauf überprüft, bevor ein Experte hinzugefügt werden kann.
- Schreibteilnehmer: Ein Ad-hoc-Teilnehmer, der nicht zu der Veranstaltung eingeladen wurde. Write-ins werden automatisch mit vorhandenen Accountdatensätzen abgeglichen oder basierend auf dem Schlichtungsstatus in nicht profilierte Teilnehmer konvertiert.
- Nicht profilierter Teilnehmer: Ein Teilnehmer, der nicht über einen Account in Salesforce verfügt und nach der Schreibabstimmung über einen Datensatz vom Typ "Profil der beteiligten Person" erstellt wird.
Workflow-Orchestrierung
Der Ereignisverwaltungs-Workflow basiert auf dem Framework "Konfiguration des allgemeinen Workflows" und wird durch das Feld "Status" des verwalteten Ereignisses gesteuert. Der Workflow-Pfad definiert zwei Vorgänge für jede Phase: "Vorgang des verwalteten Ereignisorganisators" (der angibt, was der Organisator tun kann) und "Standardvorgang des verwalteten Ereignisses" (der als Validierungsprüfung dient). Wenn Sie den Standardvorgang aus einer beliebigen Phase entfernen, tritt ein Systemfehler auf.
Administratoren können rollenbasierte Aktionssätze für jede Phase definieren und so sicherstellen, dass Benutzern nur die für ihre Rolle relevanten Aktionen zu einem bestimmten Zeitpunkt im Ereignislebenszyklus angezeigt werden. Der Workflow-Pfad kann vollständig angepasst werden. Administratoren können den Standard-Workflow duplizieren, Phasenvorgänge und Bedingungen hinzufügen und benutzerdefinierte Aktionen für offene Komponenten konfigurieren, beispielsweise die Workflow-Aktionen "Umfrage starten" und "E-Mail-Teilnehmer".
Compliance-Framework
Die Einhaltung wird über den gesamten Ereignislebenszyklus auf mehreren Ebenen erzwungen.
- Konformitätserklärungen: Wird dem Ereignis bei der Erstellung automatisch hinzugefügt. Alle obligatorischen Anweisungen müssen vom Veranstalter oder Mitorganisator akzeptiert werden, bevor die Veranstaltung fortgesetzt werden kann.
- Betreff-Compliance: Wenn ein Thema mit dem Konformitätstyp Sprecherbüro zugewiesen wird, aktiviert das System die Expertenberechtigungsprüfungen. Wenn ein Thema mit einem eingeschränkten Produkt verknüpft ist, blockiert oder warnt das System, wenn ein mit diesem Produkt verknüpfter Experte hinzugefügt wird.
- Durchsetzung der Geldobergrenze: Verfolgt kumulierte geschätzte, gebundene und tatsächliche Ausgaben im Vergleich zu Ausgabenobergrenzen auf Accountebene. Obergrenzenverstöße lösen je nach Administratorkonfiguration entweder eine Blockierung (Vermeiden der Teilnehmerzugabe) oder eine Warnung (Erstellen eines Datensatzes für die Diskrepanz bei verwalteten Ereignisteilnehmern) aus.
- Teilnehmerquote: Begrenzt die Anzahl der Teilnehmer, die ein Kollege vom Typ "Beitragender" einladen kann. Bei Quotenverstößen auf Mobilgeräten wird beim Synchronisieren des Geräts ein Diskrepanzdatensatz erstellt.
- Berichterstellung zur Wertübertragung: Mahlzeitenvoreinstellungen und Spesenzuteilungen werden in Teilnehmerdatensätzen erfasst, um behördliche Berichte zu unterstützen.
Finanzverfolgung
Die Ereignisverwaltung unterstützt ein zweistufiges Spesenmodell. Geschätzte Ausgaben werden während der Planung eingegeben, um Kosten nach Kategorie zu projizieren. Nach Abschluss des Ereignisses werden die tatsächlichen Ausgaben aufgezeichnet und den einzelnen Teilnehmern gleichmäßig oder teilweise (ungleichmäßig) zugeteilt. Das Framework für die Geldobergrenze verwendet Aktivitätspläne vom Typ "Obergrenze für die Ereignisverwaltung", um Ausgabenobergrenzen für mehrere Ereignisse desselben Anbieters durchzusetzen. Die Cap-Daten werden im Feld "Zusätzliche Informationen" des Objekts "Maßeinheit für Anbieteraktivitätsziele" gespeichert und enthalten Spesendetails, Währungsumrechnungskurse und Informationen zum Prüfprotokoll.
