Fonctionnement de la gestion des événements

Vue d’ensemble

La Gestion des événements fournit des workflows structurés pour orchestrer les diverses étapes du cycle de vie d'un événement, depuis la rédaction jusqu'à l'exécution et la conclusion. Chaque étape expose uniquement les actions pertinentes pour le rôle de l'utilisateur : les organisateurs planifient et élaborent l'événement, les approbateurs vérifient et approuvent, et les organisateurs exécutent sur le terrain. La prise en charge de ce workflow est un modèle de participant robuste qui permet d'ajouter des collègues, des participants, des experts et des participants par écrit, chacun ayant ses propres types configurables, rôles et contrôles de conformité. Les experts sont validés par rapport à leur dossier de formation et à leur éligibilité au sujet avant d'être ajoutés, et tous les participants sont vérifiés par rapport aux règles de conformité pour s'assurer qu'ils sont éligibles à participer.

La Gestion des événements gère également les dimensions logistiques et financières de l'organisation d'un événement. Les administrateurs peuvent définir des ressources d'événements (lieux, organisations de soins, restauration, équipement audiovisuel) et classer les alternatives par ordre de préférence. Le suivi des dépenses se fait en deux étapes : les coûts estimés capturés pendant la planification et les coûts réels enregistrés après l'exécution, avec des options d'allocation flexibles pour distribuer les dépenses entre les participants. Les plafonds monétaires appliquent automatiquement les limites de dépenses au niveau du compte, en marquant ou en bloquant les ajouts qui dépassent les seuils définis.

Enfin, la Gestion des événements s'intègre de façon transparente aux outils que vos équipes utilisent déjà. Les organisateurs peuvent envoyer des invitations par e-mail personnalisées directement depuis l'enregistrement de l'événement en utilisant des modèles spécifiques à un sujet, lancer des présentations organisées filtrées par rubrique et territoire, créer des événements à partir de leur calendrier pendant les heures ouvrables configurées et déployer des enquêtes pour capturer les commentaires postérieurs à l'événement, le tout sans quitter la plate-forme. Ensemble, ces capacités offrent aux organisations des sciences de la vie la structure et la flexibilité dont elles ont besoin pour organiser à grande échelle des événements de terrain conformes et bien documentés.

Dans Agentforce Life Sciences, la Gestion des événements combine plusieurs sous-composants et fonctionnalités pour fournir une solution unifiée de gestion des événements sur site. Avant d'explorer les détails de chaque composant, consultez la liste de contrôle des tâches de configuration pour accélérer l'implémentation.

Cycle de vie des événements

Chaque événement géré, quel que soit son type, passe par cinq étapes : brouillon, en attente d'approbation, approuvé, exécution et conclusion. L'étape détermine quelles actions sont disponibles pour quels rôles, et le chemin du workflow contrôle ce qui se passe à chaque transition.

• Brouillon : L'organisateur élabore le plan de l'événement en ajoutant des participants, en attribuant des sujets, en sélectionnant la logistique et en calculant les dépenses estimées. L'événement est soumis pour approbation lorsqu'il est prêt.
• Approbation en attente : Seul l'approbateur attribué peut agir à ce stade. L'approbateur examine le plan et l'approuve ou le rejette. Les organisateurs ont accès en lecture seule.
• Approuvé : L'organisateur envoie des invitations par e-mail, surveille les réponses des participants, confirme les fournisseurs logistiques et termine la préparation avant l'événement.
• Exécution : Le jour de l'événement, l'organisateur capture les inscriptions des participants, enregistre les participants inscrits et lance les présentations.
• Conclusion : L'organisateur enregistre les dépenses réelles, répartit les coûts entre les participants, rapproche les participants inscrits et non profilés, et répond aux enquêtes postérieures à l'événement.

Objets principaux et relations

L'enregistrement Événement géré est l'objet central de la Gestion des événements. Tous les autres objets lui sont directement ou indirectement associés.

• Participant à l'événement géré : Représente toute personne associée à l'événement, y compris les collègues, les participants, les experts, les personnes inscrites et les participants non profilés. Chaque enregistrement de participant associe un type et un rôle de participant à l'événement.
• Attribution d'objets : Lie un enregistrement Objet (représentant une rubrique ou un produit) à l'événement géré. Les sujets déterminent les contrôles d'éligibilité des experts et le filtrage des présentations.
• Ressource d'événement gérée et Préférence en ressource d'événement gérée : Suit les salles de spectacle, la restauration, l'audiovisuel et d'autres fournisseurs de logistique. La confirmation d'une ressource ou d'une préférence de ressource marque automatiquement l'emplacement de l'événement dans l'enregistrement de l'événement.
• Dépenses : Suit les coûts financiers estimés et réels associés à l'événement. Les dépenses réelles sont allouées aux participants pour la déclaration de transfert de valeur.
• Déclaration de conformité : Les confirmations réglementaires qui sont automatiquement ajoutées à l'événement lors de sa création. L'organisateur ou le coorganisateur doit accepter toutes les déclarations obligatoires.
• Mesure de l'objectif d'activité du prestataire : Stocke les données de plafond monétaire sous forme de JSON dans le champ AdditionalInformation. Suit les dépenses cumulées par rapport aux limites au niveau du compte à travers les événements.

Modèle de participant

La Gestion des événements utilise un modèle de participant flexible comprenant une catégorie de participant standard (type), une étiquette personnalisée pour cette catégorie (enregistrement de type de participant) et un rôle qui détermine les autorisations du participant dans l'événement (enregistrement de rôle de participant). Un enregistrement Mappage des rôles du type de participant connecte un type, un rôle et un type d'événement géré en une combinaison valide.

• Collègue : Un utilisateur interne, par exemple un commercial. Vous pouvez référencer un collègue via des enregistrements Informations supplémentaires utilisateur. Les collègues peuvent occuper des rôles tels qu'organisateur, coorganisateur, coordinateur ou contributeur. L'utilisateur actuel doit être ajouté en tant que collègue avant d'ajouter d'autres participants.
• Participant : Un compte professionnel de santé (HCP) ou d'organisation de soins (HCO) officiellement invité à l'événement. Les commerciaux recherchent des participants dans la fenêtre Mettre à jour les participants, qui prend en charge la recherche alignée sur le territoire, les filtres d'ensemble de champs et la référence d'affiliation HCP-HCO.
• Expert : Un conférencier ou un leader d'opinion clé engagé par l'entreprise et formé sur le sujet de l'événement. Les contrôles d'éligibilité des experts vérifient les enregistrements de formation et l'historique de conformité avant d'ajouter un expert.
• Participant à l'écriture : Un participant ad hoc qui n'a pas été invité à l'événement. Les inscriptions sont automatiquement rapprochées des enregistrements de compte existants ou converties en participants non profilés en fonction du statut de réconciliation.
• Participant non-profilé : Un participant qui n'a pas de compte dans Salesforce et qui est créé à partir d'un enregistrement Profil de partie après le rapprochement par écriture.

Orchestration de workflow

Le workflow Gestion des événements s'appuie sur l'infrastructure Configuration du workflow générique et est piloté par le champ Statut de l'événement géré. Le chemin du workflow définit deux opérations pour chaque étape : l'Opération de l'organisateur d'événements géré (qui spécifie ce que l'organisateur peut faire) et l'Opération par défaut de l'événement géré (qui sert de contrôle de validation). Le retrait de l'opération par défaut de n'importe quelle étape entraîne une erreur système.

Les administrateurs peuvent définir des ensembles d'actions basées sur le rôle pour chaque étape, afin de s'assurer que les utilisateurs affichent uniquement les actions correspondant à leur rôle à un moment donné du cycle de vie de l'événement. Le parcours de workflow est entièrement personnalisable. Les administrateurs peuvent cloner le workflow par défaut, ajouter des opérations et des conditions d'étape, et configurer des actions de composant ouvert personnalisées telles que les actions de workflow Lancer une enquête et Envoyer un e-mail aux participants.

Infrastructure de conformité

La conformité est appliquée à plusieurs niveaux pendant tout le cycle de vie de l'événement.

• Déclarations de conformité : Automatiquement ajouté à l'événement lors de la création. Toutes les déclarations obligatoires doivent être acceptées par l'organisateur ou le coorganisateur avant que l'événement puisse se dérouler.
• Conformité de l'objet : Lorsqu'un sujet avec le type de conformité Speaker Bureau est attribué, le système active les contrôles d'éligibilité des experts. Si un sujet est associé à un produit restreint, le système bloque ou avertit lorsqu'un expert lié à ce produit est ajouté.
• Application du plafond monétaire : Suit les dépenses estimées, engagées et réelles cumulées par rapport aux limites en dépenses au niveau du compte. Les infractions au plafond déclenchent un blocage (empêchant l'ajout de participants) ou un avertissement (création d'un enregistrement Écart de participant à l'événement géré) selon la configuration de l'administrateur.
• Quota de participants : Limite le nombre de participants qu'un collègue de type contributeur peut inviter. Les infractions aux quotas sur appareil mobile créent un enregistrement d'écart lors de la synchronisation de l'appareil.
• Rapport sur le transfert de valeur : Les préférences de repas et les allocations de dépenses sont consignées dans les enregistrements des participants pour appuyer les rapports réglementaires.

Suivi financier

La Gestion des événements prend en charge un modèle de dépenses en deux étapes. Les dépenses estimées sont saisies pendant la planification pour projeter les coûts par catégorie. Une fois l'événement terminé, les dépenses réelles sont comptabilisées et attribuées à des participants individuels, de façon égale ou par répartition partielle (inégale). Le cadre de plafond monétaire utilise des plans d'activité de type Limite de gestion des événements afin d'appliquer des limites de dépenses à plusieurs événements pour le même prestataire. Les données de plafond sont stockées dans le champ Informations supplémentaires de l'objet Mesure de l'objectif d'activité du prestataire, et comprennent les détails des dépenses, les taux de conversion des devises et les informations du journal d'audit.