Funzionamento di Gestione eventi

Panoramica

Gestione eventi offre flussi di lavoro strutturati per orchestrare le varie fasi del ciclo di vita di un evento, dalla stesura all'esecuzione e alla conclusione. Ogni fase mette in evidenza solo le azioni pertinenti al ruolo dell'utente: gli organizzatori pianificano e creano l'evento, i responsabili approvazioni rivedono e approvano e gli organizzatori eseguono l'esecuzione sul campo. A supporto di questo flusso di lavoro è disponibile un modello di partecipante efficace che consente di aggiungere colleghi, partecipanti, esperti e partecipanti con write-in, ciascuno con i propri tipi configurabili, ruoli e controlli di conformità. Gli esperti vengono convalidati in base ai record di formazione e all'idoneità del soggetto prima di essere aggiunti e tutti i partecipanti vengono verificati in base alle regole di conformità per assicurarsi che siano idonei a partecipare.

Gestione eventi gestisce anche le dimensioni logistiche e finanziarie della gestione di un evento. Gli amministratori possono definire le risorse degli eventi (sedi, organizzazioni sanitarie, catering, apparecchiature audiovisive) e classificare le alternative in ordine di preferenza. Le spese vengono monitorate in due fasi: i costi stimati acquisiti durante la pianificazione e i costi effettivi registrati dopo l'esecuzione, con opzioni di allocazione flessibili per distribuire le spese tra i partecipanti. I limiti monetari impongono automaticamente i limiti di spesa a livello di account, segnalando o bloccando le aggiunte che superano le soglie definite.

Infine, Gestione eventi si integra perfettamente con gli strumenti già utilizzati dai team. Gli organizzatori possono inviare inviti email personalizzati direttamente dal record evento utilizzando modelli specifici per l'oggetto, avviare presentazioni curate filtrate per argomento e territorio, creare eventi dal calendario entro l'orario di ufficio configurato e distribuire sondaggi per acquisire commenti post-evento, il tutto senza uscire dalla piattaforma. Insieme, queste funzionalità offrono alle organizzazioni di scienze biologiche la struttura e la flessibilità necessarie per eseguire eventi sul campo conformi e ben documentati su larga scala.

In Agentforce Life Sciences, Gestione eventi combina più sottocomponenti e funzionalità per offrire una soluzione unificata per la gestione degli eventi sul campo. Prima di esaminare i dettagli di ogni componente, esaminare l'elenco di controllo delle operazioni di impostazione per un'implementazione più rapida.

Ciclo di vita dell'evento

Ogni evento gestito, indipendentemente dal tipo, passa attraverso cinque fasi: bozza, approvazione in sospeso, approvazione, esecuzione e conclusione. La fase determina quali azioni sono disponibili per quali ruoli e il percorso di flusso di lavoro controlla ciò che accade a ogni transizione.

• Bozza: L'organizzatore crea il piano dell'evento aggiungendo i partecipanti, assegnando i soggetti, selezionando la logistica e calcolando le spese stimate. L'evento viene inviato per l'approvazione quando è pronto.
• Approvazione in sospeso: Solo il responsabile approvazioni assegnato può agire in questa fase. Il responsabile approvazioni esamina il piano e lo approva o lo rifiuta. Gli organizzatori hanno accesso in sola lettura.
• Approvato: L'organizzatore invia inviti tramite email, monitora le risposte dei partecipanti, conferma i fornitori di servizi logistici e finalizza la preparazione pre-evento.
• Esecuzione: Il giorno dell'evento, l'organizzatore acquisisce gli accessi dei partecipanti, registra i partecipanti al write-in e avvia le presentazioni.
• Conclusione: L'organizzatore registra le spese effettive, alloca i costi ai partecipanti, riconcilia le scritture e i partecipanti non profilati e completa i sondaggi post-evento.

Oggetti principali e relazioni

Il record Evento gestito è l'oggetto centrale in Gestione eventi. Tutti gli altri oggetti sono direttamente o indirettamente correlati ad esso.

• Partecipante evento gestito: Rappresenta qualsiasi persona associata all'evento, inclusi colleghi, partecipanti, esperti, write-in e partecipanti non profilati. Ogni record partecipante collega un tipo di partecipante e un ruolo all'evento.
• Assegnazione oggetto: Collega un record Oggetto (che rappresenta un argomento o un prodotto) all'evento gestito. I soggetti determinano i controlli di idoneità degli esperti e i filtri delle presentazioni.
• Risorsa evento gestita e Risorsa evento gestita Preferenza: Monitora le sedi, il catering, gli audiovisivi e altri operatori logistici. La conferma di una preferenza per una risorsa o una risorsa imprime automaticamente un timbro sulla posizione dell'evento nel record dell'evento.
• Spese: Tiene traccia dei costi finanziari stimati ed effettivi associati all'evento. Le spese effettive vengono allocate ai partecipanti per la generazione di rapporti sul trasferimento di valore.
• Dichiarazione di conformità: Riconoscimenti normativi che vengono aggiunti automaticamente all'evento quando viene creato. L'organizzatore o il coorganizzatore deve accettare tutte le dichiarazioni obbligatorie.
• Misura obiettivo attività fornitore: Memorizza i dati del limite monetario come JSON nel campo AdditionalInformation. Monitora la spesa cumulativa rispetto ai limiti a livello di account per tutti gli eventi.

Modello partecipante

Gestione eventi utilizza un modello di partecipante flessibile che comprende una categoria di partecipante standard (tipo), un'etichetta personalizzata per quella categoria (record tipo di partecipante) e un ruolo che determina le autorizzazioni del partecipante all'interno dell'evento (record ruolo partecipante). Un record Mappatura ruolo tipo partecipante collega un tipo, un ruolo e un tipo di evento gestito in una combinazione valida.

• Collega: Un utente interno, ad esempio un agente di vendita. È possibile fare riferimento a un collega tramite i record Info aggiuntive utente. I colleghi possono ricoprire ruoli come organizzatore, coorganizzatore, coordinatore o contributore. L'utente corrente deve essere aggiunto come collega prima di aggiungere altri partecipanti.
• Partecipante: Un account operatore sanitario (HCP) o organizzazione sanitaria (HCO) formalmente invitato all'evento. Gli agenti di vendita cercano i partecipanti nella finestra Aggiorna partecipanti, che supporta la ricerca allineata al territorio, i filtri degli insiemi di campi e la ricerca di affiliazione HCP-HCO.
• Esperto: Un relatore o un opinion leader chiave a contratto con la società e formato sull'argomento dell'evento. I controlli di idoneità degli esperti verificano i record di formazione e la cronologia di conformità prima che un esperto possa essere aggiunto.
• Partecipante iscritto: Un partecipante ad hoc che non è stato invitato all'evento. Le scritture vengono automaticamente riconciliate con i record account esistenti o convertite in partecipanti non profilati in base allo stato di riconciliazione.
• Partecipante non profilato: Un partecipante che non dispone di un account in Salesforce e viene creato da un record Profilo parte dopo la riconciliazione del write-in.

Orchestrazione del flusso di lavoro

Il flusso di lavoro Gestione eventi è basato sul framework Configurazione flusso di lavoro generico ed è determinato dal campo Stato dell'evento gestito. Il percorso di flusso di lavoro definisce due operazioni per ogni fase: l'operazione dell'organizzatore evento gestito (che specifica le operazioni che l'organizzatore può eseguire) e l'operazione predefinita evento gestito (che funge da controllo di convalida). La rimozione dell'operazione predefinita da qualsiasi fase causa un errore di sistema.

Gli amministratori possono definire insiemi di azioni basati sui ruoli per ogni fase, assicurando che gli utenti vedano solo le azioni pertinenti al loro ruolo in un determinato momento del ciclo di vita dell'evento. Il percorso del flusso di lavoro è completamente personalizzabile. Gli amministratori possono clonare il flusso di lavoro predefinito, aggiungere operazioni e condizioni della fase e configurare azioni personalizzate dei componenti aperti come le azioni di flusso di lavoro Lancia sondaggio e Invia email ai partecipanti.

Framework di conformità

La conformità viene applicata a più livelli durante il ciclo di vita dell'evento.

• Dichiarazioni di conformità: Aggiunto automaticamente all'evento al momento della creazione. Tutte le dichiarazioni obbligatorie devono essere accettate dall'organizzatore o dal coorganizzatore prima che l'evento possa continuare.
• Conformità del soggetto: Quando viene assegnato un soggetto con tipo di conformità Speaker Bureau, il sistema attiva i controlli di idoneità degli esperti. Se un oggetto è associato a un prodotto soggetto a restrizioni, il sistema blocca o avvisa quando viene aggiunto un esperto collegato a quel prodotto.
• Applicazione del tetto monetario: Tiene traccia delle spese cumulative stimate, impegnate ed effettive rispetto ai limiti di spesa a livello di account. Le violazioni del limite massimo attivano un blocco (impedendo l'aggiunta di partecipanti) o un avviso (creando un record Discrepanza partecipante evento gestito) a seconda della configurazione dell'amministratore.
• Quota partecipanti: Limita il numero di partecipanti che un collega di tipo Contributor può invitare. Le violazioni delle quote sui dispositivi mobili creano un record discrepanza quando il dispositivo viene sincronizzato.
• Rapporto sul trasferimento di valore: Le preferenze per i pasti e le allocazioni delle spese vengono registrate rispetto ai record dei partecipanti per supportare la generazione di rapporti normativi.

Tracciamento finanziario

Gestione eventi supporta un modello di spesa in due fasi. Le spese stimate vengono inserite durante la pianificazione per proiettare i costi per categoria. Al termine dell'evento, le spese effettive vengono registrate e allocate ai singoli partecipanti, in modo uniforme o tramite allocazione parziale (disuguale). Il framework del limite monetario utilizza piani di attività di tipo Limite di gestione degli eventi per imporre limiti di spesa in più eventi per lo stesso operatore. I dati dei massimali sono memorizzati nel campo Informazioni aggiuntive dell'oggetto Misura obiettivo attività del fornitore e includono i dettagli delle spese, i tassi di conversione delle valute e le informazioni sull'itinerario di controllo.