イベント管理のしくみ

概要

イベント管理には、ドラフト作成から実行、結論に至るまで、イベントのライフサイクルのさまざまなフェーズを調整するための構造化されたワークフローが用意されています。各フェーズでは、主催者がイベントを計画および作成し、承認者がレビューおよび承認し、主催者が現場で実行するなど、ユーザーの役割に関連するアクションのみが表示されます。このワークフローをサポートする堅牢な関係者モデルでは、同僚、被招集者、エキスパート、書き入れ参加者を追加できます。それぞれに独自の設定可能な種別、ロール、コンプライアンスチェックがあります。エキスパートが追加される前に、トレーニングレコードと対象資格に対してエキスパートが検証され、すべての参加者がコンプライアンスルールに対してチェックされ、受講資格があることを確認します。

イベント管理では、イベントを実行するための物流および財務ディメンションも処理されます。管理者は、イベントリソース (会場、医療機関、ケータリング、AV 機器) を定義し、優先順に代替リソースをランク付けできます。経費は、計画時に取得される推定コストと実行後に記録される実際のコストの 2 つのフェーズで追跡され、柔軟な割り当てオプションによって経費を関係者に配分できます。金額制限では、アカウントレベルの支出制限が自動的に適用され、定義されたしきい値を超える追加にフラグが付けられるか、ブロックされます。

最後に、行動管理は、チームがすでに使用しているツールとシームレスに統合されます。主催者は、件名固有のテンプレートを使用してパーソナライズされた招待メールをイベントレコードから直接送信したり、トピックとテリトリーで絞り込まれた選定されたプレゼンテーションを起動したり、設定された営業時間内のカレンダーからイベントを作成したり、アンケートをリリースしてイベント後のフィードバックを取得したりすることができます。これらはすべてプラットフォームから離れることなく実行できます。これらの機能を組み合わせることで、ライフサイエンス組織は、コンプライアンスに準拠した適切に文書化されたフィールドイベントを大規模に実行するために必要な構造と柔軟性を得ることができます。

Agentforce Life Sciences のイベント管理では、複数のサブコンポーネントと機能を組み合わせて、フィールドイベントを管理するための統合ソリューションを提供します。各コンポーネントの詳細を掘り下げる前に、設定タスクのチェックリストを確認して実装を迅速化します。

イベントライフサイクル

種別に関係なく、すべての管理対象イベントはドラフト、承認待機中、承認済み、実行、結論の 5 つのフェーズを通過します。フェーズによって、どのアクションをどのロールで使用できるかが決まり、ワークフローパスによって各移行時の動作が制御されます。

• ドラフト: 主催者は、参加者の追加、件名の割り当て、物流の選択、推定経費の計算を行ってイベント計画を作成します。準備が整ったら、イベントの承認申請が行われます。
• 承認待機中: このフェーズでアクションを実行できるのは、割り当てられた承認者のみです。承認者は計画を確認し、承認または却下します。オーガナイザーには参照のみアクセス権があります。
• 承認済み: 主催者は招待メールを送信し、参加者の回答を監視して、物流プロバイダーを確認し、イベントの事前準備を完了します。
• 実行: イベント当日、主催者は出席者のサインインを取得し、書き込み参加者を記録し、プレゼンテーションを起動します。
• 結論: 主催者は、実際の経費を記録し、参加者にコストを割り当てて、書き込み参加者とプロファイルされていない参加者を調整し、イベント後のアンケートに回答します。

コアオブジェクトとリレーション

管理イベントレコードは、イベント管理の中心となるオブジェクトです。他のすべてのオブジェクトは、直接または間接的に関連付けられます。

• 管理イベント関係者: 同僚、出席者、エキスパート、書き込み、プロファイルされていない参加者など、イベントに関連付けられたすべてのユーザーを表します。各関係者レコードは、関係者種別とロールを行動にリンクします。
• 件名の割り当て: 件名レコード (トピックまたは製品を表す) を管理イベントにリンクします。対象者はエキスパートによる対象資格チェックとプレゼンテーションの絞り込みを促進します。
• Managed Event Resource and Managed Event Resource Preference (管理イベントリソースと管理イベントリソースの希望設定): 会場、ケータリング、オーディオビジュアル、その他の物流プロバイダーを追跡します。リソースまたはリソース設定を確認すると、イベントレコードのイベントの場所が自動的にスタンプされます。
• 経費: イベントに関連する推定および実際の財務コストを追跡します。実際の経費は、金額移行レポートの参加者に割り当てられます。
• Compliance Statement: イベントの作成時に自動的に追加される規制確認。主催者またはコーディネーターは、すべての必須ステートメントを受け入れる必要があります。
• Provider Activity Goal Measure (提供者活動目標基準): 上限データを AdditionalInformation フィールドに JSON として保存します。イベント全体で取引先レベルの制限に対する累積支出を追跡します。

参加者モデル

行動管理では、標準の参加者カテゴリ (種別)、そのカテゴリのカスタム表示ラベル (参加者種別レコード)、行動内の参加者の権限を決定するロール (参加者ロールレコード) で構成される柔軟な参加者モデルが使用されます。関係者種別ロール対応付けレコードは、種別、ロール、管理イベント種別を有効な組み合わせに接続します。

• 同僚: 営業担当などの内部ユーザー。ユーザー追加情報レコードを使用して同僚を参照できます。同僚は主催者、コーディネーター、コーディネーター、寄稿者などのロールを持つことができます。他の参加者を追加する前に、現在のユーザーを同僚として追加する必要があります。
• 被招集者: イベントに正式に招待されたヘルスケア従事者 (HCP) またはヘルスケア組織 (HCO) のアカウント。営業担当は、[Update Attendees (被招集者を更新)] ウィンドウで被招集者を検索します。このウィンドウでは、テリトリーに沿った検索、項目セット検索条件、HCP-HCO 所属ルックアップがサポートされます。
• エキスパート: 会社によって契約され、イベントのテーマに関するトレーニングを受けた講演者または主要なオピニオンリーダー。エキスパート対象資格チェックでは、エキスパートを追加する前にトレーニングレコードとコンプライアンス履歴を検証します。
• ライトイン被招集者: イベントに招待されなかった一時的な参加者。ライトインは、調整状況に基づいて、既存の取引先レコードと自動的に調整されるか、プロファイルのない被招集者に変換されます。
• プロファイルなし被招集者: Salesforce にアカウントがなく、書き入れ調整後に関係者プロファイルレコードから作成された被招集者。

ワークフローオーケストレーション

イベント管理ワークフローは、汎用ワークフロー設定フレームワークに基づいて構築され、管理イベントの [状況] 項目によって制御されます。ワークフローパスでは、各フェーズに 2 つの操作を定義します。つまり、主催者が実行できる操作を指定する「管理イベント主催者操作」と、検証チェックとして機能する「管理イベントのデフォルト操作」です。どのフェーズからも [デフォルトの操作] を削除すると、システムエラーが発生します。

システム管理者は、各フェーズのロールベースのアクションセットを定義して、イベントライフサイクルの任意の時点での自分のロールに関連するアクションのみがユーザーに表示されるようにできます。ワークフローパスは完全にカスタマイズできます。システム管理者は、デフォルトのワークフローをコピーし、フェーズの操作と条件を追加して、[アンケートを開始] および [参加者にメールを送信] ワークフローアクションなどのカスタム開封コンポーネントアクションを設定できます。

コンプライアンスフレームワーク

コンプライアンスは、イベントライフサイクル全体で複数のレイヤーで適用されます。

• コンプライアンスステートメント: 作成時にイベントに自動的に追加されます。イベントを続行するには、すべての必須ステートメントを主催者またはコーディネーターが承諾する必要があります。
• 件名コンプライアンス: コンプライアンス種別が [発言者ビューロー] の件名が割り当てられると、エキスパートによる対象資格チェックが有効になります。件名が制限付き商品に関連付けられている場合、その商品にリンクされているエキスパートが追加されると、ブロックまたは警告されます。
• 上限金額適用: アカウントレベルの支出制限に対する累積の推定支出、達成予測支出、および実際の支出を追跡します。上限違反は、管理者の設定に応じて、ブロック (参加者の追加を防止) または警告 (管理イベント参加者不一致レコードを作成) のいずれかをトリガーします。
• 参加者の目標: 寄稿者種別の同僚が招待できる参加者の数を制限します。モバイルでの目標違反により、デバイスの同期時に不一致レコードが作成されます。
• Transfer of Value Reporting (価値の移行レポート): 食事の設定と経費の割り当てが関係者レコードに対して記録され、規制レポートをサポートします。

財務追跡

行動管理では、2 段階の経費モデルがサポートされます。推定経費は、カテゴリ別にコストを予測するために計画時に入力します。イベントが終了したら、実際の経費が記録され、均等または部分的な (均等でない) 割り当てによって個々の参加者に割り当てられます。上限金額フレームワークでは、[行動管理の制限] 種別の活動計画を使用して、同じ提供者の複数の行動に支出制限を適用します。上限データは提供者活動目標基準オブジェクトの [追加情報] 項目に保存され、経費の詳細、通貨換算レート、監査履歴情報が含まれます。