Slik fungerer hendelsesbehandling

Oversikt

Hendelsesbehandling tilbyr strukturerte arbeidsflyter for å orkestrere de ulike fasene i en hendelses livssyklus, fra utkast til utførelse og fullføring. Hver fase viser bare handlingene som er relevante for brukerens rolle – organisatorer planlegger og bygger hendelsen, godkjennere ser gjennom og registrerer seg, og organisatorer utfører på stedet. Støtte for denne arbeidsflyten er en robust deltakermodell som lar deg legge til kolleger, deltakere, eksperter og påmeldte deltakere, hver med sine egne konfigurerbare typer, roller og samsvarskontroller. Eksperter valideres mot sine opplæringsposter og fagberettigelse før de legges til, og alle deltakere kontrolleres mot samsvarsregler for å sikre at de er berettiget til å delta.

Hendelsesbehandling håndterer også de logistiske og økonomiske dimensjonene ved kjøring av en hendelse. Administratorer kan definere hendelsesressurser – steder, behandlingsorganisasjoner, catering, audiovisuelt utstyr – og rangere alternativer i rekkefølge etter preferanse. Utgifter spores i to faser: beregnede kostnader registrert under planlegging og faktiske kostnader registrert etter utførelse, med fleksible tildelingsalternativer for å fordele utgifter på tvers av deltakere. Pengekapsler håndhever grenser for utgifter på kontonivå automatisk og flagger eller blokkerer tillegg som overskrider de definerte tersklene.

Til slutt integreres Hendelsesbehandling sømløst med verktøyene teamene allerede bruker. Organisatorer kan sende tilpassede e-postinvitasjoner direkte fra hendelsesposten ved å bruke emnespesifikke maler, starte kuraterte presentasjoner filtrert etter emne og område, opprette hendelser fra kalenderen sin innenfor konfigurerte åpningstider og distribuere undersøkelser for å fange opp tilbakemeldinger etter hendelse – alt uten å forlate plattformen. Sammen gir disse funksjonene livsvitenskapsorganisasjoner strukturen og fleksibiliteten de trenger for å kjøre samsvarende, godt dokumenterte felthendelser i stor skala.

I Agentforce Life Sciences kombinerer Hendelsesbehandling flere underkomponenter og funksjonalitet for å gi en forent løsning for behandling av felthendelser. Før du går dypere inn i detaljene for hver komponent, går du gjennom sjekklisten over oppsettoppgaver for å få en raskere implementering.

Hendelseslivssyklus

Hver administrerte hendelse, uavhengig av type, går gjennom fem faser: utkast, ventende godkjenning, godkjent, utførelse og konklusjon. Fasen bestemmer hvilke handlinger som er tilgjengelig for hvilke roller, og arbeidsflytbanen bestemmer hva som skjer ved hver overgang.

• Utkast: Organisatoren bygger hendelsesplanen ved å legge til deltakere, tildele emner, velge logistikk og beregne anslåtte utgifter. Hendelsen sendes til godkjenning når den er klar.
• Venter på godkjenning: Bare den tildelte godkjenneren kan handle i denne fasen. Godkjenneren ser gjennom planen og godkjenner eller avviser den. Organisatorer har skrivebeskyttet tilgang.
• Godkjent: Organisatoren sender e-postinvitasjoner, overvåker deltakersvar, bekrefter logistikkleverandører og avslutter forberedelsen før arrangementet.
• Utførelse: På dagen for hendelsen fanger organisatoren opp pålogginger fra deltakere, registrerer påmeldingsdeltakere og starter presentasjoner.
• Konklusjon: Organisatoren registrerer faktiske utgifter, tildeler kostnader til deltakere, avstemmer påmeldte og ikke-profilerte deltakere og fullfører undersøkelser etter hendelse.

Kjerneobjekter og relasjoner

Administrert hendelse-posten er det sentrale objektet i Hendelsesbehandling. Alle andre objekter er direkte eller indirekte relatert til den.

• Deltaker av administrert hendelse: Representerer alle personer som er knyttet til hendelsen, inkludert kolleger, deltakere, eksperter, påmeldte og ikke-profilerte deltakere. Hver deltakerpost kobler en deltakertype og -rolle til hendelsen.
• Emnetildeling: Kobler en Emne-post (som representerer et emne eller produkt) til den administrerte hendelsen. Emner fører til ekspertberettigelseskontroller og presentasjonsfiltrering.
• Preferanse for Administrert hendelsesressurs og Administrert hendelsesressurs: Sporer steder, catering, audiovisuelle og andre logistikkleverandører. Bekreftelse av en ressurs- eller ressurspreferanse stempler automatisk hendelsesstedet i hendelsesposten.
• Utgift: Sporer beregnede og faktiske økonomiske kostnader knyttet til hendelsen. Faktiske utgifter tildeles til deltakere for rapportering av overføring av verdier.
• Samsvarserklæring: Lovpålagte bekreftelser som legges til automatisk i hendelsen når den opprettes. Organisatoren eller medordneren må godta alle obligatoriske erklæringer.
• Måling av mål for leverandøraktivitet: Lagrer pengekapseldata som JSON i AdditionalInformation-feltet. Sporer kumulative utgifter mot grenser på kontonivå på tvers av hendelser.

Deltakermodell

Hendelsesbehandling bruker en fleksibel deltakermodell som består av en standard deltakerkategori (type), en tilpasset etikett for denne kategorien (deltakertypepost) og en rolle som bestemmer deltakerens tillatelser i hendelsen (deltakerrollepost). En Rolleilordning for deltakertype-post kobler en type, en rolle og en administrert hendelsestype til en gyldig kombinasjon.

• Kollege: En intern bruker, for eksempel en selger. Du kan referere til en kollega via poster for ekstra brukerinformasjon. Kolleger kan ha roller som organisator, medarrangør, koordinator eller bidragsyter. Gjeldende bruker må legges til som kollega før du legger til andre deltakere.
• Deltaker: En helsefaglig (HCP) eller helseorganisasjon (HCO)-konto som er formelt invitert til arrangementet. Selgere søker etter deltakere i vinduet Oppdater deltakere, som støtter områdejustert søk, feltsettfiltre og HCP-HCO-tilknytningsoppslag.
• Expert: En taler eller nøkkel opinionsleder som er kontraktet av firmaet og opplært om hendelsens emne. Ekspertberettigelseskontroller kontrollerer opplæringsposter og samsvarshistorikk før en ekspert kan legges til.
• Skriv inn deltaker: En ad hoc-deltaker som ikke ble invitert til hendelsen. Innskrivinger avstemmes automatisk med eksisterende kontoposter eller konverteres til ikke-profilerte deltakere basert på avstemmingsstatus.
• Ikke-profilert deltaker: En deltaker som ikke har en konto i Salesforce, og som opprettes fra en Partsprofil-post etter innskriving av avstemming.

Arbeidsflytorkestrering

Arbeidsflyten Hendelsesbehandling bygger på rammeverket Generell arbeidsflytkonfigurasjon og styres av Status-feltet til den administrerte hendelsen. Arbeidsflytbanen definerer to operasjoner for hver fase: Operasjonen Administrert hendelsesorganisator (som angir hva organisatoren kan gjøre) og standardoperasjonen Administrert hendelse (som fungerer som en valideringskontroll). Fjerning av standardoperasjonen fra en hvilken som helst fase fører til en systemfeil.

Administratorer kan definere rollebaserte handlingssett for hver fase, slik at brukere ser bare handlingene som er relevante for rollen sin på et gitt tidspunkt i hendelsessyklusen. Arbeidsflytbanen kan tilpasses fullt ut. Administratorer kan klone standardarbeidsflyten, legge til faseoperasjoner og betingelser og konfigurere tilpassede handlinger for å åpne komponenten, som arbeidsflythandlingene Start undersøkelse og E-postdeltakere.

Samsvarsrammeverk

Samsvar håndheves på flere lag i løpet av hendelsessyklusen.

• Samsvarserklæringer: Legges automatisk til i hendelsen ved oppretting. Alle obligatoriske erklæringer må godtas av arrangøren eller medarrangøren før hendelsen kan fortsette.
• Emnekamsvar: Når et emne med samsvarstypen Speaker Bureau tildeles, aktiverer systemet ekspertberettigelseskontroller. Hvis et emne er knyttet til et begrenset produkt, blokkerer eller advarer systemet når en ekspert som er knyttet til dette produktet, legges til.
• Money Cap Enforcement: Sporer kumulative anslåtte, forpliktet og faktiske utgifter mot grenser for utgifter på kontonivå. Kappeovertredelser utløser enten en blokk (forhindrer å legge til deltakere) eller en advarsel (oppretter en post for administrert hendelsesdeltakeravvik) avhengig av administratorkonfigurasjon.
• Deltakerkvote: Begrenser antall deltakere en bidragsytertypekollege kan invitere. Kvoteovertredelser på mobilenheter oppretter en avvikspost når enheten synkroniseres.
• Verdoverføring av rapporter: Måltidspreferanser og utgiftstildelinger registreres mot deltakerposter for å støtte regulatorisk rapportering.

Økonomisporing

Hendelsesbehandling støtter en utgiftsmodell med to faser. Beregnede utgifter oppgis under planlegging av prosjektkostnader etter kategori. Etter at hendelsen er avsluttet, registreres faktiske utgifter og tildeles til individuelle deltakere, enten jevnt eller via delvis (ujevnt) tildeling. Rammeverket for pengekapsler bruker aktivitetsplaner av typen Grense for hendelsesbehandling til å håndheve grenser for utgifter på tvers av flere hendelser for samme leverandør. Kapseldata lagres i feltet Tilleggsinformasjon for objektet Mål for leverandøraktivitet, og inkluderer utgiftsdetaljer, valutaomregningskurser og informasjon om revisjonsspor.