Como o Gerenciamento de evento funciona

Visão geral

O Gerenciamento de evento fornece fluxos de trabalho estruturados para orquestrar os vários estágios no ciclo de vida de um evento, do rascunho à execução e conclusão. Cada estágio detecta apenas as ações relevantes para o papel do usuário: os organizadores planejam e criam o evento, os aprovadores revisam e se desconectam e os organizadores executam no terreno. O suporte a esse fluxo de trabalho é um modelo de participante robusto que permite adicionar colegas, participantes, especialistas e participantes de gravação, cada um com seus próprios tipos configuráveis, papéis e verificações de conformidade. Os especialistas são validados em relação aos registros de treinamento e à elegibilidade do assunto antes de serem adicionados, e todos os participantes são verificados em relação às regras de conformidade para garantir que eles estejam qualificados para participar.

O Gerenciamento de evento também lida com as dimensões logísticas e financeiras da execução de um evento. Os administradores podem definir recursos de evento (localidades, organizações de saúde, catering, equipamento audiovisual) e classificar alternativas em ordem de preferência. As despesas são rastreadas em duas fases: custos estimados capturados durante o planejamento e custos reais registrados após a execução, com opções de alocação flexíveis para distribuir o gasto entre os participantes. Os limites monetários aplicam limites de gasto no nível da conta automaticamente, sinalizando ou bloqueando adições que excedem os limites definidos.

Por fim, o Gerenciamento de evento se integra perfeitamente às ferramentas que suas equipes já usam. Os organizadores podem enviar convites por email personalizados diretamente do registro do evento usando modelos específicos do assunto, iniciar apresentações selecionadas filtradas por tópico e território, criar eventos de seu calendário dentro do horário comercial configurado e implementar pesquisas para capturar feedback pós-evento, tudo sem sair da plataforma. Juntos, esses recursos dão às organizações de biociências a estrutura e a flexibilidade necessárias para executar eventos de campo em conformidade e bem documentados em escala.

No Agentforce Life Sciences, o Gerenciamento de eventos combina vários subcomponentes e funcionalidades para fornecer uma solução unificada para gerenciar eventos de campo. Antes de se aprofundar nos detalhes de cada componente, vá para a lista de verificação de tarefas de configuração para uma implementação mais rápida.

Ciclo de vida do evento

Cada evento gerenciado, independentemente do tipo, percorre cinco estágios: rascunho, aprovação pendente, aprovado, execução e conclusão. O estágio determina quais ações estão disponíveis para quais papéis e o caminho do fluxo de trabalho controla o que acontece em cada transição.

• Rascunho: O organizador cria o plano de evento adicionando participantes, atribuindo assuntos, selecionando logística e calculando despesas estimadas. O evento é enviado para aprovação quando estiver pronto.
• Aprovação pendente: Somente o aprovador atribuído pode agir nesse estágio. O aprovador revisa o plano e o aprova ou o rejeita. Os organizadores têm acesso somente leitura.
• Aprovada: O organizador envia convites por email, monitora as respostas dos participantes, confirma os provedores de logística e finaliza a preparação pré-evento.
• Execução: No dia do evento, o organizador captura entradas de participantes, registra participantes de inscrição e inicia apresentações.
• Conclusão: O organizador registra as despesas reais, aloca os custos aos participantes, reconcilia inscritos e participantes sem perfil e conclui pesquisas pós-evento.

Objetos principais e relacionamentos

O registro Evento gerenciado é o objeto central no Gerenciamento de eventos. Todos os outros objetos estão diretamente ou indiretamente relacionados a ele.

• Participante do evento gerenciado: Representa qualquer pessoa associada ao evento, incluindo colegas, participantes, especialistas, inscritos e participantes sem perfil. Cada registro de participante vincula um tipo de participante e um papel ao evento.
• Atribuição de assunto: Vincula um registro de Assunto (representando um tópico ou produto) ao evento gerenciado. Os assuntos conduzem a verificações de elegibilidade de especialistas e filtragem de apresentação.
• Preferência de recurso de evento gerenciado e recurso de evento gerenciado: Rastreia locais, catering, audiovisual e outros provedores de logística. Confirmar uma preferência de recurso ou recurso coloca automaticamente um carimbo no local do evento no registro do evento.
• Despesa: Rastreia os custos financeiros estimados e reais associados ao evento. As despesas reais são alocadas aos participantes para relatório de transferência de valor.
• Declaração de conformidade: Confirmações regulatórias que são adicionadas automaticamente ao evento quando ele é criado. O organizador ou coorganizador deve aceitar todas as declarações obrigatórias.
• Medida da meta da atividade do provedor: Armazena dados de limite monetário como JSON no campo AdditionalInformation. Rastreia o gasto cumulativo em relação aos limites no nível da conta entre eventos.

Modelo do participante

O Gerenciamento de evento usa um modelo de participante flexível que inclui uma categoria de participante padrão (tipo), um rótulo personalizado para essa categoria (registro de tipo de participante) e um papel que determina as permissões do participante no evento (registro de papel do participante). Um registro de Mapeamento de papel do tipo do participante conecta um tipo, um papel e um tipo de evento gerenciado em uma combinação válida.

• Colega: Um usuário interno, como um representante de vendas. Você pode consultar um colega por meio de registros de Informações adicionais do usuário. Os colegas podem ter papéis como organizador, coorganizador, coordenador ou colaborador. O usuário atual deve ser adicionado como colega antes de adicionar outros participantes.
• Participante: Uma conta de profissional de saúde (HCP) ou organização de saúde (HCO) foi convidada formalmente para o evento. Os representantes de vendas pesquisam participantes na janela Atualizar participantes, que oferece suporte à pesquisa alinhada ao território, aos filtros do conjunto de campos e à pesquisa de afiliação HCP-HCO.
• Especialista: Um palestrante ou líder de opinião principal contratado pela empresa e treinado no assunto do evento. As verificações de elegibilidade de especialistas verificam os registros de treinamento e o histórico de conformidade antes que um especialista possa ser adicionado.
• Participante de inscrição: Um participante ad hoc que não foi convidado para o evento. As inscrições são reconciliadas automaticamente com registros de conta existentes ou convertidas em participantes sem perfil com base no status de reconciliação.
• Participante sem perfil: Um participante que não tem uma conta no Salesforce e é criado a partir de um registro de Perfil de parte após a reconciliação de inscrição.

Orquestração de fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho de Gerenciamento de evento é criado na estrutura de Configuração de fluxo de trabalho genérica e é conduzido pelo campo Status do evento gerenciado. O caminho do fluxo de trabalho define duas operações para cada estágio: a Operação do organizador de evento gerenciado (que especifica o que o organizador pode fazer) e a Operação padrão de evento gerenciado (que serve como uma verificação de validação). Remover a operação padrão de qualquer estágio gera um erro do sistema.

Os administradores podem definir conjuntos de ações baseados em papel para cada estágio, garantindo que os usuários vejam apenas as ações relevantes para seu papel em qualquer ponto específico no ciclo de vida do evento. O caminho do fluxo de trabalho é totalmente personalizável. Os administradores podem clonar o fluxo de trabalho padrão, adicionar operações e condições de estágio e configurar ações de componente aberto personalizadas, como as ações de fluxo de trabalho Iniciar pesquisa e Enviar email para participantes.

Estrutura de conformidade

A conformidade é imposta em várias camadas ao longo do ciclo de vida do evento.

• Declarações de conformidade: Adicionado automaticamente ao evento na criação. Todas as declarações obrigatórias devem ser aceitas pelo organizador ou coorganizador para que o evento possa continuar.
• Conformidade de assunto: Quando um assunto com o tipo de conformidade Speaker Bureau é atribuído, o sistema ativa verificações de elegibilidade de especialistas. Se um assunto estiver associado a um produto restrito, o sistema bloqueará ou avisará quando um especialista vinculado a esse produto for adicionado.
• Imposição do limite monetário: Rastreia despesas estimadas, confirmadas e reais cumulativas em relação aos limites de gasto no nível da conta. Violações de limite acionam um bloco (impedindo a adição de participantes) ou um aviso (criando um registro de discrepância de participantes do evento gerenciado), dependendo da configuração do administrador.
• Cota de participantes: Limita o número de participantes que um colega do tipo colaborador pode convidar. Violações de cotas em dispositivos móveis criam um registro de discrepância quando o dispositivo é sincronizado.
• Relatórios de transferência de valor: As preferências de refeição e as alocações de despesas são registradas em relação aos registros do participante para dar suporte a relatórios regulatórios.

Rastreamento financeiro

O Gerenciamento de evento oferece suporte a um modelo de despesa de dois estágios. As despesas estimadas são inseridas durante o planejamento para projectar custos por categoria. Após a conclusão do evento, as despesas reais são registradas e alocadas a participantes individuais, de forma uniforme ou por meio de alocações parciais (inegáveis). A estrutura de limite monetário usa planos de atividade do tipo Limite de gerenciamento de eventos para impor limites de gasto em vários eventos para o mesmo provedor. Os dados de limite são armazenados no campo Informações adicionais do objeto Medida da meta da atividade do provedor e incluem detalhes da despesa, taxas de conversão de moeda e informações da trilha de auditoria.