Принцип работы управления событиями

Общие сведения

Управление событиями предоставляет структурированные бизнес-правила для систематизации разных этапов жизненного цикла события, от черновика до выполнения и заключения. Каждый этап отображает только действия, связанные с ролью пользователя — организаторы планируют и создают событие, ответственные за утверждение проверяют и подписывают, а организаторы выполняют на месте. Поддержка данного бизнес-правила является надежной моделью участника, позволяющей добавлять коллег, посетителей, экспертов и участников записи, каждый с собственными настраиваемыми типами, ролями и проверками соответствия. Эксперты проверяются по записям обучения и субъекту права перед добавлением, а все участники проверяются по правилам соответствия, чтобы убедиться в их праве на участие.

Управление событиями также обрабатывает логистические и финансовые аспекты выполнения события. Администраторы могут определить ресурсы событий — места проведения, медицинские организации, общественное питание, аудиовизуальное оборудование — и ранжировать альтернативы в порядке предпочтения. Отслеживание расходов выполняется в два этапа: примерные затраты, собранные во время планирования, и фактические затраты, записанные после выполнения, с гибкими вариантами распределения расходов между участниками. Денежные ограничения автоматически внедряют ограничения расходов на уровне организации, помечая или блокируя добавления, превышающие определенные пороговые значения.

Наконец, управление событиями без труда интегрируется с инструментами, которые уже используют рабочие группы. Организаторы могут отправлять персонализированные электронные приглашения напрямую из записи события посредством шаблонов темы, запускать курируемые презентации, отфильтрованные по теме и территории, создавать события из календаря в течение настроенных часов работы и развертывать опросы для сбора отзывов о событиях после события — все это не выходя из платформы. В совокупности эти возможности предоставляют организациям, занимающимся биологическими науками, необходимую структуру и гибкость для проведения совместимых и хорошо задокументированных выездных мероприятий в масштабах.

В Agentforce Life Sciences управление событиями объединяет несколько подкомпонентов и функций для предоставления объединенного решения для управления событиями на выезде. Прежде чем перейти к сведениям о каждом компоненте, просмотрите контрольный список задач настройки для более быстрого внедрения.

Жизненный цикл события

Каждое управляемое событие, независимо от типа, проходит пять этапов: черновик, ожидающий утверждения, утвержденный, выполнение и заключение. Этап определяет действия, доступные ролям, а путь бизнес-правила управляет происходящим при каждом переходе.

• Черновик: Организатор создает план события, добавляя участников, назначая темы, выбирая логистику и вычисляя примерные расходы. Событие отправляется на утверждение, когда будет готово.
• Ожидание утверждения: Только назначенный ответственный за утверждение может действовать на этом этапе. Ответственный за утверждение проверяет план и утверждает или отклоняет его. Организаторы имеют доступ только для чтения.
• Утверждено: Организатор отправляет электронные приглашения, отслеживает ответы участников, подтверждает поставщиков логистики и завершает предварительную подготовку к событию.
• Выполнение: В день события организатор собирает входы посетителей, записывает участников входа и запускает презентации.
• Вывод: Организатор записывает фактические расходы, распределяет расходы между участниками, сверяет записи и непрофильных посетителей и выполняет опросы после события.

Базовые объекты и взаимосвязи

Запись управляемого события является центральным объектом в управлении событиями. Все остальные объекты прямо или косвенно связаны с ним.

• Участник управляемого события: Представляет любое лицо, связанное с событием, включая коллег, посетителей, экспертов, участников и непрофильных посетителей. Каждая запись участника связывает тип и роль участника с событием.
• Назначение темы: Связывание записи темы (представляющей тему или продукт) с управляемым событием. Субъекты управляют проверками права экспертов и фильтрацией презентации.
• Ресурс управляемого события и предпочтение ресурса управляемого события: Отслеживание мест проведения, общественного питания, аудиовизуальных и других поставщиков логистики. Подтверждение предпочтения ресурса или ресурса автоматически маркирует расположение события в записи события.
• «"Расходы": Отслеживание примерных и фактических финансовых затрат, связанных с событием. Фактические расходы распределяются между участниками для составления отчетов по перемещению стоимости.
• Заявление о соответствии: Благодарности регулятора, автоматически добавляемые к событию при его создании. Организатор или соорганизатор должен принять все обязательные заявления.
• Показатель цели действия поставщика: Сохраняет данные денежного ограничения как JSON в поле additionalInformation. Отслеживание совокупных расходов по сравнению с ограничениями уровня организации в событиях.

Модель участника

Управление событиями использует гибкую модель участника, состоящую из стандартной категории участника (тип), настраиваемой метки для этой категории (запись типа участника) и роли, которая определяет полномочия участника в событии (запись роли участника). Запись соотнесения ролей типа участника соединяет тип, роль и тип управляемого события в допустимую комбинацию.

• Коллега: Внутренний пользователь (например, торговый представитель). Вы можете ссылаться на коллегу посредством записей дополнительных сведений о пользователе. Коллеги могут выполнять такие роли, как организатор, соорганизатор, координатор или соавтор. Текущий пользователь должен быть добавлен в качестве коллеги, прежде чем добавлять других участников.
• Участник: Организация медицинского работника (HCP) или медицинской организации (HCO), официально приглашенная на событие. Торговые представители ищут посетителей в окне «Обновить посетителей», которое поддерживает поиск по территории, фильтры набора полей и поиск принадлежности HCP-HCO.
• Эксперт: Докладчик или ключевой лидер общественного мнения, который работает по контракту с компанией и проходит обучение по теме события. Проверка права на участие эксперта проверяет записи обучения и журнал соответствия перед добавлением эксперта.
• Участник регистрации: Ситуативный участник, которого не пригласили на мероприятие. Записи автоматически сверяются с текущими записями организаций или преобразуются в непрофильных участников на основе статуса сверки.
• Непрофильный участник: Участник, не имеющий организации в Salesforce и созданный на основе записи профиля стороны после сверки записи.

Оркестрация бизнес-правил

Бизнес-правило управления событиями создано на основе инфраструктуры общей конфигурации бизнес-правил и определяется полем «Статус управляемого события». Путь бизнес-правила определяет две операции для каждого этапа: Операция организатора управляемых событий (которая определяет действия организатора) и Операция по умолчанию управляемых событий (которая служит проверкой подлинности). Удаление стандартной операции с любого этапа приводит к системной ошибке.

Администраторы могут определить наборы действий на основе роли для каждого этапа, гарантируя, что пользователи увидят только действия, связанные с их ролью, в любой момент жизненного цикла события. Путь бизнес-правила можно полностью настроить. Администраторы могут клонировать стандартный бизнес-правило, добавлять этапные операции и условия и настраивать настраиваемые действия открытого компонента, например, действия «Запустить опрос» и «Участники электронной почты» бизнес-правила.

Инфраструктура соответствия

Соответствие внедряется на нескольких уровнях на протяжении жизненного цикла события.

• Заявления о соответствии: Автоматически добавляется к событию при создании. Все обязательные заявления должны быть приняты организатором или соорганизатором до начала мероприятия.
• Соответствие субъекта: При назначении субъекта с типом соответствия «Бюро спикера» система активирует проверки права эксперта. Если тема связана с ограниченным продуктом, система блокирует или предупреждает о добавлении эксперта, связанного с этим продуктом.
• Применение денежного ограничения: Отслеживание совокупной сметы, обязательств и фактических расходов относительно ограничений расходов на уровне организации. Нарушения ограничения инициируют блокировку (предотвращение добавления участника) или предупреждение (создание записи несоответствия участника управляемого события) в зависимости от конфигурации администратора.
• План продаж участников: Ограничение количества участников, которых может пригласить коллега типа соавтора. Нарушения планов продаж на мобильном устройстве создают запись несоответствия при синхронизации устройства.
• Отчетность о переносе значений: Предпочтения в питании и распределение расходов регистрируются в записях участников для поддержки нормативной отчетности.

Финансовое отслеживание

Управление событиями поддерживает двухэтапную модель расходов. Примерные расходы вводятся во время планирования для проекции расходов по категориям. После завершения события фактические расходы регистрируются и распределяются между отдельными участниками либо равномерно, либо посредством частичного (неравномерного) распределения. Инфраструктура денежного ограничения использует планы действий типа «Ограничение управления событиями» для внедрения ограничений расходов в нескольких событиях для одного поставщика. Данные шапки хранятся в поле «Дополнительные сведения» объекта «Показатель цели действия поставщика» и содержат сведения о расходах, курсы обмена валюты и контрольные сведения.