事件管理的工作方式

概览

事件管理提供结构化工作流来编排事件生命周期中从起草到执行和结束的各个阶段。每个阶段仅显示与用户角色相关的操作 — 组织者计划和构建事件，批准人审核和签署，组织者在现场执行。支持此工作流的强大参与者模型允许您添加同事、出席者、专家和签到参与者，每个人都有自己的可配置类型、角色和合规检查。在添加之前，专家会根据他们的培训记录和主题资格进行验证，并根据合规规则检查所有参与者，以确保他们有资格参加。

事件管理还处理运行事件的后勤和财务方面。管理员可以定义事件资源 - 场地、医疗保健组织、餐饮、视听设备，并按首选项对替代方案进行排名。支出分两个阶段跟踪：在计划期间捕获的估计费用和执行后记录的实际费用，灵活的分配选项可在参与者之间分配支出。货币上限自动强制执行客户级支出限制，标记或阻止超过定义的阈值的添加。

最后，事件管理与您的团队已经使用的工具无缝集成。组织者可以使用特定于主题的模板直接从事件记录发送个性化电子邮件邀请，启动按主题和区域筛选的策划演示文稿，在配置的工作时间内从日历创建事件，并部署调查来获取事件后的反馈，所有操作无需离开平台。这些功能共同为生命科学组织提供了所需的结构和灵活性，以大规模运行合规、记录良好的现场事件。

在 Agentforce 生命科学中，事件管理结合了多个子组件和功能，为管理现场事件提供了统一的解决方案。在深入了解每个组件的详细信息之前，请浏览一下设置任务的核对清单，以便更快地实施。

事件生命周期

每个受管事件，无论类型如何，都会经历五个阶段：草稿、待批准、已批准、执行和结束。该阶段确定哪些操作对哪些角色可用，工作流路径控制每次迁移时发生的情况。

• 草稿：组织者通过添加参与者、分配主题、选择物流和计算估计费用来构建活动计划。事件在准备就绪时提交待批准。
• 待批准：只有分配的批准人才能在此阶段采取行动。批准人审查计划，批准或拒绝。组织者具有只读访问权限。
• 已批准：组织者发送电子邮件邀请、监控参与者回复、确认物流提供商并完成活动前准备工作。
• 执行：在活动当天，组织者会捕获出席者登录，记录登录参与者，并启动演示。
• 结论：组织者记录实际费用，向参与者分配费用，核对签到者和没有简档的参与者，并完成活动后调查。

核心对象和关系

受管事件记录是事件管理中的中心对象。所有其他对象都直接或间接地与其相关。

• 受管事件参与者：代表与事件相关的任何人员，包括同事、出席者、专家、投稿人和非简档出席者。每个参与者记录将参与者类型和角色链接到事件。
• 主题分配：将主题记录（代表主题或产品）链接到受管事件。主题推动专家资格检查和演示文稿筛选。
• 受管事件资源和受管事件资源首选项：跟踪场地、餐饮、视听和其他物流提供商。确认资源或资源首选项会自动在事件记录上标记事件位置。
• 支出：跟踪与事件相关的估计和实际财务成本。实际费用分配给参与者进行价值转移报告。
• 合规性声明：创建事件时自动添加到事件的管理鸣谢。组织者或共同组织者必须接受所有强制声明。
• 提供商活动目标评测：在 AdditionalInformation 字段中将货币上限数据存储为 JSON。根据事件之间的客户级别限制跟踪累计支出。

参与者模型

事件管理使用灵活的参与者模型，包括标准参与者类别（类型）、该类别的自定义标签（参与者类型记录）和确定参与者在事件中的权限的角色（参与者角色记录）。参与者类型角色映射记录将类型、角色和受管事件类型连接到有效的组合中。

• 同事：内部用户，例如销售代表。您可以通过用户附加信息记录引用同事。同事可以担任组织者、共同组织者、协调员或投稿人等角色。在添加任何其他参与者之前，必须将当前用户添加为同事。
• 出席者：正式邀请参加活动的医疗保健专业人员 (HCP) 或医疗保健组织 (HCO) 客户。销售代表在“更新出席者”窗口中搜索出席者，该窗口支持区域对齐搜索、字段集筛选器和 HCP-HCO 关联查找。
• 专家：与公司签约并接受事件主题培训的演讲者或关键意见领袖。在添加专家之前，专家资格检查会验证培训记录和合规历史。
• 写入出席者：未被邀请参加活动的临时参与者。签入会根据对帐状态自动与现有客户记录对帐，或转换为未简档出席者。
• 非简档出席者：在 Salesforce 中没有客户的参与者，在签入对帐后从相关方简档记录中创建。

工作流编排

事件管理工作流构建于通用工作流配置框架，并由受管事件的状态字段驱动。工作流路径为每个阶段定义了两个操作：受管事件组织者操作（指定组织者可以执行的操作）和受管事件默认操作（用作验证检查）。从任何阶段删除默认操作会导致系统错误。

管理员可以为每个阶段定义基于角色的操作集，确保用户只能在事件生命周期中的任何给定点看到与其角色相关的操作。工作流路径可完全自定义。管理员可以复制默认工作流，添加阶段操作和条件，并配置自定义打开组件操作，例如启动调查和电子邮件参与者工作流操作。

合规框架

合规性在整个事件生命周期中在多个层面强制执行。

• 合规声明：创建时自动添加到事件。组织者或共同组织者必须接受所有强制声明，然后才能继续活动。
• 主题合规性：在分配合规类型为发言人办公室的主题时，系统会激活专家资格检查。如果主题与受限产品关联，系统会在添加链接到该产品的专家时阻止或发出警告。
• 货币上限执行：根据客户级支出限制跟踪累计估计、承诺和实际支出。违反上限会触发阻止（阻止添加参与者）或警告（创建受管事件参与者差异记录），这取决于管理员配置。
• 出席者定额：限制投稿人类型的同事可以邀请的参与者数量。移动设备上的定额违规会在设备同步时创建差异记录。
• 价值报告的转移：根据参与者记录记录膳食偏好和费用分配，以支持监管报告。

财务跟踪

事件管理支持两阶段支出模型。在按类别预测成本的计划期间，输入估计的费用。在活动结束后，记录实际费用并将其平均或通过部分（非平均）分配分配给单个参与者。货币上限框架使用类型为事件管理限制的活动计划，为同一提供商在多个事件中强制执行支出限制。上限数据存储在提供商活动目标评测对象的其他信息字段中，并包含费用详细信息、货币兑换率和审计跟踪信息。