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事件管理的運作方式
「事件管理」可讓管理員協調多個參與者類型、強制執行合規和追蹤財務支出,全都可在可設定的工作流程架構內進行。深入瞭解每個元件的運作方式。
概觀
「事件管理」提供結構化工作流程,可協調事件生命週期中的各個階段,從草稿到執行和結束。每個階段只會呈現與使用者角色相關的動作—組織者計畫和建立事件、批准者檢閱和登出,以及組織者在現場執行。支援此工作流程是強大的參與者模型,可讓您新增同事、出席者、專家和註冊參與者,每個參與者都有自己的可設定類型、角色和合規性檢查。專家在新增前會根據其訓練記錄和主題資格進行驗證,且所有參與者都會根據規範規則進行檢查,以確保他們有資格出席。
「事件管理」也會處理執行事件的物流與財務維度。管理員可以定義事件資源 (場地、醫療照護組織、餐飲、視聽設備),並依偏好設定將替代項目排名。系統會在兩個階段中追蹤費用:計畫期間所得的預估成本,以及執行後記錄的實際成本,以及可跨參與者散佈費用的彈性配置選項。貨幣上限會自動強制執行帳戶層級的費用限制,並標記或封鎖超過定義的超值。
最後,「事件管理」會與您小組已使用的工具順暢整合。主辦單位可以使用主題特定的範本,直接從事件記錄傳送個人化電子郵件邀請、啟動依主題和區域範圍篩選的精密設計簡報、在設定的營業時間內從行事曆建立事件,以及部署調查以收集事件後回饋意見,無須離開平台。這些功能共同為生命科學組織提供執行大規模合規且經過完整記錄的現場事件所需的結構與彈性。
在 Agentforce Life Sciences 中,「事件管理」結合多個子元件和功能,為管理現場事件提供統一的解決方案。在您深入瞭解每個元件的詳細資料前,請先瀏覽設定工作的檢查清單,以加速實作。
事件生命週期
無論類型為何,每個受管理事件都會經過五個階段:草稿、待批准、已批准、執行和結束。階段會決定哪些動作適用於哪些角色,而工作流程路徑會控制每個轉換時會發生的狀況。
- 草稿：召集人透過新增參與者、指派主題、選取物流及計算預估費用來建立事件計畫。事件在準備就緒時提交以待批准。
- 待批准:只有指派的批准者可以在此階段採取動作。批准者會檢閱計畫,並批准或拒絕計畫。召集人擁有唯讀存取權。
- 已批准：召集人會傳送電子郵件邀請、監視參與者回應、確認物流提供者,並完成事件前準備。
- 執行:在事件當天,召集人會捕捉出席者登入、記錄註冊參與者,並啟動簡報。
- 結論:召集人會記錄實際費用、將成本分配給參與者、協調註冊與未設定檔的出席者,並完成事件後調查。
核心物件與關係
「受管理事件」記錄是「事件管理」中的中心物件。其他所有物件都與其直接或間接相關。
- 受管理事件參與者:代表與事件相關聯的任何人員,包括同事、出席者、專家、註冊和非設定檔出席者。每個參與者記錄都會將參與者類型和角色連結至事件。
- 主題指派:將「主旨」記錄 (代表主題或產品) 連結至受管理事件。主題會驅動專家資格檢查和簡報篩選。
- 受管理事件資源和受管理事件資源偏好設定:追蹤場地、餐飲、視聽和其他物流提供者。確認資源或資源偏好設定會自動標記事件記錄上的事件位置。
- 費用：追蹤與事件相關聯的預估和實際財務成本。實際費用會配置給參與者以進行價值轉移報告。
- 合規性聲明:建立事件時自動新增至事件的法規確認。召集人或共同召集人必須接受所有必要聲明。
- 提供者活動目標測量:在 AdditionalInformation 欄位中將貨幣保費資料儲存為 JSON。追蹤跨事件之帳戶層級限制的累積支出。
參與者模型
「事件管理」使用彈性參與者模型,其中包含標準參與者種類 (類型)、該種類的自訂標籤 (參與者類型記錄),以及決定事件中參與者權限的角色 (參與者角色記錄)。「參與者類型角色對應」記錄會將類型、角色和受管理事件類型連接至有效的組合。
- 同事:內部使用者,例如銷售代表。您可以透過「使用者其他資訊」記錄參照同事。同事可以擁有組織者、聯席召集人、協調者或投稿者的角色。必須先將目前使用者新增為同事,才能新增任何其他參與者。
- 出席者:正式受邀參加事件的醫療照護專家 (HCP) 或醫療照護組織 (HCO) 帳戶。銷售代表可在「更新出席者」視窗中搜尋出席者,其支援區域範圍符合搜尋、欄位集篩選和 HCP-HCO 聯盟對應。
- 專家:由公司契約並針對事件主題進行訓練的發言者或重要意見主管。專家資格檢查會先驗證訓練記錄和規範歷程記錄,才能新增專家。
- 註冊出席者:未受邀參加事件的臨時參與者。寫入會自動與現有帳戶記錄協調,或根據協調狀態轉換為非設定檔出席者。
- 非設定檔出席者:沒有 Salesforce 帳戶且在協調後從「當事人設定檔」記錄建立的參與者。
工作流程協調流程
「事件管理」工作流程以「一般工作流程組態」架構為基礎,且由「受管理事件的狀態」欄位所驅動。工作流程路徑會為每個階段定義兩個作業:「受管理事件召集人作業」(指定召集人可執行的動作) 和「受管理事件預設作業」(作為驗證檢查使用)。將「預設作業」從任何階段中移除會造成系統錯誤。
管理員可以為每個階段定義以角色為基礎的動作集,確保使用者只會在事件生命週期中的任何指定時間點看到與其角色相關的動作。工作流程路徑可以完全自訂。管理員可以複製預設工作流程、新增階段作業與條件,並設定自訂開啟元件動作,例如「啟動調查」與「電子郵件參與者」工作流程動作。
合規架構
在整個事件生命週期中,會在多個層級強制執行合規性。
- 合規聲明:自動新增至建立時的事件。所有必要陳述式必須由召集人或聯席召集人接受,事件才能繼續。
- 主題合規性:指派具有「發言者局」規範類型的主題時,系統會啟用專家資格檢查。如果主題與受限制產品相關聯,則當新增連結至該產品的專家時,系統會封鎖或警告。
- 強制執行貨幣上限:根據帳戶層級的費用限制追蹤累積的預估費用、已認可費用和實際費用。根據管理員組態,限制違規會觸發區塊 (防止新增參與者) 或警告 (建立受管理事件參與者不一致記錄)。
- 出席者配額:限制投稿者類型同事可邀請的參與者人數。行動裝置同步化時,行動裝置上的配額違規會建立不一致記錄。
- 值報告的轉移:系統會根據參與者記錄記錄記錄餐點偏好與費用分配,以支援法規報告。
財務追蹤
「事件管理」支援兩階段費用模型。估計費用會在規劃期間依種類輸入,以預測成本。事件結束後,系統會平均或透過部分 (不平均) 分配來記錄實際費用並分配給個別參與者。貨幣上限架構使用「事件管理限制」類型的活動計畫,在同一個提供者的多個事件之間強制執行費用限制。範圍資料會儲存在「提供者活動目標度量」物件的「其他資訊」欄位中,並包含費用詳細資料、貨幣轉換率和稽核追蹤資訊。
