Sie befinden sich hier:
Ereignisverwaltungs-Workflow
Implementieren Sie die Ereignisverwaltungsprozesse, die sich über alle Phasen des Ereignislebenszyklus erstrecken, von der Planung des Ereignisses über das Senden des Plans zur Genehmigung bis hin zur Ausführung und zum Abschluss.
Erforderliche Editionen
| Verfügbarkeit: Lightning Experience |
| Verfügbarkeit: Enterprise und Unlimited Edition mit Life Sciences Cloud, der Add-On-Lizenz "Life Sciences Cloud für Kundenengagement" und dem verwalteten Paket "Life Sciences Customer Engagement". |
| Erforderliche Benutzerberechtigungen | |
|---|---|
| Erstellen einer Workflow-Phase, eines Pfads und einer Aktion: | Berechtigungssatz "Commercial Admin" (Handelsadministrator für Biowissenschaften) |
Der auf der Konfiguration des allgemeinen Workflows basierende Workflow für verwaltete Ereignisse bietet ein strukturiertes Framework für die Ausführung verschiedener Ereignistypen, beispielsweise Sprecherereignisse, von Vertretern geführte Ereignisse und Sponsoring-Ereignisse für medizinische Fachkräfte. Der Workflow bietet zudem flexible Anpassungsoptionen, sodass Administratoren den Workflow an die individuellen Anforderungen der Organisation anpassen können.
Ereignistypen in der Ereignisverwaltung
Bei einer Sprecherveranstaltung handelt es sich um eine vom Unternehmen veranstaltete Veranstaltung, bei der ein vom Unternehmen beauftragter medizinischer Mitarbeiter genehmigte Schulungs- oder Werbeinhalte an andere medizinische Fachkräfte weitergibt. Das Pharmaunternehmen plant und steuert die Ereignislogistik-, Inhalts- und Compliance-Anforderungen. Sprecherereignisse sind streng reguliert und erfordern formelle Genehmigungen, Sprecherverträge, Anwesenheitserfassung und Schlichtung nach dem Ereignis. Sprecherereignisse werden in der Regel für strukturierte Schulungen verwendet und erfordern eine detaillierte Ausgabenverfolgung und Transparenzberichte.
Eine von Mitarbeitern geleitete Veranstaltung ist eine vom Unternehmen organisierte Besprechung, die von einem Vertriebsmitarbeiter ohne bezahlten externen Sprecher geleitet wird. Der Mitarbeiter präsentiert genehmigte Materialien direkt den HCPs in einem kleineren, weniger formalen Rahmen. Im Gegensatz zu einem Standardbesuch oder -anruf, der in der Regel eine persönliche Interaktion und keine meldepflichtige Wertübertragung umfasst, können Mitarbeiter-geführte Ereignisse Mahlzeiten oder andere Posten umfassen, für die eine Wertübertragungsberichterstattung erforderlich ist. Mitarbeitergeführte Ereignisse werden häufig für Produktaktualisierungen, Aufklärung über Krankheitszustände oder Interaktionen zum Aufbau von Beziehungen verwendet.
Ein HCP-Sponsoring-Ereignis tritt auf, wenn ein Pharmaunternehmen finanzielle Unterstützung für einen HCP bereitstellt, um an einer Drittanbieterveranstaltung teilzunehmen, die das Unternehmen nicht organisiert oder kontrolliert, beispielsweise einem medizinischen Kongress oder einer Konferenz. Das Unternehmen verwaltet weder die Tagesordnung noch die Inhalte oder Sprecher und hostet die Veranstaltung nicht. Sponsorings erfordern eine strenge Compliance-Überprüfung, Genehmigungen und Transparenzberichte, erfordern jedoch keine Anmeldung, Umfragen oder Ereignisdurchführung durch das Unternehmen.
Jedes Ereignis weist unabhängig von seinem Endzweck die folgenden Phasen auf: Entwurf, ausstehende Genehmigung, Genehmigung, Ausführung, Abschluss. Die Phasenvorgangsaktionen, die Sie für jede Phase konfigurieren können, sind jedoch unterschiedlich. Definieren Sie je nach Typ und Zweck des Ereignisses die folgenden Aktionen für Ihre Organisation.
Die folgende Tabelle dient nur als Beispiel dafür, wie Administratoren den Workflow-Pfad definieren können.
| Phase | Persona | Sprecherereignis | Mitarbeitergeführtes Ereignis | HCP-Sponsoring-Event |
|---|---|---|---|---|
| Entwurf | Organisator |
|
|
|
| Genehmigung ausstehend | Genehmiger |
|
|
|
| Genehmigt | Organisator |
|
|
|
| Ausführen | Organisator |
|
|
|
| Abschließen | Organisator |
|
|
|
Ereignis-Workflow
Die Workflow-Aktion "Verwaltetes Ereignis" ist für das Objekt "Verwaltetes Ereignis" konfiguriert. Das Feld, das den Fortschritt des Workflow-Pfads steuert, ist das Feld "Status" des verwalteten Ereignisses, für das Sie dynamische Auswahllistenwerte definieren müssen, damit der Workflow funktioniert.
Der Workflow-Pfad verfügt über zwei Vorgänge, den Vorgang "Verwalteter Ereignisorganisator" und den Standardvorgang "Verwaltetes Ereignis", die für jede Phase des Pfads konfiguriert sind. In der Entwurfsphase weist der Workflow daher zwei Phasenvorgänge auf: den Vorgang "Entwurf des verwalteten Ereignisorganisators" und den Standardvorgang "Entwurf des verwalteten Ereignisses".
Der Vorgang "Verwalteter Ereignisorganisator" definiert die Aktionen, die der Ereignisorganisator ausführen kann, beispielsweise die Umfrage zur Logistik des Ereignisses. Der Standardvorgang für verwaltete Ereignisse dient als Validierung, um sicherzustellen, dass den anderen Rollen keine Aktion zugewiesen ist. Wenn der Vorgang "Standardvorgang für verwaltete Ereignisse" entfernt wird, gibt das System einen Fehler aus.
Mit diesem Framework können Administratoren genau definieren, welche Rollen (Organisator, Mitorganisator, Koordinator oder benutzerdefinierte Rollen wie Prüfer) welche Aktionen bei jedem Ereignisstatus ausführen können.
In der Entwurfsphase können Planungsrollen Setup-Aufgaben wie das Hinzufügen von Produkten, Themen, Teilnehmern und das Senden von E-Mails erledigen. In "Ausstehende Genehmigung" wird nur dem zugewiesenen Genehmiger "Genehmigen" oder "Ablehnen" angezeigt und er kann sie verwenden. Organisatoren und Vertriebsmitarbeiter haben keinen Zugriff auf diese Aktionen. Unter "Genehmigt" werden Benutzern Aktionen nach der Genehmigung wie das Senden von Einladungen angezeigt.
Insgesamt stellt jeder Status ein rollenspezifisches Aktionsset bereit, sodass Benutzer nur das sehen, was sie für diese Phase benötigen, was für mehr Klarheit, Kontrolle und Compliance sorgt.
Für jeden Phasenvorgang haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Erstellen Sie einen untergeordneten Phasenvorgang.
- Ändern Sie die für den Phasenvorgang verfügbaren Funktionen zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen.
- Fügen Sie Filterbedingungen hinzu, um den Zugriff auf die Phasenvorgangsaktion zu definieren.
Passen Sie den Pfad "Workflow für verwaltete Ereignisse" an, um Phasenvorgänge und Aktionen hinzuzufügen, die speziell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Alternativ können Sie den Standard-Workflow duplizieren, um Ihren eigenen zu erstellen. Deaktivieren Sie den Standard-Workflow und aktivieren Sie den neuen Workflow, um ihn zu verwenden.
Voraussetzungen
- Stellen Sie sicher, dass die folgenden Auslöser-Handler aktiv sind.
- StagePathPermissionHandler
- KollegeSurveySharingHandler
- SurveyInvitationSharingHandler
- Fügen Sie der Datensatzseite "Verwaltetes Ereignis" die Lightning-Anwendungsgenerator-Komponente "Workflow für Biowissenschaften-Ereignis" hinzu.
- Erstellen Sie Auswahllistenwerte für das Statusfeld des verwalteten Ereignisses.
Anpassen der Workflow-Aktion "Umfrage starten"
Die Ereignisverwaltung bietet die standardmäßige Workflow-Aktion vom Typ "Umfrage zum verwalteten Ereignis starten", die die offene Komponente lsc4ce:LaunchSurveyModal verwendet, um ereignisspezifische Umfragen zu starten.
Nehmen Sie entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation Änderungen an den Eigenschaften der Workflow-Aktion vor und konfigurieren Sie die Aktion in der abgeschlossenen Phase des Ereignisses, damit Vertriebsmitarbeiter die Umfrage starten können.
- Suchen Sie im App Launcher nach Administratorkonsole und wählen Sie diese Option aus.
- Wählen Sie die Kachel "Workflowkonfiguration" aus.
- Wählen Sie im linken Navigationsbereich Workflow-Aktionen aus.
- Wechseln Sie zur Registerkarte "Offene Komponente".
-
Klicken Sie zum Anpassen der Aktion "Umfrage zum verwalteten Ereignis starten" neben der Aktion auf
und wählen Sie dann Bearbeiten aus.
-
Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an den Komponentenparametern vor und fügen Sie den Umfragenamen hinzu.
Geben Sie beispielsweise Folgendes ein:
("enableRetake":true,"surveyNames": ["dreamforce_survey"]) - Speichern Sie Ihre Änderungen.
Anpassen der Workflow-Aktion "E-Mail-Teilnehmer des verwalteten Ereignisses"
Standardmäßig stellt die Ereignisverwaltung die Workflow-Aktion "E-Mail-Teilnehmer des verwalteten Ereignisses" bereit, die die Komponente "lsc4ce:mngEventParticipantEmailing" verwendet, um E-Mails an Ereignisteilnehmer zu senden. Passen Sie die Workflow-Aktion an die Anforderungen Ihrer Organisation an und passen Sie sie an, beispielsweise nur an Teilnehmer, die die Ereigniseinladung angenommen haben.
- Suchen Sie im App Launcher nach Administratorkonsole und wählen Sie diese Option aus.
- Wählen Sie die Kachel "Workflowkonfiguration" aus.
- Wählen Sie im linken Navigationsbereich Workflow-Aktionen aus.
- Wechseln Sie zur Registerkarte "Offene Komponente".
-
Klicken Sie zum Anpassen der Aktion "E-Mail-Teilnehmer des verwalteten Ereignisses" neben der Aktion auf und wählen Sie dann Bearbeiten aus.
- Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an den Komponentenparametern vor. Wenn Sie beispielsweise nur E-Mails an Teilnehmer senden möchten, die die Einladung angenommen haben, geben Sie {participantResponses":["Accepted"]} ein.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Anpassen des Workflow-Pfads
Passen Sie den Workflow-Pfad an Ihre Organisation an. Wählen Sie außerdem aus, wo Sie die Workflow-Aktionen "Umfrage starten" und "E-Mail-Teilnehmer des verwalteten Ereignisses" konfigurieren möchten. Senden Sie beispielsweise die E-Mail-Einladung in der Entwurfsphase des Workflows und starten Sie die Umfrage am Ende des Ereignisses.
- Suchen Sie im App Launcher nach Administratorkonsole und wählen Sie diese Option aus.
- Wählen Sie die Kachel "Workflowkonfiguration" aus.
- Wählen Sie im linken Navigationsbereich Workflow-Pfade aus und klicken Sie auf Workflow für verwaltete Ereignisse.
-
Fügen Sie der Workflow-Phase, in der Benutzer an der Umfrage teilnehmen können, die Aktion "Umfrage zu verwalteten Ereignissen starten" hinzu.
- Wählen Sie die Phase aus, die diesen Ereignisabschlussstatus darstellt.
- Wählen Sie unter "Phasenvorgänge" die Option Standardvorgang für abgeschlossene verwaltete Ereignisse aus.
- Klicken Sie auf der entsprechenden Registerkarte "Aktion des Phasenvorgangs" auf Aktionen hinzufügen und wählen Sie dann Komponente öffnen aus.
- Wählen Sie im Fenster "Aktion hinzufügen" die Option Umfrage zum verwalteten Ereignis starten aus und speichern Sie Ihre Änderungen.
- Fügen Sie ebenso die Workflow-Aktion "E-Mail-Teilnehmer des verwalteten Ereignisses" einer entsprechenden Phase im Workflow hinzu, beispielsweise in der Ereignisentwurfsphase.
-
Konfigurieren Sie die Phasenbedingungen, um zu definieren, welche Benutzerrolle eine bestimmte Aktion in einer bestimmten Phase ausführen kann.
Konfigurieren Sie beispielsweise die Filterbedingung so, dass die Schaltfläche "Umfrage starten" nur dann dem aktuellen Benutzer angezeigt wird, wenn er Organisator oder Mitorganisator des Ereignisses ist.
- Navigieren Sie zur Registerkarte "Phasenbetriebsbedingungen".
-
Klicken Sie zum Hinzufügen eines Filters auf
.
- Wählen Sie das Feld "Verwaltetes Ereignis" aus, beispielsweise "Aktuelle Benutzerereignisrolle".
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
- Wählen Sie für "Operator" die Option In aus.
-
Geben Sie für "Wert" den API-Namen des Auswahllistenwerts ein, der im Feld "Rolle der Teilnehmerrolle der Ereignisverwaltung" definiert ist, beispielsweise "Organisator".
Tipp Geben Sie die Organisator- und Mitorganisatorrollen im Feld "Wert" durch Semikolon getrennt an. - Speichern Sie Ihre Änderungen.
- Passen Sie den Workflow-Pfad an, um Phasenvorgänge, Bedingungen und Vorgangsaktionen Ihrer Wahl hinzuzufügen.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
- Aktivieren Sie den Workflow.
