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Flujo de trabajo de gestiĆ³n de eventos
Implemente los procesos de gestiĆ³n de eventos, que abarcan todas las etapas del ciclo de vida del evento, desde la planificaciĆ³n del evento y el envĆo del plan para su aprobaciĆ³n hasta la ejecuciĆ³n y conclusiĆ³n.
Ediciones necesarias
| Disponible en: Lightning Experience |
| Disponible en: Ediciones Enterprise y Unlimited con licencia Life Sciences Cloud, Life Sciences Cloud para Customer Engagement Add-on y el paquete gestionado Life Sciences Customer Engagement. |
| Permisos de usuario necesarios | |
|---|---|
| Para crear una etapa, ruta y acciĆ³n de flujo de trabajo: | Conjunto de permisos Administrador comercial de Ciencias de la vida |
Construido sobre la ConfiguraciĆ³n de flujo de trabajo genĆ©rica, el flujo de trabajo Evento gestionado ofrece un marco estructurado para ejecutar varios tipos de eventos, como eventos de ponentes, eventos dirigidos por representantes y eventos de patrocinio de profesionales sanitarios. El flujo de trabajo tambiĆ©n ofrece opciones de personalizaciĆ³n flexibles de modo que los administradores puedan adaptar el flujo de trabajo segĆŗn las necesidades exclusivas de la organizaciĆ³n.
Tipos de eventos en GestiĆ³n de eventos
Un evento de conferenciante es un evento alojado en una empresa donde un profesional sanitario, contratado por la empresa, entrega contenido educativo o promocional aprobado a otros HCP. La empresa farmacĆ©utica planifica y controla los requisitos de logĆstica, contenido y cumplimiento de eventos. Los eventos de ponentes estĆ”n altamente regulados y requieren aprobaciones formales, contratos de ponentes, captura de asistencia y reconciliaciĆ³n posterior al evento. Los eventos de ponentes se utilizan habitualmente para la educaciĆ³n estructurada y requieren un seguimiento detallado del gasto y la creaciĆ³n de informes de transparencia.
Un evento dirigido por representantes es una reuniĆ³n alojada por una empresa dirigida por un representante de ventas, sin un orador externo de pago. El representante presenta los materiales aprobados directamente a los HCP en un entorno mĆ”s pequeƱo y menos formal. A diferencia de una visita o llamada estĆ”ndar, que normalmente implica una interacciĆ³n individual y ninguna transferencia de valor reportable, Eventos dirigidos por representantes pueden incluir comidas u otros elementos que requieren informes de transferencia de valor. Los eventos dirigidos por representantes se utilizan habitualmente para actualizaciones de productos, educaciĆ³n de estado de enfermedad o interacciones de creaciĆ³n de relaciones.
Un evento de patrocinio de HCP se produce cuando una empresa farmacĆ©utica proporciona apoyo financiero para que un HCP asista a un evento externo que la empresa no organiza o controla, como un congreso o conferencia mĆ©dica. La empresa no gestiona la agenda, el contenido o los ponentes y no organiza el evento. Los patrocinios requieren una revisiĆ³n de cumplimiento rigurosa, aprobaciones y creaciĆ³n de informes de transparencia, pero no implican inicio de sesiĆ³n de asistentes, encuestas o ejecuciĆ³n de eventos por parte de la empresa.
Cada evento, independientemente de su propĆ³sito final, tiene las siguientes etapas: borrador, pendiente de aprobaciĆ³n, aprobado, ejecuciĆ³n, conclusiĆ³n. Sin embargo, las acciones de operaciĆ³n de etapa que puede configurar para cada fase son diferentes. BasĆ”ndose en el tipo y el propĆ³sito del evento, defina las siguientes acciones para su organizaciĆ³n.
La siguiente tabla solo sirve como ejemplo de cĆ³mo los administradores pueden definir la ruta del flujo de trabajo.
| Fase | Persona | Evento de orador | Evento dirigido por representante | Evento de patrocinio de HCP |
|---|---|---|---|---|
| Borrador | Organizador |
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| AprobaciĆ³n pendiente | Aprobador |
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| Aprobado | Organizador |
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| Ejecutar | Organizador |
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| Concluir | Organizador |
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Flujo de trabajo de evento
La acciĆ³n de flujo de trabajo Evento gestionado estĆ” configurada para el objeto Evento gestionado. El campo que controla el progreso de la ruta del flujo de trabajo es el campo Estado del evento gestionado, para el que debe definir valores de lista de selecciĆ³n dinĆ”mica para que el flujo de trabajo funcione.
La ruta de flujo de trabajo tiene dos operaciones, la OperaciĆ³n de organizador de eventos gestionado y la OperaciĆ³n predeterminada de evento gestionado, configuradas para cada etapa de la ruta. Por lo tanto, en la etapa Borrador, el flujo de trabajo tiene dos operaciones de etapa, la operaciĆ³n Organizador de eventos gestionado borrador y la operaciĆ³n predeterminada Evento gestionado borrador.
La OperaciĆ³n de organizador de eventos gestionado define las acciones que puede realizar el organizador del evento, como realizar la encuesta sobre la logĆstica del evento. La OperaciĆ³n predeterminada de evento gestionado sirve como validaciĆ³n para garantizar que no se asigna ninguna acciĆ³n a las otras funciones. Si se elimina la operaciĆ³n OperaciĆ³n predeterminada de evento gestionado, el sistema arroja un error.
Este marco de trabajo permite a los administradores definir exactamente quƩ funciones (organizador, coorganizador, coordinador o funciones personalizadas como auditor) pueden realizar quƩ acciones en cada estado de evento.
En la etapa Borrador, las funciones de planificaciĆ³n pueden completar tareas de configuraciĆ³n como agregar productos, temas, participantes y enviar correos electrĆ³nicos. En AprobaciĆ³n pendiente, solo el aprobador asignado ve y puede utilizar Aprobar o Rechazar; los organizadores y representantes de ventas no tienen acceso a esas acciones. En Aprobado, los usuarios ven acciones posteriores a la aprobaciĆ³n como el envĆo de invitaciones.
En general, cada estado expone un conjunto de acciones especĆficas de funciones de modo que los usuarios solo ven lo que necesitan para esa etapa, mejorando la claridad, el control y el cumplimiento.
Para cada operaciĆ³n de etapa, puede hacer lo siguiente:
- Cree una operaciĆ³n de etapa secundaria.
- Cambie las funciones de creaciĆ³n, modificaciĆ³n y eliminaciĆ³n disponibles para la operaciĆ³n de etapa.
- Agregue condiciones de filtro para definir el acceso a la acciĆ³n de operaciĆ³n de etapa.
Personalice la ruta Flujo de trabajo de evento gestionado para agregar operaciones y acciones de etapa especĆficas para sus requisitos. TambiĆ©n puede duplicar el flujo de trabajo predeterminado para crear el suyo propio. Desactive el flujo de trabajo predeterminado y active el nuevo flujo de trabajo para utilizarlo.
Requisitos previos
- AsegĆŗrese de que los siguientes controladores de desencadenadores estĆ”n activos.
- StagePathPermissionHandler
- ColleagueSurveySharingHandler
- SurveyInvitationSharingHandler
- Agregue el componente Generador de aplicaciones Lightning Evento de Life Sciences a la pƔgina de registro Evento gestionado.
- Cree valores de lista de selecciĆ³n para el campo de estado Evento gestionado.
Personalizar la acciĆ³n Iniciar flujo de trabajo de encuesta
GestiĆ³n de eventos ofrece la acciĆ³n de flujo de trabajo de tipo de componente abierto Encuesta de eventos gestionados de lanzamiento predeterminada que utiliza el componente abierto lsc4ce:LaunchSurveyModal para iniciar encuestas especĆficas de eventos.
Realice cambios en las propiedades de la acciĆ³n de flujo de trabajo segĆŗn las necesidades de su organizaciĆ³n y configure la acciĆ³n en la etapa completada del evento para permitir a los representantes de ventas iniciar la encuesta.
- Desde el Iniciador de aplicaciĆ³n, busque y seleccione Consola de administrador.
- Seleccione el mosaico ConfiguraciĆ³n de flujo de trabajo.
- En el panel de navegaciĆ³n izquierdo, seleccione Acciones de flujo de trabajo.
- Vaya a la ficha Abrir componente.
-
Para personalizar la acciĆ³n Iniciar encuesta de evento gestionado, haga clic en
junto a la acciĆ³n y luego seleccione Modificar.
-
Realice cambios en los parĆ”metros del componente segĆŗn sea necesario y agregue el nombre de la encuesta.
Por ejemplo, introduzca
("enableRetake":true,"surveyNames": ["dreamforce_survey"]) - Guarde sus cambios.
Personalizar la acciĆ³n de flujo de trabajo Participante de correo electrĆ³nico de evento gestionado
De forma predeterminada, GestiĆ³n de eventos proporciona la acciĆ³n de flujo de trabajo Participante de correo electrĆ³nico de evento gestionado, que utiliza el componente lsc4ce:mngEventParticipantEmailing para enviar mensajes de correo electrĆ³nico a participantes de eventos. BasĆ”ndose en las necesidades de su organizaciĆ³n, adapte y personalice la acciĆ³n de flujo de trabajo, como el envĆo del correo electrĆ³nico solo a participantes que aceptaron la invitaciĆ³n al evento.
- Desde el Iniciador de aplicaciĆ³n, busque y seleccione Consola de administrador.
- Seleccione el mosaico ConfiguraciĆ³n de flujo de trabajo.
- En el panel de navegaciĆ³n izquierdo, seleccione Acciones de flujo de trabajo.
- Vaya a la ficha Abrir componente.
-
Para personalizar la acciĆ³n Participante de correo electrĆ³nico de evento gestionado, haga clic en junto a la acciĆ³n y luego seleccione Modificar.
- Realice cambios en los parĆ”metros del componente segĆŗn sea necesario. Por ejemplo, para enviar mensajes de correo electrĆ³nico Ćŗnicamente a participantes que aceptaron la invitaciĆ³n, introduzca {participantResponses":["Aceptado"]}.
- Guarde sus cambios.
Personalizar la ruta del flujo de trabajo
Personalice la ruta del flujo de trabajo segĆŗn su organizaciĆ³n. AdemĆ”s, seleccione dĆ³nde desea configurar las acciones de flujo de trabajo Iniciar encuesta y Participante de correo electrĆ³nico de evento gestionado. Por ejemplo, envĆe la invitaciĆ³n por correo electrĆ³nico en la etapa borrador del flujo de trabajo e inicie la encuesta al final del evento.
- Desde el Iniciador de aplicaciĆ³n, busque y seleccione Consola de administrador.
- Seleccione el mosaico ConfiguraciĆ³n de flujo de trabajo.
- En el panel de navegaciĆ³n izquierdo, seleccione Rutas de flujo de trabajo y haga clic en Flujo de trabajo de evento gestionado.
-
Agregue la acciĆ³n Iniciar encuesta de evento gestionado a la etapa de flujo de trabajo en la que los usuarios pueden realizar la encuesta.
- Seleccione la etapa que representa el estado de finalizaciĆ³n del evento.
- Bajo Operaciones de etapa, seleccione OperaciĆ³n predeterminada de evento gestionado completado.
- En la ficha AcciĆ³n de operaciĆ³n de etapa correspondiente, haga clic en Agregar acciones y luego seleccione Abrir componente.
- En la ventana Agregar acciĆ³n, seleccione Iniciar encuesta de evento gestionado y guarde sus cambios.
- Del mismo modo, agregue la acciĆ³n de flujo de trabajo Participante de correo electrĆ³nico de evento gestionado a una etapa apropiada del flujo de trabajo, como en la etapa de borrador del evento.
-
Para definir quĆ© funciĆ³n de usuario puede realizar una acciĆ³n especĆfica en una etapa especĆfica, configure las condiciones de la etapa.
Por ejemplo, configure la condiciĆ³n de filtro para que solo muestre el botĆ³n Iniciar encuesta al usuario actual si es el organizador o coorganizador del evento.
- Vaya a la ficha Condiciones de operaciĆ³n de etapa.
-
Para agregar un filtro, haga clic en
.
- Seleccione un campo Evento gestionado, como, por ejemplo, FunciĆ³n Evento de usuario actual.
- Guarde sus cambios.
- Para Operador, seleccione En.
-
Para Valor, introduzca el nombre de API del valor de lista de selecciĆ³n definido en el campo FunciĆ³n del participante de GestiĆ³n de eventos, como Organizador.
Sugerencia Especifique las funciones de organizador y coorganizador en el campo Valor, separadas por punto y coma. - Guarde sus cambios.
- Personalice la ruta del flujo de trabajo para agregar operaciones de etapa, condiciones y acciones de operaciĆ³n de su elecciĆ³n.
- Guarde sus cambios.
- Active el flujo de trabajo.
