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Flujo de trabajo de GestiĆ³n de eventos

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Flujo de trabajo de GestiĆ³n de eventos

Implemente los procesos de gestiĆ³n de eventos, que abarcan todas las etapas del ciclo de vida del evento, desde la planificaciĆ³n del evento y el envĆ­o del plan para su aprobaciĆ³n hasta la ejecuciĆ³n y conclusiĆ³n.

Ediciones necesarias

Disponible en: Lightning Experience
Disponible en: Ediciones Enterprise y Unlimited con licencia complementaria Life Sciences Cloud, Life Sciences Cloud para Customer Engagement y el paquete gestionado Life Sciences Customer Engagement.
Permisos de usuario necesarios
Para crear una etapa, ruta y acciĆ³n de flujo de trabajo: Conjunto de permisos Administrador comercial de Ciencias de la vida

Construido sobre la ConfiguraciĆ³n de flujo de trabajo genĆ©rico, el flujo de trabajo Evento gestionado ofrece un marco estructurado para la ejecuciĆ³n de varios tipos de eventos, como eventos de conferenciante, eventos dirigidos por representantes y eventos de patrocinio de profesionales sanitarios. El flujo de trabajo tambiĆ©n ofrece opciones de personalizaciĆ³n flexibles de modo que los administradores puedan adaptar el flujo de trabajo segĆŗn las necesidades exclusivas de la organizaciĆ³n.

Tipos de eventos en GestiĆ³n de eventos

Un evento de conferenciante es un evento alojado por la compaƱƭa donde un profesional sanitario, contratado por la compaƱƭa, entrega contenido educativo o promocional aprobado a otros HCP. La compaƱƭa farmacĆ©utica planifica y controla la logĆ­stica de eventos, el contenido y los requisitos de cumplimiento. Los eventos de conferenciante estĆ”n altamente regulados y requieren aprobaciones formales, contratos de conferenciante, captura de asistencia y reconciliaciĆ³n posterior al evento. Los eventos de ponentes se utilizan habitualmente para la educaciĆ³n estructurada y requieren un seguimiento de gastos detallado y reportes de transparencia.

Un evento dirigido por representantes es una reuniĆ³n organizada por una compaƱƭa dirigida por un representante de ventas, sin un orador externo de pago. El representante presenta materiales aprobados directamente a los HCP en un entorno mĆ”s pequeƱo y menos formal. A diferencia de una visita o llamada estĆ”ndar, que normalmente implica una interacciĆ³n individual y ninguna transferencia de valor notificable, Eventos dirigidos por representantes puede incluir comidas u otros elementos que requieren creaciĆ³n de reportes de transferencia de valor. Los eventos dirigidos por representantes se utilizan habitualmente para actualizaciones de productos, educaciĆ³n sobre el estado de enfermedad o interacciones de creaciĆ³n de relaciones.

Un evento de patrocinio de HCP se produce cuando una compaƱƭa farmacĆ©utica proporciona asistencia financiera para que un HCP asista a un evento externo que la compaƱƭa no organiza o controla, como un congreso o conferencia mĆ©dica. La compaƱƭa no gestiona la agenda, el contenido o los ponentes y no organiza el evento. Los patrocinios requieren una revisiĆ³n de cumplimiento rigurosa, aprobaciones y reportes de transparencia, pero no implican inicio de sesiĆ³n de asistentes, encuestas o ejecuciĆ³n de eventos por parte de la compaƱƭa.

Cada evento, independientemente de su propĆ³sito final, tiene las siguientes etapas: borrador, pendiente de aprobaciĆ³n, aprobado, ejecuciĆ³n, conclusiĆ³n. Sin embargo, las acciones de operaciĆ³n de etapa que puede configurar para cada fase son diferentes. BasĆ”ndose en el tipo y el propĆ³sito del evento, defina las siguientes acciones para su organizaciĆ³n.

La siguiente tabla solo sirve como ejemplo de cĆ³mo los administradores pueden definir la ruta del flujo de trabajo.

Fase Persona Evento de orador Evento dirigido por representante Evento de patrocinio de HCP
Borrador Organizador
  • Agregar colegas
  • Agregar ubicaciĆ³n
  • Agregar logĆ­stica
  • Agregar altavoz
  • Agregar asistente
  • Agregar tema
  • Agregar estimaciones para gastos
  • Enviar evento para su aprobaciĆ³n
  • Agregar colegas
  • Agregar ubicaciĆ³n
  • Agregar logĆ­stica
  • Agregar altavoz
  • Agregar asistente
  • Agregar tema
  • Agregar estimaciones para gastos
  • Enviar evento para su aprobaciĆ³n
  • Agregar colegas
  • Agregar altavoz
  • Agregar logĆ­stica
  • Agregar tema
  • Agregar estimaciones para gastos
  • Enviar evento para su aprobaciĆ³n
Pendiente de aprobaciĆ³n Aprobador
  • Aprobar
  • Rechazar
  • Aprobar
  • Rechazar
  • Aprobar
  • Rechazar
Aprobado Organizador
  • Enviar email
  • Agregar asistentes
  • Enviar la invitaciĆ³n por email a asistentes
  • Actualizar estado de asistente
  • Actualizar estado de lugar
  • Actualizar el estado del altavoz
  • Enviar email
  • Agregar asistentes
  • Enviar la invitaciĆ³n por email a asistentes
  • Actualizar estado de asistente
  • Actualizar estado de lugar
  • Ejecutar el evento
  • Ejecutar el evento
Ejecutar Organizador
  • Capturar inicio de sesiĆ³n
  • Agregar escrituras
  • Encuestas de email
  • Agregar archivos adjuntos para recibos
  • Capturar inicio de sesiĆ³n
  • Agregar escrituras
  • Capturar encuesta de asistentes
  • Encuestas de email
  • Agregar archivos adjuntos para recibos
  • Agregar archivos adjuntos de recibos
Concluir Organizador
  • Conciliar escrituras
  • Agregar archivos adjuntos
  • Completar encuestas
  • Conciliar escrituras
  • Agregar archivos adjuntos
  • Completar encuestas
  • Agregar gastos

Flujo de trabajo de evento

La acciĆ³n de flujo de trabajo Evento gestionado estĆ” configurada para el objeto Evento gestionado. El campo que controla el progreso de la ruta del flujo de trabajo es el campo Estado del evento gestionado, para el que debe definir valores de lista de selecciĆ³n dinĆ”mica para que funcione el flujo de trabajo.

La ruta de flujo de trabajo tiene dos operaciones, la OperaciĆ³n de organizador de eventos gestionados y la OperaciĆ³n predeterminada de evento gestionado, configuradas para cada etapa de la ruta. Por lo tanto, en la etapa Borrador, el flujo de trabajo tiene dos operaciones de etapa, la OperaciĆ³n Organizador de eventos gestionados borrador y la OperaciĆ³n predeterminada de eventos gestionados borrador.

La OperaciĆ³n de organizador de eventos gestionado define las acciones que el organizador del evento puede realizar, como realizar la encuesta sobre la logĆ­stica del evento. La OperaciĆ³n predeterminada de evento gestionado sirve como validaciĆ³n para garantizar que no se asigna ninguna acciĆ³n a las otras funciones. Si se elimina la operaciĆ³n OperaciĆ³n predeterminada de evento gestionado, el sistema arroja un error.

Este marco de trabajo permite a los administradores definir exactamente quƩ funciones (organizador, coorganizador, coordinador o funciones personalizadas como auditor) pueden realizar quƩ acciones en cada estado de evento.

En la etapa Borrador, las funciones de planificaciĆ³n pueden completar tareas de configuraciĆ³n como agregar productos, temas, participantes y enviar emails. En AprobaciĆ³n pendiente, solo el aprobador asignado ve y puede utilizar Aprobar o Rechazar; los organizadores y representantes de ventas no tienen acceso a esas acciones. En Aprobado, los usuarios ven acciones posteriores a la aprobaciĆ³n como el envĆ­o de invitaciones.

En general, cada estado expone un conjunto de acciones especĆ­ficas de funciones de modo que los usuarios solo ven lo que necesitan para esa etapa, mejorando la claridad, el control y el cumplimiento.

Para cada operaciĆ³n de etapa, puede hacer lo siguiente:

  • Cree una operaciĆ³n de etapa secundaria.
  • Cambie las funciones de creaciĆ³n, modificaciĆ³n y eliminaciĆ³n disponibles para la operaciĆ³n de etapa.
  • Agregue condiciones de filtro para definir el acceso a la acciĆ³n de operaciĆ³n de etapa.

Personalice la ruta Flujo de trabajo de evento gestionado para agregar operaciones y acciones de etapa especƭficas para sus requisitos. TambiƩn puede duplicar el flujo de trabajo predeterminado para crear el suyo propio. Desactive el flujo de trabajo predeterminado y active el nuevo flujo de trabajo para utilizarlo.

Requisitos

  • AsegĆŗrese de que los siguientes controladores de desencadenadores estĆ”n activos.
    • StagePathPermissionHandler
    • ColleagueSurveySharingHandler
    • SurveyInvitationSharingHandler
  • Agregue el componente Generador de aplicaciones Lightning Evento de ciencias de la vida a la pĆ”gina de registro Evento gestionado.
  • Cree valores de lista de selecciĆ³n para el campo de estado Evento gestionado.

Crear la acciĆ³n de flujo de trabajo Participante de email de evento gestionado

Para permitir a los representantes de ventas enviar invitaciones por email a participantes, configure la acciĆ³n de flujo de trabajo Participante de email de evento gestionado. BasĆ”ndose en las necesidades de su organizaciĆ³n, ajuste y personalice la acciĆ³n de flujo de trabajo segĆŗn sea necesario.

  1. Desde el Iniciador de aplicaciĆ³n, busque y seleccione Consola de administrador.
  2. Seleccione el mosaico ConfiguraciĆ³n de flujo de trabajo.
  3. En el panel de navegaciĆ³n izquierdo, seleccione Acciones de flujo de trabajo.
  4. Haga clic en Nuevo y luego seleccione AcciĆ³n de componente abierto.
  5. Ingrese los siguientes detalles.
    1. En Nombre de acciĆ³n, ingrese Participantes de email.
    2. En Etiqueta de botĆ³n, ingrese Participantes de email.
    3. Para Objeto, seleccione Evento gestionado.
    4. Para Nombre de componente, ingrese lsc4ce:mngEventParticipantEmailing.
  6. Realice cambios en los parĆ”metros del componente segĆŗn sea necesario. Por ejemplo, para enviar mensajes de email Ćŗnicamente a participantes que aceptaron la invitaciĆ³n, ingrese {participantResponses":["Aceptado"]}.
  7. Guarde sus cambios.

Como siguiente paso, agregue la acciĆ³n de flujo de trabajo a la etapa posterior a la aprobaciĆ³n de la creaciĆ³n del evento.

Crear la acciĆ³n Iniciar flujo de trabajo de encuesta

Para ayudar los representantes de ventas a compartir encuestas con los participantes del evento, configure la acciĆ³n de flujo de trabajo Iniciar tipo de componente abierto Encuesta de evento gestionado. Realice cambios en las propiedades de acciĆ³n del flujo de trabajo segĆŗn las necesidades de su organizaciĆ³n.

  1. Desde el Iniciador de aplicaciĆ³n, busque y seleccione Consola de administrador.
  2. Seleccione el mosaico ConfiguraciĆ³n de flujo de trabajo.
  3. En el panel de navegaciĆ³n izquierdo, seleccione Acciones de flujo de trabajo.
  4. Haga clic en Nuevo y luego seleccione AcciĆ³n de componente abierto.
  5. Ingrese los siguientes detalles.
    1. En Nombre de acciĆ³n, ingrese Iniciar encuesta.
    2. En Etiqueta de botĆ³n, ingrese Iniciar encuesta.
    3. Para Objeto, seleccione Evento gestionado.
    4. Para Nombre de componente, ingrese lsc4ce:LaunchSurveyModal.
  6. Opcionalmente, personalice la acciĆ³n Iniciar encuesta de evento gestionado. En ParĆ”metro de componente, ingrese ("enableRetake":true,"surveyNames": ["dreamforce_survey"]).
  7. Guarde sus cambios.

Como siguiente paso, agregue la acciĆ³n de flujo de trabajo a la etapa completada del evento.

Personalizar la ruta del flujo de trabajo

Personalice la ruta del flujo de trabajo segĆŗn su organizaciĆ³n. AdemĆ”s, seleccione dĆ³nde desea configurar las acciones de flujo de trabajo Iniciar encuesta y Participante de email de evento gestionado. Por ejemplo, envĆ­e la invitaciĆ³n por email en la etapa borrador del flujo de trabajo e inicie la encuesta al final del evento.

  1. Desde el Iniciador de aplicaciĆ³n, busque y seleccione Consola de administrador.
  2. Seleccione el mosaico ConfiguraciĆ³n de flujo de trabajo.
  3. En el panel de navegaciĆ³n izquierdo, seleccione Rutas de flujo de trabajo y haga clic en Flujo de trabajo de evento gestionado.
  4. Agregue la acciĆ³n Iniciar encuesta de evento gestionado a la etapa de flujo de trabajo en la que los usuarios pueden realizar la encuesta.
    1. Seleccione la etapa que representa el estado de finalizaciĆ³n del evento.
    2. Bajo Operaciones de etapa, seleccione OperaciĆ³n predeterminada Evento gestionado completado.
    3. En la ficha AcciĆ³n de operaciĆ³n de etapa correspondiente, haga clic en Agregar acciones y luego seleccione Abrir componente.
    4. En la ventana Agregar acciĆ³n, seleccione Iniciar encuesta de evento gestionado y guarde sus cambios.
    5. Del mismo modo, agregue la acciĆ³n de flujo de trabajo Participante de email de evento gestionado a la etapa apropiada en el flujo de trabajo.
  5. Para definir quĆ© funciĆ³n de usuario puede realizar una acciĆ³n especĆ­fica en una etapa especĆ­fica, configure las condiciones de la etapa.
    Por ejemplo, configure la condiciĆ³n de filtro para que solo muestre el botĆ³n Iniciar encuesta al usuario actual si es el organizador o coorganizador del evento.
    1. Vaya a la ficha Condiciones de operaciĆ³n de etapa.
    2. Para agregar un filtro, haga clic en MƔs.
    3. Seleccione un campo Evento gestionado, como, por ejemplo, FunciĆ³n de evento de usuario actual.
    4. Guarde sus cambios.
    5. Para Operador, seleccione In.
    6. Para Valor, ingrese el nombre de API del valor de lista de selecciĆ³n definido en el campo FunciĆ³n de participante de GestiĆ³n de eventos, como Organizador.
      Sugerencia
      Sugerencia Especifique las funciones de organizador y coorganizador en el campo Valor, separadas por punto y coma.
    7. Guarde sus cambios.
  6. Personalice la ruta del flujo de trabajo para agregar operaciones de etapa, condiciones y acciones de operaciĆ³n de su elecciĆ³n.
  7. Guarde sus cambios.
  8. Active el flujo de trabajo.

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