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Workflow de gestion des événements
Implémentez les processus de gestion des événements, couvrant toutes les étapes du cycle de vie des événements, depuis la planification de l'événement et l'envoi du plan pour approbation jusqu'à l'exécution et la conclusion.
Éditions requises
| Disponible avec : Lightning Experience |
| Disponible avec : les éditions Enterprise et Unlimited avec Life Sciences Cloud, la licence complémentaire Life Sciences Cloud pour Customer Engagement et le package géré Life Sciences Customer Engagement. |
| Autorisations utilisateur requises | |
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| Pour créer une étape, un parcours et une action de workflow : | Ensemble d'autorisations Administrateur commercial des sciences de la vie |
Élaboré sur la configuration du workflow générique, le workflow Événement géré offre une infrastructure structurée pour l'exécution de divers types d'événement, tels que des événements de conférenciers, des événements dirigés par des représentants et des événements de parrainage de professionnels de la santé. Le workflow offre également des options de personnalisation flexibles qui permettent aux administrateurs d'adapter le workflow aux besoins uniques de l'organisation.
Types d'événement dans Gestion des événements
Un événement de conférencier est un événement organisé par l'entreprise au cours duquel un professionnel de la santé, sous contrat avec l'entreprise, livre du contenu éducatif ou promotionnel approuvé à d'autres HCP. La société pharmaceutique planifie et contrôle la logistique, le contenu et les exigences de conformité des événements. Les événements de conférenciers sont hautement réglementés et nécessitent des approbations formelles, des contrats de conférencier, la capture des présences et un rapprochement après l'événement. Les événements des conférenciers sont généralement utilisés pour l'éducation structurée et nécessitent un suivi détaillé des dépenses et des rapports transparents.
Un événement dirigé par un commercial est une réunion organisée par l'entreprise et dirigée par un commercial, sans orateur externe rémunéré. Le commercial présente les documents approuvés directement aux PHC dans un cadre plus petit et moins formel. Contrairement à une visite ou un appel standard, qui implique généralement une interaction individuelle et aucun transfert de valeur à signaler, les événements dirigés par un commercial peuvent inclure des repas ou d'autres éléments qui nécessitent un rapport sur le transfert de valeur. Les événements dirigés par un commercial sont couramment utilisés pour les mises à jour de produits, l'éducation sur l'état de maladie ou les interactions d'établissement de relations.
Un événement de parrainage de HCP se produit lorsqu'une société pharmaceutique fournit un soutien financier à un HCP pour assister à un événement tiers que la société n'organise pas ou ne contrôle pas, par exemple un congrès médical ou une conférence. L'entreprise ne gère pas l'agenda, le contenu ou les conférenciers et n'organise pas l'événement. Les parrainages nécessitent un examen rigoureux de la conformité, des approbations et des rapports de transparence, mais n'impliquent pas la connexion des participants, des enquêtes ou l'exécution d'événements par l'entreprise.
Chaque événement, quel que soit son but final, comporte les étapes suivantes : brouillon, en attente d'approbation, approuvé, exécution, conclusion. Cependant, les actions d'opération d'étape que vous pouvez configurer pour chaque phase sont différentes. Selon le type et l'objet de l'événement, définissez les actions ci-dessous pour votre organisation.
Le tableau ci-dessous présente uniquement un exemple de définition du chemin de workflow par les administrateurs.
| Phase | Rôle | Événement du conférencier | Événement dirigé par un commercial | Événement de parrainage HCP |
|---|---|---|---|---|
| Brouillon | Organiseur |
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| Approbation en attente | Approbateur |
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| Approuvée | Organiseur |
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| Exécuter | Organiseur |
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| Conclure | Organiseur |
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Workflow d'événement
L'action de workflow Événement géré est configurée pour l'objet Événement géré. Le champ qui contrôle la progression du parcours de workflow est le champ Statut de l'événement géré, pour lequel vous devez définir des valeurs de liste de sélection dynamiques pour le fonctionnement du workflow.
Le parcours de workflow contient deux opérations, l'Opération de l'organisateur d'événements géré et l'Opération par défaut de l'événement géré, configurées pour chaque étape du parcours. Par conséquent, à l'étape Brouillon, le workflow contient deux opérations d'étape, l'opération Brouillon d'organisateur d'événements gérés et l'opération Brouillon d'événement géré par défaut.
L'opération gérée de l'organisateur d'événements définit les actions que l'organisateur de l'événement peut exécuter, par exemple répondre à l'enquête sur la logistique de l'événement. L'opération gérée par défaut de l'événement sert de validation pour s'assurer qu'aucune action n'est attribuée aux autres rôles. Si l'opération gérée par défaut des événements est retirée, le système renvoie une erreur.
Cette infrastructure permet aux administrateurs de définir avec précision les rôles (organisateur, coorganisateur, coordinateur ou rôles personnalisés tels que auditeur) qui peuvent exécuter des actions à chaque statut d'événement.
À l'étape Brouillon, les rôles de planification peuvent effectuer des tâches de configuration telles que l'ajout de produits, de rubriques, de participants et l'envoi d'e-mails. Dans En attente d'approbation, seul l'approbateur attribué affiche et peut utiliser Approuver ou Rejeter. Les organisateurs et les commerciaux n'ont pas accès à ces actions. Dans Approuvé, les utilisateurs affichent des actions de post-approbation telles que l'envoi d'invitations.
Dans l'ensemble, chaque statut expose un ensemble d'actions spécifique au rôle afin de permettre aux utilisateurs d'afficher uniquement les informations dont ils ont besoin à cette étape, ce qui améliore la clarté, le contrôle et la conformité.
Pour chaque opération d'étape, vous pouvez procéder comme suit :
- Créez une opération d'étape enfant.
- Changez les fonctions de création, de modification et de suppression disponibles pour l'opération de l'étape.
- Ajoutez des conditions de filtrage pour définir l'accès à l'action d'opération de l'étape.
- EventMgmtParticipantType.StandardType
- EventMgmtParticipantType.Type
- EventMgmtParticipantRole.StandardRole
- EventMgmtParticipantRole.Role
Personnalisez le chemin du workflow d'événements gérés pour ajouter des opérations et des actions d'étape spécifiques à vos besoins. Vous pouvez également cloner le workflow par défaut pour créer votre propre workflow. Désactivez le workflow par défaut et activez le nouveau workflow pour l'utiliser.
Prérequis
- Assurez-vous que les gestionnaires de déclencheur suivants sont actifs.
- StagePathPermissionsHandler
- ColleagueSurveySharingHandler
- SurveyInvitationSharingHandler
- Ajoutez le composant Générateur d'applications Lightning Life Sciences Event Workflow à la page d'enregistrement Événement géré.
- Créez des valeurs de liste de sélection pour le champ de statut de l'événement géré.
Création de l'action de workflow Participant à l'e-mail d'événement géré
Pour permettre aux commerciaux d'envoyer des invitations par e-mail aux participants, configurez l'action de workflow Participant à l'e-mail géré de l'événement. Selon les besoins de votre organisation, adaptez et personnalisez l'action de workflow si nécessaire.
- Dans le Lanceur d'application, recherchez et sélectionnez Console d'administration.
- Sélectionnez la vignette Configuration du workflow.
- Dans le volet de navigation gauche, sélectionnez Actions de workflow.
- Cliquez sur Nouveau, puis sélectionnez Ouvrir l'action de composant.
-
Saisissez les détails ci-dessous.
- Dans Nom de l'action, saisissez Adresse e-mail Participants.
- Dans Étiquette du bouton, saisissez Adresse e-mail Participants.
- Pour Objet, sélectionnez Événement géré.
- Dans Nom du composant, saisissez lsc4ce:mngEventParticipantEmailing.
- Modifiez les paramètres du composant si nécessaire. Par exemple, pour envoyer des e-mails uniquement aux participants qui ont accepté l'invitation, saisissez {participantResponses":["Accepted"]}.
- Enregistrez vos modifications.
À l'étape suivante, ajoutez l'action de workflow à l'étape de post-approbation de la création de l'événement.
Création de l'action de workflow Lancer une enquête
Pour aider les commerciaux à partager des enquêtes avec les participants à l'événement, configurez l'action de workflow Lancer une enquête sur un événement géré de type composant ouvert. Modifiez les propriétés de l'action de workflow en fonction des besoins de votre organisation.
- Dans le Lanceur d'application, recherchez et sélectionnez Console d'administration.
- Sélectionnez la vignette Configuration du workflow.
- Dans le volet de navigation gauche, sélectionnez Actions de workflow.
- Cliquez sur Nouveau, puis sélectionnez Ouvrir l'action de composant.
-
Saisissez les détails ci-dessous.
- Dans Nom de l'action, saisissez Lancer l'enquête.
- Dans Étiquette du bouton, saisissez Lancer l'enquête.
- Pour Objet, sélectionnez Événement géré.
- Dans Nom du composant, saisissez lsc4ce:LaunchSurveyModal.
-
Vous pouvez également personnaliser l'action Lancer une enquête sur les événements gérés. Dans Paramètre du composant, saisissez
("enableRetake":true,"surveyNames": ["dreamforce_survey"]). - Enregistrez vos modifications.
À l'étape suivante, ajoutez l'action de workflow à l'étape terminée de l'événement.
Personnalisation du parcours de workflow
Adaptez le parcours de workflow à votre organisation. Choisissez également l'emplacement où vous souhaitez configurer les actions de workflow Lancer l'enquête et Participant à l'e-mail d'événement géré. Par exemple, envoyez l'invitation par e-mail à l'étape brouillon du workflow, puis lancez l'enquête à la fin de l'événement.
- Dans le Lanceur d'application, recherchez et sélectionnez Console d'administration.
- Sélectionnez la vignette Configuration du workflow.
- Dans le volet de navigation gauche, sélectionnez Parcours de workflow, puis cliquez sur Workflow d'événement géré.
-
Ajoutez l'action Lancer une enquête sur les événements gérés à l'étape de workflow dans laquelle les utilisateurs peuvent participer à l'enquête.
- Sélectionnez l'étape qui représente le statut de réalisation de l'événement.
- Sous Opérations d'étape, sélectionnez Opération par défaut d'événement géré terminée.
- Sous l'onglet Action d'opération d'étape correspondant, cliquez sur Ajouter des actions, puis sélectionnez Ouvrir le composant.
- Dans la fenêtre Ajouter une action, sélectionnez Lancer l'enquête sur les événements gérés, puis enregistrez vos modifications.
- De la même façon, ajoutez l'action de workflow Participant à l'e-mail géré à l'étape appropriée du workflow.
-
Pour définir le rôle utilisateur qui peut exécuter une action spécifique dans une étape spécifique, configurez les conditions de l'étape.
Par exemple, configurez la condition de filtrage pour afficher le bouton Lancer l'enquête uniquement pour l'utilisateur actif s'il est l'organisateur ou le coorganisateur de l'événement.
- Accédez à l'onglet Conditions d'opération de l'étape.
-
Pour ajouter un filtre, cliquez sur
.
- Sélectionnez un champ Événement géré, par exemple Rôle Événement utilisateur actuel.
- Enregistrez vos modifications.
- Pour Opérateur, sélectionnez En.
-
Dans Valeur, saisissez le nom d'API de la valeur de liste de sélection définie dans le champ Rôle du participant à la gestion des événements, par exemple Organisateur.
Conseil Spécifiez les rôles d'organisateur et de coorganisateur dans le champ Valeur, séparés par un point-virgule. - Enregistrez vos modifications.
- Personnalisez le parcours de workflow pour ajouter les opérations de l'étape, les conditions et les actions d'opération de votre choix.
- Enregistrez vos modifications.
- Activez le workflow.
