Werkstroom Eventbeheer
Implementeer de eventbeheerprocessen, die alle fasen van de eventlevenscyclus bestrijken, van het plannen van de event en het verzenden van het plan voor goedkeuring tot uitvoering en afronding.
Vereiste editions
| Beschikbaar in: Lightning Experience |
| Beschikbaar in: Enterprise en Unlimited Edition met Life Sciences Cloud, Life Sciences Cloud voor Customer Engagement Add-on-licentie en het beheerde pakket Life Sciences Customer Engagement. |
| Vereiste gebruikersmachtigingen | |
|---|---|
| Een werkstroomfase, -pad en -actie maken: | Machtigingenset Commercieel beheerder Life Sciences |
De werkstroom Beheerde event is gebaseerd op de Generieke werkstroomconfiguratie en biedt een gestructureerd raamwerk voor het uitvoeren van verschillende eventtypen, zoals sprekersevents, door vertegenwoordigers geleide events en sponsorevents voor zorgprofessionals. De werkstroom biedt ook flexibele aanpassingsopties zodat beheerders de werkstroom kunnen aanpassen aan de unieke behoeften van de organisatie.
Typen events in Eventbeheer
Een sprekersevenement is een door het bedrijf georganiseerd evenement waarbij een professional in de gezondheidszorg, in opdracht van het bedrijf, goedgekeurde educatieve of promotionele inhoud levert aan andere zorgverleners. Het farmaceutische bedrijf plant en controleert de eventlogistiek, inhoud en nalevingsvereisten. Sprekerevenementen zijn sterk gereguleerd en vereisen formele goedkeuringen, sprekerscontracten, het vastleggen van de aanwezigheid en afstemming na het evenement. Sprekerevents worden doorgaans gebruikt voor gestructureerd onderwijs en vereisen gedetailleerd bijhouden van uitgaven en transparantierapportage.
Een door een vertegenwoordiger geleid evenement is een door het bedrijf georganiseerde vergadering onder leiding van een verkoopvertegenwoordiger, zonder een betaalde externe spreker. De vertegenwoordiger presenteert goedgekeurde materialen rechtstreeks aan zorgverleners in een kleinere, minder formele setting. In tegenstelling tot een standaardbezoek of -gesprek, dat doorgaans een één-op-één interactie omvat en geen rapporteerbare waardeoverdracht, kunnen vertegenwoordigersevents maaltijden of andere items omvatten die rapportage over waardeoverdracht vereisen. Vertegenwoordigersevents worden vaak gebruikt voor productupdates, voorlichting over ziektetoestand of voor interacties voor het opbouwen van relaties.
Een HCP-sponsoringevenement vindt plaats wanneer een farmaceutisch bedrijf financiële ondersteuning biedt aan een HCP om een evenement van derden bij te wonen dat niet door het bedrijf wordt georganiseerd of gecontroleerd, zoals een medisch congres of conferentie. Het bedrijf beheert niet de agenda, inhoud of sprekers en organiseert het evenement niet. Sponsoring vereist een strenge nalevingsbeoordeling, goedkeuringen en transparantierapportage, maar vereist geen aanmelding van deelnemers, enquêtes of uitvoering van events door het bedrijf.
Elk evenement, ongeacht het einddoel, heeft de volgende fasen: concept, in afwachting van goedkeuring, goedgekeurd, uitvoering, afsluiting. De bewerkingsacties voor de fase die u voor elke fase kunt configureren, zijn echter verschillend. Definieer op basis van het type en doel van het event de volgende acties voor uw organisatie.
De volgende tabel dient alleen als voorbeeld van hoe beheerders het werkstroompad kunnen definiëren.
| Fase | Identiteit | Sprekerevent | Door vertegenwoordiger geleide event | HCP Sponsoring Event |
|---|---|---|---|---|
| Concept | Organisator |
|
|
|
| In afwachting van goedkeuring | Goedkeurende persoon |
|
|
|
| Goedgekeurd | Organisator |
|
|
|
| Uitvoeren | Organisator |
|
|
|
| Sluiten | Organisator |
|
|
|
Eventwerkstroom
De werkstroomactie Beheerde event is geconfigureerd voor het object Beheerde event. Het veld dat de voortgang van het werkstroompad bepaalt, is het veld Status van het beheerde event, waarvoor u dynamische keuzelijstwaarden moet definiëren om de werkstroom te laten werken.
Het werkstroompad heeft twee bewerkingen, de bewerking Beheerde eventorganisator en de standaardbewerking Beheerde event, geconfigureerd voor elke fase van het traject. In de fase Concept heeft de werkstroom dus twee bewerkingen in fasen: de bewerking Concept van beheerde eventorganisator en de standaardbewerking Concept van beheerde event.
De bewerking Beheerde eventorganisator definieert de acties die de organisator van het event kan ondernemen, zoals het invullen van de enquête over de logistiek van het event. De standaardbewerking Beheerde event dient als validatie om ervoor te zorgen dat er geen actie wordt toegewezen aan de andere rollen. Als de bewerking Standaardbewerking van beheerde event wordt verwijderd, geeft het systeem een fout.
Met dit framework kunnen beheerders exact definiëren welke rollen (organisator, co-organisator, coördinator of aangepaste rollen zoals auditor) welke acties kunnen uitvoeren bij elke eventstatus.
In de conceptfase kunnen planningsrollen set-uptaken voltooien, zoals het toevoegen van producten, onderwerpen, deelnemers en verzenden van e-mailberichten. In afwachting van goedkeuring ziet en kan alleen de toegewezen goedkeurende persoon Goedkeuren of Afwijzen gebruiken; organisatoren en verkoopvertegenwoordigers hebben geen toegang tot die acties. In Goedgekeurd zien gebruikers acties na goedkeuring, zoals het verzenden van uitnodigingen.
Over het algemeen maakt elke status een rolspecifieke actieset zichtbaar, zodat gebruikers alleen zien wat ze nodig hebben voor die fase, wat de duidelijkheid, controle en naleving verbetert.
Voor elke fasebewerking kunt u het volgende doen:
- Maak een onderliggende fasebewerking.
- Wijzig de functies voor maken, bewerken en verwijderen die beschikbaar zijn voor de fasebewerking.
- Voeg filtervoorwaarden toe om toegang tot de fasebewerkingsactie te definiëren.
Pas het traject van de beheerde eventwerkstroom aan om fasebewerkingen en acties toe te voegen die specifiek zijn voor uw vereisten. Of kloon de standaardwerkstroom om uw eigen werkstroom te maken. Deactiveer de standaardwerkstroom en activeer de nieuwe werkstroom om deze te gebruiken.
Randvoorwaarden
- Zorg ervoor dat de volgende triggerhandlers actief zijn.
- StagePathPermissionHandler
- ColleagueSurveySharingHandler
- SurveyInvitationSharingHandler
- Voeg de Lightning Appsamensteller-component Levenswetenschappen-eventwerkstroom toe aan de recordpagina Beheerde event.
- Maak keuzelijstwaarden voor het statusveld van het beheerde event.
De werkstroomactie Enquête starten aanpassen
Eventbeheer biedt de standaard werkstroomactie van het type open component Beheerde eventenquête starten, die de open component lsc4ce:LaunchSurveyModal gebruikt om eventspecifieke enquêtes te starten.
Breng wijzigingen aan in de eigenschappen van de werkstroomactie volgens de behoeften van uw organisatie en configureer de actie in de voltooide fase van het event om verkoopvertegenwoordigers in staat te stellen de enquête te starten.
- Zoek en selecteer vanuit de Appstarter Admin Console.
- Selecteer de tegel Werkstroomconfiguratie.
- Selecteer Werkstroomacties in het linkernavigatiedeelvenster.
- Ga naar het tabblad Component openen.
-
Klik voor het aanpassen van de actie Beheerde eventenquête starten op
naast de actie en selecteer vervolgens Bewerken.
-
Breng indien nodig wijzigingen aan in de componentparameters en voeg de naam van de enquête toe.
Voer bijvoorbeeld
("enableRetake":true,"surveyNames": ["dreamforce_survey"]) - Sla uw wijzigingen op.
De werkstroomactie Deelnemer van beheerde event-e-mail aanpassen
Standaard biedt Eventbeheer de werkstroomactie Deelnemer van beheerde event-e-mail, die de component lsc4ce:mngEventParticipantEmailing gebruikt om e-mailberichten te verzenden naar deelnemers aan events. Op basis van de behoeften van uw organisatie past u de werkstroomactie aan en past u deze aan, zoals het alleen verzenden van het e-mailbericht naar deelnemers die de eventuitnodiging hebben geaccepteerd.
- Zoek en selecteer vanuit de Appstarter Admin Console.
- Selecteer de tegel Werkstroomconfiguratie.
- Selecteer Werkstroomacties in het linkernavigatiedeelvenster.
- Ga naar het tabblad Component openen.
-
Klik voor het aanpassen van de actie Deelnemer van beheerde event-e-mail op naast de actie en selecteer vervolgens Bewerken.
- Breng indien nodig wijzigingen aan in de componentparameters. Als u bijvoorbeeld alleen e-mailberichten wilt verzenden naar deelnemers die de uitnodiging hebben geaccepteerd, geeft u {participantResponses":["Accepted"] op.
- Sla uw wijzigingen op.
Het werkstroompad aanpassen
Pas het werkstroompad aan uw organisatie aan. Kies ook waar u de werkstroomacties Enquête starten en Deelnemer van beheerde event-e-mail wilt configureren. Verzend de e-mailuitnodiging bijvoorbeeld in de conceptfase van de werkstroom en start de enquête aan het einde van de event.
- Zoek en selecteer vanuit de Appstarter Admin Console.
- Selecteer de tegel Werkstroomconfiguratie.
- Selecteer Werkstroomtrajecten in het linkernavigatiedeelvenster en klik op Beheerde eventwerkstroom.
-
Voeg de actie Beheerde eventenquête starten toe aan de werkstroomfase waarin gebruikers de enquête kunnen invullen.
- Selecteer de fase die de voltooiingsstatus van het event vertegenwoordigt.
- Selecteer onder Fasebewerkingen Voltooide standaardbewerking van beheerde event.
- Klik op het overeenkomende tabblad Fasebewerkingsactie op Acties toevoegen en selecteer vervolgens Component openen.
- Selecteer in het venster Actie toevoegen Beheerde eventenquête starten en sla uw wijzigingen op.
- Voeg op soortgelijke wijze de werkstroomactie Deelnemer van beheerde event-e-mail toe aan een geschikte fase in de werkstroom, zoals in de fase van het eventconcept.
-
Configureer de fasevoorwaarden om te definiëren welke gebruikersrol een specifieke actie in een specifieke fase kan uitvoeren.
Configureer bijvoorbeeld de filtervoorwaarde om de knop Enquête starten alleen weer te geven aan de huidige gebruiker als deze de organisator of medeorganisator van het evenement is.
- Ga naar het tabblad Fasebewerkingsvoorwaarden.
-
Klik voor het toevoegen van een filter op
.
- Selecteer een veld Beheerde event, zoals Eventrol huidige gebruiker.
- Sla uw wijzigingen op.
- Selecteer bij Operator In.
-
Geef bij Waarde de API-naam op van de keuzelijstwaarde die is gedefinieerd in het veld Rol van deelnemer voor Eventbeheer, zoals Organisator.
Tip Geef de rollen van organisator en medeorganisator op in het veld Waarde, gescheiden met een puntkomma. - Sla uw wijzigingen op.
- Pas het werkstroompad aan om fasebewerkingen, voorwaarden en bewerkingsacties van uw keuze toe te voegen.
- Sla uw wijzigingen op.
- Activeer de werkstroom.
